大企業の業務デジタル化クラウドである「SmartDB」を導入することで、業務の効率化やデータ管理の最適化など、企業にさまざまなメリットをもたらします。
しかし、クラウドの移行や導入は適切な計画と運用設計が重要であり、効果的に活用するためには事前の準備が欠かせません。
本記事では、SmartDBの主なメリットに加え、具体的な導入ステップをご紹介します。失敗しない導入のポイントもお伝えするので、SmartDBの導入でお悩みの方はぜひご覧ください。
SmartDBとは？
「SmartDB」とは、株式会社ドリーム・アーツが提供している、大企業の業務デジタル化クラウドサービスです。近年、業種を問わずクラウド化による業務改善が注目されており、SmartDBもその一環として注目されています。
とくに大企業から高い評価を得ており、従業員1,000人以上の企業において高いシェアを誇り、多くの有名企業が導入しています。
SmartDBを導入するメリット4つ
業務のクラウド化は、効率化を目的とする企業にとって重要な施策のひとつです。SmartDBには業務の効率化をはじめとし、導入メリットがたくさんあります。
ここからは、SmartDBを導入することで得られるメリットを4つご紹介します。
ペーパーレス化を促進
SmartDBはクラウド上で文書を管理できるため、紙の紛失や手作業による煩雑な処理が不要になります。意思決定の遅延を防ぎ、必要な情報を迅速に共有できるのも大きなメリットです。
業務効率化と生産性向上
SmartDBはクラウド上で資料や情報を共有できるため、書類の送付や手作業の負担が削減されます。
また、パソコンやスマートフォンからアクセスできるため、離れた拠点との連携や意思決定がスムーズになります。紙の印刷や郵送の手間を省けるため、業務全体の効率化と生産性向上につながります。
文書管理を実現
SmartDBで書類や文書をデジタル化することで、一元管理できるようになります。文書の検索性が向上し、必要な書類をすぐに取り出せるため業務の迅速化に貢献します。
また、編集や更新も簡単になるため、書類の管理に関するミスも減らせるでしょう。
電子帳簿保存法に対応
SmartDBは電子帳簿保存法に準拠しているため、電子取引の記録を紙に印刷して保存する必要がありません。そのため、経理業務の手間が減少し、決算時の処理もスムーズになります。
法令に対応したデータ管理が可能になり、コンプライアンスの強化にもつながります。
SmartDB導入のステップ
SmartDBのメリットを最大限に活かすには、単にクラウド化を進めるだけではなく、導入前から適切な環境を整えておくことが重要です。
ここからは、SmartDBの導入ステップをご紹介します。6ステップあるので、具体的な内容を一つひとつ見ていきましょう。
（1）業務プロセスの見直しと最適化を行う
まずは、SmartDBを導入する前に現行の業務プロセスを見直し、課題があれば最適化を図りましょう。そのうえで、SmartDBが課題に対してどのように解決できるのかを明確にすることで、導入後の活用度が向上します。
（2）要件定義と目標設定を行う
SmartDB導入の目的を明確にし、解決したい課題や達成すべき目標を設定します。また、現状の業務フローを効率化するための機能や今後取り入れたい機能をリストアップし、要件定義も行いましょう。
漠然と導入するのではなく、具体的な目標設定と要件定義を行うことで、導入後の運用や評価がスムーズに進みます。
（3）導入計画を策定する
誰がSmartDBの管理を担当するのか、どの部署が利用するのかなど、運用体制を決めておきます。情報システム部やITスキルをもつ従業員に負担が偏らないよう配慮し、適切な運用フローを整えましょう。
また、SmartDBの導入にともなってペーパーレス化を進める際は、情報管理やアクセス権限の設定も明確にし、意思決定の権限を整理しておくことが重要です。
（4）システム導入とテスト後に運用を開始する
SmartDBの導入後は必ずテストを行い、正常に機能することを確認しましょう。
運用開始後にトラブルが発生すると業務に支障をきたす可能性があるため、事前に十分な検証を行うことが重要です。問題がなければ本格的な運用を開始します。
（5）従業員への教育やサポート体制を強化する
SmartDBを有効活用するには、従業員が適切に操作できる環境を整えることが大切です。
とくに、デジタルツールに慣れていない従業員がいる場合は、OJT教育や勉強会などを必要に応じて行い、スムーズな導入を支援しましょう。
（6）セキュリティやガバナンスの管理体制を構築する
SmartDBなどのクラウドサービスを利用する際は、情報漏洩を防ぐためのセキュリティ対策が必須です。また、意思決定の権限や指示系統、各従業員の役割を明確にし、ガバナンスの管理体制を整えることも重要になります。
SmartDB導入を失敗しないためのポイント
SmartDBを導入したものの、十分に活用できずに持て余してしまうケースがあります。そのような事態を避けるために、導入時のポイントを押さえておきましょう。
従来のシステムとの連携を確認しておく
SmartDBに全面移行すると、データ移行の問題や業務の混乱が生じる可能性があります。従来のシステムと併用しながら移行を進め、必要なデータの移行や従業員の適応を段階的に進める環境を整えましょう。
もし従来システムとの連携について不安がある場合は、ITベンダーや専門家に相談してみるのもおすすめです。
SmartDBの導入にお悩みの方は、ぜひ弊社の「ワークフロー導入支援メニュー」をご活用ください。弊社は、設立から40年分のITノウハウを蓄積しており、ITトレンドを織り交ぜたご提案が可能です。ワークフローの検討・導入・展開時に起こりがちな課題に対して手厚くサポートいたします。
導入後は従業員ひとりひとりがデジタル化を進める
SmartDBの導入後は、従業員がデジタル化やクラウド化に適応し、社内で推進することが重要です。実際の業務でSmartDBを活用できるよう、従業員のデジタルスキル向上を支援する教育やサポート体制を整えましょう。
また、定期的に社内でSmartDBの機能を活用した業務の共有を行うのもおすすめです。一人ひとりの気づきが社内全体によい影響を与え、さらなる業務効率化につながるでしょう。
社内定着化にはSmartDB認定取得もおすすめ
SmartDBの定着には、専門の知識をもつ人材の育成が不可欠です。そうしたスキルの習得には「SmartDB Certified Specialist（SCS）」がおすすめです。
SCSとは、株式会社ドリーム・アーツが提供しているプログラムで、SmartDBのスキルを証明する資格となっています。SCSの取得を促すことで適切なSmartDBの運用が可能になり、業務の効率化やスムーズな社内定着につながるでしょう。
まとめ
SmartDBの導入により、ペーパーレス化や業務の効率化など多くのメリットを得られます。しかし、SmartDBを実際の業務改善や生産性向上につなげるためには、適切な運用体制が欠かせません。
SmartDBを導入する前に業務プロセスの見直しや人材育成の計画を行い、運用開始後も継続的なサポート体制を整えることが重要です。
