企業で働いていると「このExcelファイルの使い方は○○さんしかわからない」「担当者が休みだとExcelのデータが更新できない」といった状況に直面したことはありませんか？
これは「Excel業務の属人化」と呼ばれる問題です。本記事では、Excel業務が属人化する原因や引き起こすリスク、そして解決策について詳しく解説します。
\ Excel業務の属人化を解消！ /
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Excel業務の属人化が起こってしまう原因
Excelは柔軟性が高く、個人のアイデア次第で様々な業務に活用できるツールです。しかし、その自由度の高さゆえに属人化を招いてしまうことがあります。
なぜExcel業務が属人化するのか、まずは主な原因を見ていきましょう。
業務を効率化するために自分でデータを作成している
多くの場合、業務を効率化するために個人の主観でExcelファイルを複雑に作りこんでしまうことが属人化の始まりです。
便利ではあるものの、複雑化した関数やマクロがいつの間にか部署全体で使われるようになり、しかし作成者にしか仕組みが分からないという状況に陥ります。
「自分用」として作られたExcelファイルは、他の従業員が理解しやすいような配慮がされていないことが多く、結果として属人化が起こってしまいます。
運用ルールが定まっていない
Excelファイルの保存場所や更新頻度、データの入力方法などの運用ルールが明確に定められていないと、各担当者が独自の方法で運用するようになります。
これにより、同じようなExcelファイルが複数存在したり最新バージョンの管理が煩雑になったりして、最終的には「この業務は○○さんしかわからない」という属人化の状態に陥ってしまいます。
従業員間で知識やスキルの差がある
Excel操作のスキルは個人差が大きく、基本的な機能しか使えない人もいれば、VBAでのプログラミングまで対応できる人もいます。
このスキルの差が「難しいExcel処理は○○さんに任せよう」という状況を生み出し、特定の従業員に依存する体制を作り上げてしまう結果、属人化を招きます。
属人化しやすい業務とは？
とくに属人化しやすいExcelを使った業務には、以下のような特徴があります。
- 複雑なマクロや関数を使用している
- データの集計や分析プロセスが複雑
- 定期的な更新が必要なレポート作成
- 複数のシートやファイル間での連携が必要
- 特殊なフォーマットや条件付き書式を多用している
こうした業務は専門性が高い傾向があり、特定の従業員が長期にわたって担当することが多いため、知識やノウハウが個人だけに蓄積され属人化につながります。
Excel業務の属人化が引き起こす主なリスク
Excel業務の属人化は、一見すると大きな問題に見えないかもしれません。しかし、属人化が進むことで組織にとって様々なリスクを引き起こす可能性があります。
ここからは、Excel業務の属人化が引き起こす主なリスクについて解説します。
業務効率が低下する
Excel業務の属人化が進むと、担当者が不在の際に業務が停滞し、簡単な変更や作業内の確認であっても時間がかかるようになります。
こうした小さな積み重ねにより組織全体の業務効率が悪くなり、結果として生産性の低下につながります。
ひとりの従業員に負担がかかる
属人化により、特定のExcelファイルを扱えるのが一人だけの状態になってしまうと、その従業員に過度な負担がかかります。
「このExcelファイルは○○さんしか使えないから」と、Excelデータの管理や更新、修正など本来の業務以外の作業も任されるようになることで、過度な責任やプレッシャーを生み出してしまいます。
そうした状況が長期間続くと、従業員のモチベーション低下や離職のリスクも高まる可能性があります。
異動時や引き継ぎ時の影響が大きくなる
属人化したExcel業務があると、担当者の異動や退職時に大きな混乱を招いてしまいます。
属人化したExcelファイルは構造が複雑になっていることが多く、その運用ルールを理解するまでに時間がかかります。その間、業務の処理速度や品質の低下は避けられません。
Excelへの依存が進む
Excelの属人化がさらに進むと、本来であればより適切なシステムやツールで管理すべき業務も、既存のExcelファイルに依存し続けることになってしまいます。
組織内で扱うExcelファイルのデータ量が増えると、以下のような問題が発生します。
- パフォーマンスが低下する
- セキュリティリスクが増大する
- データの整合性がとれない
Excelの限界を超えた使用は様々な問題を引き起こし、結果として競合企業に対する競争優位性を失う可能性が高まってしまいます。
Excel業務の属人化を解決する方法
属人化したExcel業務を見直すためには、組織的なアプローチが必要です。それでは解決方法を見ていきましょう。
データの保管場所を決める
まずは、Excelファイルの保管場所を統一することから始めましょう。
社内の共有フォルダやクラウドストレージなど、Excelファイルを扱う従業員全員がアクセスできる場所を準備します。こうすることで、属人化が進む原因である「個人のPCに分散して保存する」ことを避けられます。
また、Excelファイル名の付け方や保存するフォルダ構造も明確にしておき、誰もがすぐに必要なファイルを見つけられる環境を整えましょう。
運用マニュアルを作成する
属人化されたExcel業務を解決するためには、わかりやすい運用マニュアルの作成が欠かせません。
以下のような内容を明確に記載するとよいでしょう。
- 各Excelファイルの目的と概要
- データの入力方法
- 使用している関数やマクロの説明
- 定期的な更新や確認が必要な箇所
- トラブル時の対処法
画像やスクリーンショットなど、視覚的な要素を取り入れるとより理解しやすいマニュアルになります。また、Excelの運用マニュアルは定期的に更新し、常に最新の状態を維持することが重要です。
基本的にデータは共有してチームで活用する
Excelの属人化解決を目指すなら「自分だけが理解できるExcelファイル」という考え方を改め、チーム全体でExcelのデータを共有・活用する認識をもちましょう。
複数の目で確認することでExcel業務の属人化を解消できるだけでなく、ミスの発見や改善点の洗い出しにもつながります。定期的なExcel活用の勉強会や情報共有の場を設けるのもよいでしょう。
Excel業務をシステム化する
属人化が進んでいる複雑なExcel業務は、システムやツールの導入に切り替えることを検討しましょう。
現在ではノーコードやローコードのシステムが充実しており、プログラミングの知識がなくても、Excelのような業務アプリケーションを簡単に構築できるようになっています。
繰り返し行う定型業務や大量のデータを扱うような業務は、ツールやシステムに移行することで効率化と正確性の向上につながります。
属人化を避けてExcelを活用するポイント
属人化を防ぎながらExcelを効果的に活用するためには、継続的な取り組みが必要です。
今後もExcelの活用を検討している場合は、以下のポイントを押さえておきましょう。
運用マニュアルは定期的に見直す
作成したExcelの運用マニュアルは定期的に見直し、必要に応じて更新することが重要です。
とくに、業務プロセスを変更したりExcelに新機能を追加したりした場合は、すぐにマニュアルに反映しましょう。
また、運用マニュアルの使いやすさについて従業員からフィードバックを受け、継続的に改善することも大切です。
Excel操作の社内教育を行う
Excel業務の属人化を避けるためには、Excel操作のスキルレベルを均一化することが大切です。そのためには定期的な社内研修を行いましょう。
基本のExcel操作から高度な関数やマクロまで、段階的に学べるカリキュラムを組むと効果的です。また、実際の業務で使用しているファイルを教材にすることで、より実践的な学びにつながります。
脱Excelはプロへ相談しよう
属人化が進んでしまっているExcel業務のシステム化を検討する際は、外部のITコンサルタントやシステム開発会社に相談することをおすすめします。
プロの視点からの分析により、最適なソリューションが見つかる可能性が高まります。
当社は設立から40年分のITノウハウを蓄積しており、属人化したExcel業務のシステム化に関する支援実績があります。Excelから移行するツールやシステム選定、導入から運用でお困りの方は、ぜひ当社へご相談ください。
まとめ
Excel自体は非常に優れたビジネスツールですが、使い方次第では組織の弱点にもなってしまいます。属人化のリスクを意識しながら、組織全体の資産としてExcelを活用できる体制を整えていきましょう。
ぜひこの記事を参考に、自社のExcel業務の見直しを始めてみてください。
