近年、リモートワークの普及やDX（デジタルトランスフォーメーション）の推進により、紙を使った稟議や承認フローを見直す企業が増えています。
紙ベースの作業はどうしても決裁が滞り、コストもかかりやすいものです。そこで注目されるのが「ワークフローをペーパーレス化」して効率的に業務を進める方法です。
本記事では、ワークフローをペーパーレス化する重要性やメリット、ワークフローシステム導入時のよくある課題だけでなく、ワークフローシステムの選び方や社内利用を定着させるコツなどを詳しく解説します。
ペーパーレス化の重要性
多くの企業では、いまだに紙ベースの書類を使った業務が続いていますが、デジタル化への移行は避けて通れない重要な変化です。
なぜペーパーレス化が必要なのか、紙での運用を続けることでどのような問題が生じる可能性があるのかを見ていきましょう。
紙の運用を続けると起こる問題とは？
紙の運用における最大の問題は「承認プロセスの遅延」です。複数の承認者を経由する場合、書類の物理的な受け渡しに時間がかかり、業務全体の停滞を招きます。
また、大量の書類に埋もれて重要な決裁書類を見失うといったリスクも高まります。
コスト面では、紙の印刷費用に加えて、ファイリング用品や紙を保管するスペースの維持費、複合機やシュレッダーなどの機器費用も発生します。
また、セキュリティ面でも課題があります。紙の書類は紛失のリスクが高く、情報漏えいの危険性が常につきまといます。
企業の機密情報を守るには、アクセス権限・履歴や承認ルートを一元管理できるワークフローシステムを導入し、紙の運用を廃止してペーパーレス化を進めるなど、安全な管理体制への移行が重要です。
ワークフローをペーパーレス化するメリット3つ
紙ベースのワークフローをシステム化してペーパーレスにすると、さまざまなメリットがあります。
「時間とコストの削減」「柔軟な働き方が実現できる」「内部統制に対応可能」といった代表的な3つのメリットをご紹介するので、自社でも活かせるかどうか検討してみましょう。
①時間とコストの削減
ワークフローをシステム化してペーパーレスにすることで、今まで書類の印刷や手渡しにかかっていた時間を大幅に削減できます。
とくに、複数の拠点間でやり取りが発生するような大企業では、ペーパーレス化によりメール送信などで瞬時に書類の情報をデータとして共有できるため、従来の郵送や社内便にかかっていた時間をほぼゼロにできます。
また、紙の印刷コストや保管スペース、書類管理に必要な人件費などの削減も可能です。
②テレワークなど柔軟な働き方が実現可能
ワークフローをシステム化してペーパーレスにすることで、場所を問わず書類の確認や承認が可能になります。
そのため、申請者や承認者が在宅勤務中であっても、ペーパーレス化したワークフローであれば問題なく業務を進められます。
また、時差のある海外拠点との連携やフレックスタイム制度にも柔軟に対応できるため、ワークフローをペーパーレス化することは多様な働き方の後押しにつながります。
③電子帳簿保存法や内部統制に対応可能
電子帳簿保存法により、会計関連書類の電子保存対応が求められています。
ワークフローのペーパーレス化は法令遵守の観点からも重要視されており、決算や税務申告といった業務の効率化に貢献します。
さらに、ワークフローをシステム化することで、アクセス権限の管理や改ざん防止機能などを実装できるため、内部統制の強化にもつながります。
ワークフローをシステム化する際に起こる課題とは？
ワークフローのシステム化には多くのメリットがある一方で、いくつか課題もあります。
ワークフローのスムーズなペーパーレス化を目指すためにも、事前に課題を把握しておきましょう。
導入や移行などのコスト
ワークフローをペーパーレス化するためのシステム導入には、ある程度の費用が必要です。
企業のIT環境がどの程度整っているかによって異なりますが、パソコンや回線の整備など、移行に関わる初期コストがかかることも覚えておきましょう。
一気に進めると業務負担が増える
ワークフローのペーパーレス化は、企業競争のために必要な取り組みですが、一度に全てを変更すると現場の混乱や負担増加につながってしまいます。
新しいワークフローシステムやPC操作に不慣れな状態では、作業ミスや手戻りが増えるなど、業務効率が一時的に低下する可能性があります。
また、紙の書類に慣れ親しんだ従業員にとっては、デジタル化への適応に時間がかかることもあります。
社内への周知徹底が必須
ワークフローシステムを導入する際は、前もって操作方法や申請・承認の流れなどを全従業員に周知する必要があります。
また、いつから切り替えるのか、既存の紙の書類はどう取り扱うのかについても明確なルールを設定し、混乱を防ぐための準備が欠かせません。
ワークフローシステムの選び方
数あるワークフローシステムの中から自社に最適なものを選ぶためには、複数の観点から検討することが重要です。
ここからは、ワークフローシステムを選ぶ際のポイントを確認していきましょう。
課題やニーズの棚卸し
まずは、現状の紙の稟議における課題とニーズを洗い出しましょう。その際、意思決定者だけでなく、実際にワークフローシステムを使用する「現場の意見」を収集することが重要です。
紙ベースの運用でどのような問題が生じているのか、どこを改善すれば効率化できるのかを明確に分析しましょう。
必要な機能の洗い出し＆優先順位決め
紙の稟議における課題解決に必要な機能をリストアップしましょう。
一例として、ワークフローシステムには以下のような機能があげられます。
【一般的な機能】
- 申請フォーム作成
- 承認ルート設定
- ログ記録
- タイムスタンプ機能
- モバイル（スマートフォンなど）対応
- 他システムやツールとの連携機能
【あると便利な機能】
- 電子印鑑（電子署名）機能
- OCR（光学的文字認識）
- 通知機能
- 多言語対応
ワークフローシステムには多くの機能を求めがちですが、全てを採用するとコストが増えたり、使いこなせない機能が発生したりする可能性があります。
コストと実用性のバランスを考慮し、本当に必要な機能だけに絞り込むことが大切です。
複数のワークフローシステムを比較して絞り込む
必要な機能を提供しているワークフローシステムを複数ピックアップし、価格・拡張性・操作性・サポート体制などを比較検討しましょう。
自社が重視するポイントを明確にしておくことで、最適なワークフローシステムを選定できます。
当社は設立から40年分のITノウハウを蓄積しており、イントラマートを含むワークフローシステムの導入に関する支援実績が豊富にあります。ワークフローシステムの導入や運用でお困りの方は、ぜひ当社へご相談ください。
無料トライアルで操作性をチェック
多くのワークフローシステムには「無料トライアル期間」が用意されています。
実際の使い勝手などを確認した上でフィードバックしてもらい、自社に適したワークフローシステムかどうかを判断しましょう。
ワークフローシステムの導入から定着までのコツ
ペーパーレス化のために新しいワークフローシステムを導入しても、現場に定着しなければ業務効率化は実現しません。
ワークフローシステムを最大限に活用するためにも、導入から定着までのポイントを押さえておきましょう。
小さな業務から取り組む
ワークフロー全面的に変更すると混乱が起こりやすいため、まずは影響範囲が小さくシンプルな業務から取り組み、段階的に移行を進めましょう。
少しずつ操作方法や運用のコツを習得するうちに社員の理解やスキルも高まり、全体的なワークフローシステム移行をスムーズに進められます。
ペーパーレス化の必要性を周知する
従来の紙ベースの業務に慣れている社員の中には、ワークフローのペーパーレス化といった「デジタルへの変化」に抵抗感をもつ人もいます。
社内の摩擦を発生させないためにも、全従業員にワークフローをペーパーレス化する必要性とメリットを具体的に説明し、理解と協力を得ることが重要です。社内全体のモチベーションを高めながら取り組みましょう。
システム利用マニュアルを用意する
新たに導入するワークフローシステムの具体的な操作方法や業務フロー、セキュリティルールなどをまとめたマニュアルを準備しておきましょう。
事前にワークフローシステムの利用マニュアルを配布し、導入後は研修やサポートなどを継続的に行うことで、スムーズな移行と定着化を促進できます。
まとめ
ワークフローのペーパーレス化は、業務効率化やコスト削減、セキュリティ強化など多くのメリットをもたらします。一方で、ワークフローシステム導入時には課題も発生するため、計画的かつ段階的に進めることが重要です。
自社の状況に合わせた最適なワークフローシステムを選び、社内で定着させることで、より効率的で安全なワークフローの構築を実現していきましょう。
