現代のビジネスでは、業務がますます専門化・細分化していく傾向にあります。その結果、特定の業務が特定の社員に依存する「属人化」の問題が発生しやすくなります。
この状態が続くと、業務の引き継ぎが難しくなり、組織全体の生産性や柔軟性に影響を与える可能性があります。本記事では、属人化の基本や原因、企業に与える具体的な影響についてご紹介します。ぜひご覧ください。
属人化とは？
「属人化」とは、業務が特定の社員に依存し、その人しか対応できない状態を指します。
例として、製造工程の詳細や進捗を担当者だけが把握し他の従業員は指示を受けるだけの状況や、プログラミング業務の進捗を担当エンジニアしか把握していないケースなどが該当します。
このような状態では、属人化している業務の担当者が不在になると仕事が滞り、組織全体の生産性に悪影響を及ぼしてしまいます。
属人化のデメリット
属人化が進むと、業務の非効率化だけでなくさまざまな問題が発生します。
業務が特定の社員に依存することで、他の従業員では対応できなくなるリスクが高まります。また、情報共有が不足することで業務の標準化が難しくなり、組織全体の生産性の低下につながります。
ここからは、属人化することで起こるデメリットについて解説していきます。リスクを事前に理解し、属人化対策に役立てましょう。
業務効率が低下する
属人化が進むと、業務の進行が特定の担当者に依存し業務効率が大幅に低下します。担当者がいなければ意思決定が進まず、業務全体が停滞する恐れがあります。
とくに、緊急時に担当者が不在だったり判断に時間がかかったりすると、迅速な対応が難しくなり、業務の遅延やトラブルの拡大につながる可能性があります。
生産品質が低下する
属人化により業務の進め方が特定の担当者に依存してしまうと、製品の品質が不安定になります。
担当者が不在の際に品質が落ちるだけでなく、複数の担当者がいる場合でも、それぞれのスキルや判断によって品質にばらつきが生じることがあります。
さらに、特定の人物に権限が集中すると、その人の判断や手法によって品質の違いが生まれ、企業が目指すべきである均質で高品質な生産が難しくなります。このような状況を防ぐためには、業務の標準化が欠かせません。
業務フローが不明確になる
属人化が起こると、特定の担当者しか業務の流れを把握できず、業務フローが不明確になります。その結果、担当者を通さなければ何も進まず、組織全体の意思決定が停滞する可能性があります。
また、形だけで業務フローが意味をなさず、担当者の裁量で進められるようになると本来の業務プロセスが機能しなくなります。
このような状況が続くと業務の効率が低下し、組織全体の生産品質にも悪影響を及ぼすため、業務フローの標準化と日々の情報共有が重要です。
ノウハウが蓄積されない
企業では人の入れ替わりが避けられないため、業務の効率や生産品質を維持するにはノウハウの蓄積と引き継ぎが大切です。
しかし、属人化が進むと知識や経験が特定のスタッフにかたより、他の社員に共有されにくくなります。その結果、ノウハウが組織全体に蓄積されず、担当者が退職したり異動したりすると業務の質が低下してしまうというリスクが高まります。
企業としては、ノウハウを個人の資産ではなく「組織の資産」として残せる仕組みづくりが必要です。
担当者の退職後に対応できない
属人化により特定の従業員に業務や権限が集中していると、その人が突然退職した際に業務の引き継ぎが困難になります。
他の従業員が業務フローや意思決定の基準を把握していない場合、会社全体で対応に追われることになります。代わりの人員を配置しても、業務のノウハウが継承されていなければスムーズに業務を再開するのは難しいでしょう。
属人化が進むと、人材育成が停滞し退職時の影響がより深刻になるため、業務がかたよらないように前もって対策することが大切です。
属人化する原因
特定の従業員に権限を集中させるのは、組織を円滑に運営するうえでリスクがともないます。本来は避けるべき状況であるにもかかわらず、さまざまな原因によって属人化が進んでしまうことがあります。
業務の引き継ぎが不十分だったり担当者の専門性が高すぎたりすると、他の人が業務を把握しにくくなり、結果として属人化が定着してしまうのです。属人化を引き起こさないためにも、よくある原因を知って理解を深めましょう。
人手が不足している
現場での人手不足は、属人化が進む大きな原因のひとつです。
担当者が意図的に情報や権限を独占しているのではなく、同じ業務を担える人材がいないために、結果として一人の担当者に業務が集中してしまいます。
最低限の人員で業務を回している環境では、各従業員がそれぞれの業務に手一杯となり、結果的に個々の専門性が高まることで属人化の定着へとつながります。
さらに、人手不足の職場では新しい人材が定着せず離職率が高くなりがちで、人材育成が進まないことから、特定の担当者への依存がより深まるという悪循環が生じます。
専門性が高く業務が複雑である
昨今においては業務の専門性が高まりつつあり、それにともなって業務自体も複雑化しています。
人手不足とも関係していますが、各分野のスペシャリストの需要が増える一方で、特定のスキルや経験を持つ従業員は限られるため、結果的に属人化が進みやすくなります。
担当者が自ら望んでいるわけではなく、必要な知識や技術を持つ人が社内に少ないことから、業務を一手に引き受けざるを得ないというケースも多いでしょう。
さらに、こうした専門的な業務は負担が大きく、結果として担当者が退職するリスクが高まります。とくに、優秀な人材は独立や他社への転職の可能性が高く、そうなると、属人化した業務の停滞や製品品質の低下などの問題が発生することにもつながります。
マニュアルを作成しない
業務マニュアルやワークフローは、従業員が業務を適切に進めるための重要な指針です。これらがきちんと整備されていないと、業務の進め方が個人の経験や判断に依存しやすくなり、属人化が進行につながります。
業務の流れや対応方法を示したマニュアルがないと、業務の詳細を知っている人に頼るしかなくなり、特定の担当者に情報が集中します。
さらに、担当者がその知識を共有せず口頭で指示を出すだけではノウハウが蓄積されず、他の従業員が業務を引き継ぐことが困難になります。結果として、業務の標準化がいつまでも進まず、組織全体の効率低下につながるのです。
業務の標準化に抵抗がある
業務の標準化を推進するためのマニュアル作成やDX化に対して抵抗がある環境では、属人化が進みやすくなります。
長年の経験を積み、高度なスキルを持つ担当者ほど自身の専門性を誇りに思い、特別な地位や待遇を期待することがあります。
「自分がいなければ業務が回らない」という意識が強くなると、誰でも業務を遂行できる環境を整える標準化に対して消極的になりがちです。
さらに、DX化やマニュアルの整備には一定のコストがかかるため、企業側が負担を懸念して導入を先延ばしにするケースもあります。こうした背景が、結果として属人化を加速させる原因となってしまいます。
システムやツールが活用できていない
DX化を進めても、導入したシステムやツールを十分に活用できなければ、属人化の解消にはつながりません。
本来、DX化は情報やノウハウの共有を促進し、業務の属人化を防ぐことが目的のひとつです。しかし、システムを適切に運用できていないと情報が特定のスタッフにかたより、従来と変わらない状況が続いてしまいます。
属人化を避けるためには、システムを導入するだけでなく現場でしっかり活用できる環境を整えることが重要です。
属人化対策やDX化にお悩みの方は、ぜひ弊社の「ワークフロー導入支援メニュー」をご活用ください。弊社は、設立から40年分のITノウハウを蓄積しており、ITトレンドを織り交ぜたご提案が可能です。ワークフローの検討・導入・展開時に起こりがちな課題に対して手厚くサポートいたします。
属人化の対策方法
属人化は企業の体制や環境によって起こりやすい問題ですが、適切に対策することで解消できます。業務の標準化や情報共有の仕組みを整え、組織全体で取り組むことが重要です。
ここからは、具体的な属人化の対策方法をご紹介します。適切な管理体制を構築することで、属人化を防ぎながら円滑な業務運営を目指しましょう。
従業員の業務負担や権限を適切に分散する
属人化を防ぐためには、業務負担や権限を適切に分散することが重要です。意思決定を複数の従業員で行える体制を整え、現場の状況を把握できる人材を増やすことで、特定の人に依存しない環境をつくれます。
また、業務の負担を分散させることは、人手不足の観点からも長期的に安定した運営が可能になります。
研修や社内教育を実施する
業務の専門化による属人化を防ぐ方法としては、社内の人材育成が効果的です。専門業務に対応できる従業員を増やすために、研修や社内教育を充実させることで特定の人に依存しない体制を整えましょう。
属人化を対策できるだけでなく、業務の継続性や組織全体のスキル向上、従業員のモチベーションアップにもつながります。
マニュアルを作成する
重要かつ複雑な業務の属人化を防ぐ方法としては、正確なマニュアルやワークフローの作成が有効です。
誰でも業務内容や役割を理解できるように明確にし、経験やスキルに関係なくスムーズに業務を進められる環境を整えましょう。
マニュアル作成のコツは、業務を担当している従業員だけでなく、業務に関係していたり今後携わる可能性があったりする複数の従業員に意見を出してもらうことです。誰が見てもわかりやすく理解できるマニュアルを作成しましょう。
評価規定を改定する
属人化を防ぐためには、現状の評価規定を見直し特定のスタッフに評価がかたよらない仕組みを整えることが重要です。
個人ではなく部門全体の成果を評価基準とすることで、担当者が他のスタッフと協力しながら業務を進める環境を促進できるでしょう。
企業にあったシステムやツールを導入する
企業の規模や事業内容、従業員のスキルに適したシステムやツールを導入することが重要です。自社に合わないものを選んでしまうと十分に活用できず、かえって業務の負担が増える可能性があります。
システムやツールを導入する前に、業務の問題点や属人化が起こりそうな課題を見つけて、それに対応できるものを取り入れましょう。
属人化を解消するポイント
属人化を解消するためには、日常業務の停滞を防ぎながらスムーズに進めることが重要です。効果的に対策を進めるためにも、必要なポイントを押さえましょう。
見直す業務に優先順位を設定する
属人化を解消する際は、見直す業務に優先順位をつけることが重要です。担当者不在時のリスクを最小限に抑えられるように、とくに属人化が進んでいる業務や、専門性の高い業務から優先的に対策を進めましょう。
どの業務に不安や課題を抱えているのか、従業員にヒアリング調査を行ったうえで優先順位を設定する方法もおすすめです。
社内周知を徹底しハレーションを避ける
属人化対策を進める際は社内周知を徹底し、対策の意義やメリットを全員に理解してもらう必要があります。
属人化対策の過程では、一時的に業務の混乱やトラブルが発生する可能性があるため、事前に従業員に説明し協力を得られる環境を整えましょう。社員一人ひとりが意識して属人化対策に取り組むことで、スムーズな業務改善が実現できます。
まとめ
属人化は、人手不足や業務の専門化によって自然に進行してしまうことがあり、一見順調に機能している部署でも属人化が発生している可能性があります。
そのため、属人化の原因を社内で徹底的に洗い出し、効果的な対策を講じることが重要です。会社が一方的に進めるのではなく、社員の理解と協力を得ながら、持続可能な改善を目指しましょう。
