企業活動の中には多くの業務があり、それぞれに携わるプロフェッショナルが存在します。表に出て目立つ役割を果たす人たちがいれば、いわば裏方でサポートする人たちもいます。どちらも重要でお互いの協力関係が必要であり、企業成長を目指すためには両方ともに業務改善を目指すことが大切です。
そこで本記事では、バックオフィス業務の重要性と課題解決の方法についてご紹介します。お悩みを抱えている企業や担当者の方は、ぜひ本記事をチェックして課題を解決しましょう。
バックオフィス業務とは？役割と重要性を解説
企業の業務には、表に出る業務（フロントオフィス）と裏方で支える業務（バックオフィス）があります。
「フロントオフィス」とは、営業や受付、カスタマーサポート、マーケティングなど企業の「顔」として顧客と直接関わる業務を指します。
一方で「バックオフィス」とは、フロントオフィスを後方で支える業務のことで、人事や労務、法務、経理、総務などが該当します。一般的には、事務職の社員が働く部署をイメージするとよいでしょう。
具体的なバックオフィス業務としては、資産や備品の管理、経費精算、税務管理、社内ルールやポリシーの策定などがあります。
また、資金調達や資金管理、採用活動、社員の異動、労務管理なども重要な業務です。法務部門においては、コンプライアンス対応や知的財産の管理なども必要になります。営業事務もバックオフィス業務に含まれ、営業資料の作成や顧客対応、スケジュール管理などが求められます。
こうしたバックオフィス業務が整っていないと、フロントオフィス業務が円滑に進められません。
たとえば営業部署の場合、バックオフィスの支援が不足すると、営業活動に必要な資料や備品を準備できず、提案書やデータの管理が不十分になる可能性があります。バックオフィス業務は、直接的には利益を生まないこともありますが、企業全体の生産性を高めるために重要な役割です。
業務を正確かつ迅速に進めることで、フロントオフィスで働く社員が安心して効率よく仕事を行えるようになります。結果として、企業全体の顧客満足度向上や円滑な企業運営につながる役割を担っています。
バックオフィス業務でよくある課題
バックオフィス業務に課題があると、企業活動全体が滞ってしまうことがあります。そのため、どのような課題があるのかを事前に把握し、適切な対策を取ることが重要です。
まずは、バックオフィス業務にまつわる課題について具体的に見ていきましょう。
人手が不足している
多くの業界で人手不足が課題となっていますが、バックオフィス業務はとくにその傾向が強いといえます。
バックオフィス業務は幅広いスキルや専門性が求められる一方で、直接的に利益を生み出さないため、採用活動にコストをかけにくいという側面があります。その結果、バックオフィス業務に適した人材を十分に採用できず、人手不足に陥りやすくなっています。
また、バックオフィス業務は繁忙期と閑散期で業務量の差が大きいという特徴もあります。例として、経理部門は決算前など特定の時期だけ業務が集中します。通常、閑散期の業務量を基準に人員を配置することが多いため、繁忙期には人手が足りず、業務の効率が低下してしまうという課題があります。
こうした課題を解決するには、バックオフィス業務の特性を踏まえた柔軟な人員配置や効率化を検討することが重要です。
デジタル化の遅れでアナログ業務が多い
バックオフィス業務の多くは、昔からのやり方が続いておりいまだにアナログな手法が使われています。
営業やマーケティングなど、外部環境に合わせて積極的にデジタル化が進む部署とは対照的に、事務業務では紙ベースの書類や古い業務フローが残っているケースがあります。
とくにバックオフィス業務では、紙ベースの資料やデータが膨大に蓄積していることもあり、デジタル化に踏み切れないという企業も多いでしょう。そのため、一つ一つの業務で手間や時間がかかり、効率化が進まないという課題が生じます。
さらに、デジタル化が遅れることで他部署との情報共有や連携がうまくいかず、企業全体の業務効率を下げてしまうという問題にもつながります。こうした課題を改善するためにも、バックオフィス業務のデジタル化は重要なポイントとなります。
業務が属人化している
バックオフィス業務では、特定の社員だけが作業の方法を把握している、いわゆる「業務の属人化」が起きやすい傾向があります。これは、特定の経験や知識をもつ社員に業務が集中し、その人のやり方に頼りすぎてしまう状態を指します。
属人化が進むと特定の社員に負担が集中し、その社員が退職した場合などに業務が滞ってしまいます。とくに経理などの業務では、一人の担当者に権限が集中すると、チェック体制が弱くなり、不正やミスのリスクも高まります。
業務の属人化は、業務の安定的な継続性を妨げるだけでなく、企業のコンプライアンスやリスク管理の観点からも避けることが無難です。マニュアル化や業務分担の見直しなどを通じて、属人化を防ぎましょう。
無駄な業務フローが多い
バックオフィス業務では、決裁までに複数の承認が必要な場合があります。そういった複雑なフローは、意思決定から実行までの時間が長くなり、企業活動の停滞につながります。
また、デジタル化が進んでいない企業では、部署間の情報共有や連携がスムーズに行えず、無駄な作業が増えてしまうこともあります。別々の部署で似たような業務が重複して行われるケースも多く、非効率的な状況を生んでしまいます。
そのため、業務フローを見直し、デジタル化などによって作業の効率化を進めることが重要です。
バックオフィス業務の課題を解決する方法4選
こうしたバックオフィス業務に関係する課題を解決できれば、企業活動は今よりも円滑になります。
ここからは、バックオフィス業務の課題解決を目指せる具体的な方法を4つご紹介します。
アウトソーシングを活用する
バックオフィス業務の課題解決には、アウトソーシング（外注）の活用が有効です。とくに、採用活動や経理業務のように、繁忙期・閑散期など時期によって業務量が大きく変動する部署におすすめです。
アウトソーシングなら必要なときだけ外部の専門企業に業務を委託できるため、人材不足を解消し、コスト削減にもつながります。また、外注先の企業は専門知識と豊富な実務経験を持っているため、自社内で行うよりも高品質な業務が期待できるでしょう。
さらに、外部の専門企業のやり方を参考にすることで、自社における業務効率化のヒントを得ることも可能です。将来的には自社でも同様の仕組みを取り入れられるため、継続的な効率化につながります。
RPAを導入する
業務効率化を進める上で重要なポイントは、RPA（業務自動化ツール）を導入することです。RPAを活用すると、多くのバックオフィス業務を自動化できます。
現在では、さまざまなバックオフィス業務に対応したRPAサービスが提供されています。RPAを導入することで、人が行っていた業務をデジタル化および自動化でき、人的リソースの課題解決につながります。
RPAは24時間いつでも稼働可能であるため、業務の処理スピードが向上します。また、データ入力などの単純作業で起こりやすいヒューマンエラーを防げるため、業務の正確性や効率を高めることができます。
業務マニュアルを作成する
バックオフィス業務によくある属人化を防ぐためには、各部署や各業務フローに対応したマニュアルを作成することが重要です。業務マニュアルを整備することで、誰でも同じやり方で業務を行えるようになり、新人教育や急な人事異動への対応も容易になります。
また、マニュアルがあることで社員ごとに業務のやり方が異なるという状況を防ぎ、業務を標準化できます。標準化された業務は他部署との連携もスムーズにし、社内全体の協力体制や効率化につながります。
結果として、経営者にとっても業務の状況が把握しやすくなり、迅速な意思決定を行えるようになるというメリットも生まれるでしょう。
ワークフローを刷新する
社内のワークフローは、定期的に見直し改善することが重要です。何年も同じ方法を続けていると、気づかないうちに無駄が生じてしまうためです。
業務やプロジェクトの内容に応じて最適なワークフローに見直せば、作業時間の短縮やコスト削減につながります。また、適切で効率的なワークフローを取り入れることは、社員の負担を軽減し仕事へのモチベーションや生産性の向上にもつながります。
バックオフィス業務の課題を解決するポイント
全社をあげて業務改善を推進することで、バックオフィス業務における課題解決に向けても取り組めます。しかし、闇雲に改善をしようと動いてしまうと、かえって社内に混乱をもたらす可能性があります。
スムーズにバックオフィス課題の解決を図るために、事前にポイントを押さえておきましょう。
業務の棚卸しはしっかり行う
バックオフィス業務の無駄を省いたりワークフローを見直したりする際には、事前の情報収集と分析が欠かせません。
まず、各部署でどのような業務があるのかを具体的にリストアップしましょう。そのうえで、各業務の重要度や他部署との関連性をしっかり把握します。
次に、それらの業務を整理して、そもそも不要な業務・改善が必要な業務・現状維持の業務に分類し、「業務の棚卸し」を行います。こうして業務を整理することで、本当に必要な業務に集中しやすくなり、効率的な業務環境が整います。
また、バックオフィス業務の棚卸しは社内全体にもよい影響を与え、部署間の連携や協力体制の強化、さらに従業員のモチベーション向上にもつながるでしょう。
優先順位を決めて検討する
業務の棚卸しを行うと、複数の部署で多くの課題が見えてくるはずです。しかし、すべての業務を一度に改善しようとすると社内が混乱し、ミスやトラブルが発生するリスクがあります。また、急激な変化により、社員のモチベーションが下がってしまう可能性もあります。
そこで重要なのは、効率化に取り組む業務の優先順位を決めることです。まずは緊急度が高い業務や、改善すると大きな効果が見込める業務を優先的に選びましょう。
改善する業務が多すぎて判断が難しい場合は、各業務を項目別に分けてスコアリング（点数化）する方法がおすすめです。点数で客観的に比較できるため、効率よく優先順位を決定できます。
優先順位が決まったら、担当者や部署の意見を取り入れながら具体的な改善手順を検討し、順番に実行していきましょう。
不安点はプロに相談する
バックオフィス業務の改善を進める際、具体的にどのように進めればよいのか分からないと、手探り状態になっている方も多いのではないでしょうか。
業務改善にあたり不安や課題を感じたら、自力で解決しようと悩むよりも専門家に相談する方が効果的です。とくに、RPAやワークフローシステムの導入などバックオフィス業務のデジタル化を目指す場合は、プロのサポートを受けることでより効率的に課題を解決できます。
バックオフィス業務の課題解決にお悩みの方は、ぜひ弊社の「ワークフロー導入支援メニュー」をご活用ください。弊社は、設立から40年分のITノウハウを蓄積しており、ITトレンドを織り交ぜたご提案が可能です。ワークフローの検討・導入・展開時に起こりがちな課題に対して手厚くサポートいたします。
まとめ
バックオフィス業務は目立たないものの、企業活動の中で欠かせない役割を担っています。同時に、人手不足や無駄が多いなどの課題が多い業務でもあります。
業務効率化に向けて現状をしっかりと分析し、優先順位をつけて改善を図ることで、よりスムーズな経営を目指しましょう。
