事業の拡大や業務の効率化を目的に、「基幹システムの入れ替え」を検討する企業は多いのではないでしょうか。本来であれば、基幹システムの刷新によって業務がスムーズに進みますが、導入が適切でないと、かえって業務の混乱やコストの増大を招く恐れがあります。
基幹システムの入れ替え成功のためには事前に目的を明確にし、リスクを把握した上で慎重に進めることが重要です。本記事では、基幹システムの入れ替えでよくある失敗5つと、それを回避するためのポイントについてご紹介します。
なぜ基幹システムの入れ替えは失敗しやすいのか？
基幹システムを入れ替える際の失敗としては、計画の不備や要件定義の不足、システムと業務のミスマッチなどが主な要因としてあげられます。
基幹システムの入れ替えは、業務プロセス全体に影響を与える大規模な変革であるため、慎重に進めなければ思わぬ問題を引き起こす可能性があります。事前によくある失敗の原因を理解し、適切な対策を講じることで円滑な移行を実現できるでしょう。
基幹システム入れ替えの重要性
基幹システムは、企業の中核となる業務を支える重要なシステムです。具体的には、財務管理や顧客管理、発注管理、在庫管理などの業務を一元的に処理し、業務の効率化や正確性の向上に貢献します。
基幹システムにはこれらの機密データや個人情報が含まれるため、セキュリティ面でも細心の注意を払う必要があります。
そのため、既存システムの老朽化で不備が発生したり、基幹システムの入れ替えを失敗したりすると、企業にとって大きな影響を及ぼしてしまいます。業務の最適化と安全なデータ管理を実現するためには、計画的な基幹システムの入れ替えが不可欠です。
基幹システムの入れ替え失敗が与える影響
基幹システムの入れ替えに失敗すると、システムの不具合によって業務が滞り、現場の混乱を招きます。また、他部署との連携が切断される可能性もあるため、復旧に多大な時間や労力がかかることもあります。
さらに、システムトラブルが原因で正確な情報を提供できず、誤った対応をしてしまうと、顧客の信頼を損ねてしまい取引先の離反につながるリスクも考えられます。基幹システムの安定した運用は、企業の競争力を維持するうえで不可欠です。
基幹システムの入れ替えが必要な理由
基幹システムの入れ替えには一定のリスクがともないますが、現行のシステムが業務の成長や変化に対応できなくなった場合、適切なタイミングで刷新する必要があります。
既存システムの老朽化によるセキュリティの脆弱性や機能の陳腐化など、基幹システムの入れ替えが必要となる具体的なケースを確認し、自社の状況に当てはまるかを検討しましょう。
既存システムの老朽化
既存の基幹システムが老朽化すると、業務の変化に対応できなくなり、操作性の低下や処理速度の遅延といった課題が発生します。
また、基幹システムの更新が難しくなることで、必要な機能の追加ができないだけでなく、新しい外部サービスとの連携が制限されるといった問題も生じるでしょう。こうした状況を放置してしまうと、業務効率が低下し、市場競争力の維持が難しくなる可能性があります。
サポート期間や保守期限の切迫
基幹システムには、メーカーが定めたサポート期間や保守期限があり、それを過ぎると技術的なサポートやアップデートが受けられなくなります。サポート期間や保守期限が終了すると、障害発生時の対応が難しくなるだけでなく、セキュリティリスクも高まります。
こうしたリスクを回避して安定した機関システム運用を維持するためには、保守期限を事前に確認し、システムの入れ替えを計画的に検討することが重要です。
利用している従業員の不満の声
基幹システムは現場の従業員が日常的に使用するため、システムの使いにくさは業務の効率に直結します。
基幹システムを導入したものの使い勝手が悪い、現場のニーズに合った機能が不足しているといった不満の声がある場合は、業務に適したシステムへの入れ替えを検討しましょう。
基幹システム運用の属人化と退職問題
基幹システムの運用が特定の担当者に依存している場合、業務の属人化が進みやすくなります。担当者以外が基幹システムの運用に関与できない状況が続くと、担当者の休日や退職時の引き継ぎが困難になり、継続した業務の安定性が損なわれるリスクが高まります。
さらに、老朽化したシステムの運用業務の属人化は、不正の温床となるリスクもあります。こうした課題を解消するためには、業務の標準化やシステムの入れ替えを検討しましょう。
ベンダーへの不信感
基本的に、基幹システムの導入や入れ替えにはベンダーが介入し、サポートや運用保守まであわせて提供するのが一般的です。
しかし、ベンダーのサポートが不十分であったりトラブル対応が遅かったり、的確な運用のアドバイスが得られないといった問題が続けば、信頼は揺らぎます。
ベンダーの対応や技術力に不安を感じるといった理由から、システムそのものの入れ替えを検討せざるを得ないといったケースもあります。
DX推進
基幹システムを導入していても、特定の部署のみで利用されていたり、機能が限定されていたりするといったケースもあります。企業のDX推進が既存のシステムでは対応しきれない場合、より充実した機能を備えた新しい基幹システムへの入れ替えが有効です。
DX推進の取り組みによっては補助金を申請できることがあるため、適切に活用すれば、コストを抑えて最新のIT環境を整えられるでしょう。
基幹システムの入れ替えでよくある失敗5選
基幹システムの入れ替えは、企業の業務に大きな影響を与える重要なプロジェクトです。そのため、事前の準備や運用計画に不備があると、期待した効果を得られないだけでなく、思わぬトラブルが発生するリスクもあります。
ここからは、よくある失敗例を5選ご紹介します。事前にリスクを確認し、基幹システムの入れ替えの失敗を回避するためのポイントを探りましょう。
よくある失敗（1）要件定義がまとまらず漏れがある
基幹システムの導入や入れ替えの際には、業務プロセスを洗い出し、必要な機能や仕様を明確にする「要件定義」が欠かせません。
しかし、要件定義が不十分だと、システム運用開始後に必要な機能がなかったり、システムが業務に対応しておらず活用できなかったりするといった問題が発生し、入れ替え後の業務に支障をきたす恐れがあります。
結果として大幅な追加開発が必要となり、スケジュールやコストが膨らむ原因にもなるため、要件定義は入念に行いましょう。
よくある失敗（2）適切なベンダーを選定できていない
基幹システムの導入や入れ替えの成否は、ベンダーの選定によって大きく左右されます。
ベンダーごとに得意とする業種や企業規模、技術力、サポート体制が異なるため、自社に合わないベンダーを選んでしまうと、せっかく基幹システムの入れ替えを行っても効果が十分に発揮されない可能性があります。
また、ベンダーとコミュニケーションが円滑に取れずにいると、トラブル発生時の対応が遅れて業務に支障をきたすこともあるため、基幹システムの入れ替えにおいて、ベンダーの選定は慎重に行いましょう。
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よくある失敗（3）入れ替えプロジェクトの計画が甘い
基幹システムの入れ替えには、現場の社員への教育や業務フローの調整が欠かせません。さらに、仕様変更によって取引先や顧客への通知が必要になるケースもあります。
とくに、システムの一時停止をともなう場合は、影響範囲を事前に把握して適切な対策を講じる必要があります。
基幹システムを入れ替える際にプロジェクトの計画が不十分だと、作業の遅延が発生したり想定外のトラブルに対応できなかったりする可能性があります。その結果、業務が停滞し、顧客への対応にも影響がでてしまうでしょう。
よくある失敗（4）システム連携に不備がある
基幹システムは、複数の業務や部署と連携して運用されることが一般的です。例として、注文が入ると発注管理や在庫管理、発送といった各モジュールが連携し、自動で処理が進みます。
しかし、基幹システムの入れ替え時に問題が発生すると、業務が滞ってしまい対応に追われることになります。
とくに、今までシステム連携をしていなかった業務や部署と新たに接続が必要になる際は、データの整合性や処理フローの調整を事前に行う必要があります。
よくある失敗（5）顧客にとって使い勝手が悪い
社内に留まらず、顧客が直接利用するシステムを入れ替える場合は、慎重な対応が求められます。基幹システムの入れ替えにともない、操作方法や画面構成が大きく変わると、従来の使い方に慣れている顧客が使いにくさを感じる可能性があります。
顧客にとってもスムーズなシステム移行をするためには、事前の告知や操作ガイドの提供など、適切なサポートを用意することが重要です。
基幹システムの入れ替えを成功させるためのポイント
基幹システムの入れ替えを失敗しないためには、リスクを事前に理解したり、長期的に運用できる仕組みをつくったりすることが重要です。それでは最後に、スムーズな基幹システム移行を実現するためのポイントをご紹介します。
要件定義を徹底する
基幹システム入れ替え後の機能不足や使いにくさなど、問題の多くは要件定義の不備によって発生しています。そのため、現場の業務フローや既存システムの機能を詳細に洗い出し、必要な機能や連携するモジュールを明確に整理することが重要です。
十分な時間をかけて具体的な要件を確定することで、運用開始後のトラブルを最小限に防げるでしょう。
プロジェクトチームを発足する
基幹システムの入れ替えを成功させるためには、自社内でプロジェクトチームを発足しましょう。基幹システムの導入はベンダーが担当しますが、現場の要望を正確に反映させるには、社内の関係者が主体的に取りまとめる必要があります。
プロジェクトチームにはITスキルをもつ技術者を加え、専門的な課題にも対応できる体制を整えましょう。また、実際にシステムを使用する各部署から担当者を選出し、現場の意見を反映させた要件定義を行うことも重要です。
長期的に運用しやすいシステム設計を行う
基幹システムは頻繁に入れ替えるものではないため、長期的な運用を前提としたシステムの設計が重要です。事業規模の拡大や組織改編といった将来的な変化を考慮し、柔軟に対応できるシステムを導入することが求められます。
また、継続的なセキュリティ対策やアップデートへの対応を保証しているベンダーを選定することも、長期運用の観点から重要なポイントです。
基幹システムの入れ替え後も継続した見直しを行う
基幹システムを入れ替えた後は、現場のフィードバックを収集しながら継続的な見直しを行うことが重要です。システムの操作性に問題はないか、機能に過不足はないかなどを確認し、適宜改善を図りましょう。
また、基幹システムを利用する全従業員を対象としたアンケートを実施するのもおすすめです。結果を集計し、定期的な評価や改善策の検討を行うことで、システムをより使いやすく最適化できます。
基幹システムを入れ替えるリスクを事前に理解する
基幹システムの入れ替えにはリスクがともなうため、事前に想定される問題を把握しておくことが重要です。事前にリスクを洗い出し、対応方法を明確にしておくことで、トラブルが発生しても慌てず迅速な対応が可能になります。
まとめ
基幹システムの入れ替えは、業務効率化や生産性向上といったメリットがある一方で、業務フローの変更やシステムトラブルといったリスクもともないます。
失敗しないためには、事前の計画と十分な準備が欠かせません。要件定義を明確にし、関係者と綿密に連携を取りながら進めることが重要です。自社にあった計画でスムーズな移行を実現し、基幹システムの入れ替えを成功につなげましょう。
