業務効率化の重要性は理解していても、なかなか実際に取り組めないという企業担当者の方は多いのではないでしょうか。また、自社のどの業務から効率化に着手すればよいか分からず、具体的な進め方に悩んでいるケースもあるでしょう。
本記事では、業務効率化の重要性やメリットを基本からわかりやすく整理し、効率化しやすい業務について具体的に解説します。
さらに、効率化をスムーズに進める方法や、失敗を防ぐためのポイントについてもご紹介します。ぜひ業務効率化を進める際の参考にしてください。
業務効率化の基本
業務をより効率的に行うためには、どのような考え方で進めるべきなのでしょうか。
まずは、業務効率化が求められる理由やメリットをお伝えします。具体的なメリットや考え方を理解することで、効率化の方向性が見えてきます。業務改善の重要度や着手の優先順位を把握しましょう。
業務効率化はどんな取り組み？
業務効率化とは、各部署で行われている業務を見直し「無駄」や「ムラ」を見つけ出して改善する取り組みのことです。
業務に潜む「無駄」には、必要以上に多い人材の配置や余計なコストの発生、あまり必要性がないのに時間をかけている業務などがあげられます。
また「ムラ」とは、業務の質やスピードが人によって異なったり、部署ごとに作業品質がばらついてしまったりすることです。このようなムラも業務効率化を阻害する要因になるため、注意が必要です。
無駄やムラを見つけるためには、まず社内全体で業務の棚卸しを行い、どの業務でどのような問題が起きているのかを明確にしましょう。現状を正しく把握したうえで改善策を具体的に検討し、実行に移していくことが業務効率化のポイントです。
業務効率化が求められる理由
業務の無駄は、企業のさまざまな問題につながります。コスト面では、非効率な業務に多くの費用がかかると企業の収益を圧迫します。
また、人材の配置が最適でない場合には、社員の負担が大きくなり生産性が低下してしまいます。とくに最近では、人材不足が深刻な問題となっています。必要な部署に適切な人員を配置できないと、企業活動が停滞する原因になりかねません。
さらに、業務効率が悪いと商品やサービスの提供が遅れるだけでなく、顧客へのアプローチにも時間がかかり、市場競争で他社に負けてしまうリスクもあります。
業務効率化を進めることでこれらの問題を解決し、企業活動全体をよりスムーズに進められるようになります。また、業務効率化を通じて社内のデジタル化を進めることは、従業員のモチベーションアップや企業のサステナビリティ経営（持続的な成長）にもつながります。
業務効率化のメリット
これまでの仕事のやり方を変えることは、決して簡単ではありません。しかし、業務効率化にはそれを上回るメリットがあります。
まずは、業務効率化によって得られる具体的なメリットを理解しましょう。メリットを明確に把握することで、業務改善に取り組むモチベーションの向上につながります。
生産性が向上する
業務効率化を進めると、仕事の流れがスムーズになります。とくにミスの発生しやすい非効率な作業を改善できれば、ミス対応に必要な人手を削減でき、業務全体の作業時間を短縮できます。
同じ業務内容でもこれまでより早く、さらに低コストで完了できるため、生産性が向上します。生産性が高まれば、自然と利益や売り上げも増えるため、企業の経営にとっても大きなメリットとなります。
また、業務効率化によってゆとりができれば、新たなサービスや事業にチャレンジする余力も生まれます。業務効率化は守りの改善だけでなく、「攻めの経営」にもつながるため、将来的にも大きなメリットが期待できるでしょう。
コスト削減につながる
仕事の無駄を減らす業務効率化によって、少ない人的リソースでも同じ作業量、もしくはより多くの仕事を行えるようになるため、人件費を減らせるというメリットが生まれます。
業務効率化は多くの場合、デジタル化推進とともに実行されます。ペーパーレス化を取り入れることで、今まで大量に使用していた紙の書類分のコストを削減できます。また、書類の保管に使用していたスペースの削減にも貢献できるでしょう。
業務効率化に向けてシステムを導入することで、リモート環境やチャットツールを活用できるようになると、社員が交通費をかけて物理的に移動したり、電話をかけて通信費を支払ったりしていたコストも減らせるでしょう。
従業員のモチベーションが向上する
仕事が複雑でわかりにくいと、社員のやる気は低下しやすくなります。また、業務が特定の社員に集中して属人化すると、業務に対する不満が生まれたり、業務の担当者自身がプレッシャーを感じたりする原因にもなります。
こうした課題は職場の士気を下げて生産性を低下させるだけでなく、離職率の上昇につながる恐れがあります。
業務を効率化することで業務内容が明確かつスムーズになれば、社員が仕事に対して前向きに取り組めるようになるため、モチベーションを高められるでしょう。また、業務の属人化を防ぐことで役割分担ができ、積極性が生まれやすくなるメリットもあります。
さらに、業務効率化が進むことで企業全体の業績が向上し、その結果として職場環境や給与などの待遇改善にもつながります。こうしたよい循環が生まれることで、社員のモチベーションはさらに向上していくでしょう。
効率化しやすい業務とは？
企業活動の中には、業務効率化しやすい業務とそうでない業務があります。自社の中でどの分野から着手すべきかを把握することが重要です。
効率化しやすい業務の特徴としては、手書きの書類を多く扱う業務があげられます。例として、請求書の処理が多い経理部門や契約書のチェック作業が多い法務部門がこれに該当します。
また、顧客に提示する資料を大量に印刷する営業部門も同様です。これらの業務は、ペーパーレス化を進めることで大幅な効率化を図れるでしょう。
他にも、部署間の連携が多い業務や複数部署で重複している業務も効率化が期待できます。具体的には、経理と財務、商品開発とマーケティング、在庫管理と発注業務などがこれに当たります。
情報共有の促進や重複作業の見直しを行うことで、すっきりとした業務フローに改善できるでしょう。
業務を効率化する方法5選
それでは、業務効率化の進め方を5つと具体的な手法をご紹介します。ぜひ参考にして、無理なく自社の業務改善に役立てましょう。
業務整理を行う
業務の効率化を目指す場合、無駄だと思われる作業をいきなり削減してしまうと、混乱を招く可能性があります。そのため、まずは現状の業務をきちんと分析することが大切です。
具体的には、どの業務がとくに無駄になっているのか、他の業務や部署との関係性が強い業務はどれかを調査しましょう。このとき、業務の内容をリストアップし、各業務間の関連性を図式化するとわかりやすくなるのでおすすめです。
次に、それぞれの業務を細分化し、どこに無駄が潜んでいるのかを明確にします。さらに、業務ごとにかかっている費用や時間を調査して、客観的に問題点を洗い出しましょう。
まずは現状を丁寧に分析することが、スムーズで効果的な業務改善につながります。
業務の優先順位を整理する
業務効率化することでどのくらいのメリットがあるのかは、業務の種類や内容によって異なります。場合によっては、手間や労力をかけても思ったほど成果につながらないこともあるでしょう。
そのため、効率化を進める前に、どの業務が効率化によって大きな効果を生むのかを明確にすることが大切です。これにより、効率化の優先順位を整理しやすくなります。
また、一度にすべての業務で効率化を進めるのは現実的ではありません。効率化に取り組む際は、メリットが大きく期待できる業務から優先順位を決めて、順番に進めるようにしましょう。
業務マニュアルやテンプレートを作成する
業務効率化を進める上で重要なのは、誰がやっても同じようにできるマニュアルやテンプレートを作成することです。
業務手順を標準化すれば、業務が属人化せず誰でも同じクオリティで仕事ができるようになります。そのためにも、まず各業務の流れを全て分析し、明確なマニュアルとテンプレートを整備しましょう。
アウトソーシングを活用する
業務効率化を考える際には、アウトソーシング（外注）を検討することも一つの手です。業務自体を外部へ委託することで、課題の原因そのものを取り除くことが可能になるためです。
経営者や管理者にとっては事業全体の効率化が実現できるため、より重要な業務に集中しやすくなります。各分野で豊富な実績を持つアウトソーシング会社を見つけ、自社の課題や効率化の目的に合った形で委託先を選びましょう。
社内ワークフローを見直す
社内のワークフローは、業務全体の流れをつくるために欠かせません。ワークフローに無駄があると各工程や細かな作業にも影響が出るため、全体の効率が下がってしまいます。
そのため、まずは現状の業務フローを見直し、どこに無駄があるのかを明確に把握しましょう。業務をフェーズごとに細かく分解し、それぞれの作業内容や関連性を整理することで、時間や労力の無駄になっている箇所がはっきりします。
業務効率化が必要なポイントを特定し、効果的な改善を進めましょう。
業務効率化のポイント
業務効率化を成功させるためには、いくつかのコツがあります。ここからは、効率化を進める上で欠かせない重要なポイントについて、具体的に確認していきましょう。
業務効率化の目標やゴールを明確にする
まず、何のために効率化をするのかという目的を明確にしましょう。目的がはっきりすることで、実際の取り組みに一貫性が生まれます。たとえば「コスト削減」「人員の有効活用」「作業時間の短縮」など、具体的な目標を設定することが重要です。
目標を決めるときは、「現在はこれだけコストがかかっているが、業務効率化でこの金額まで削減したい」といったように、数値を使って具体的に示すと効果的です。
このように目標を可視化することで成果が見えやすくなるため、社内の業務効率化が成功しやすくなります。
現場の声を反映させる
実際に業務を行っているのは現場の従業員です。そのため、効率化を進める際には現場の声を聞くことがとても重要になります。
まず、どこに無駄を感じているのか、またそれをどうすれば改善できそうかを担当者に直接ヒアリングしましょう。
現場の意見を取り入れることで、具体的な課題や改善方法が明確になります。現場の意見を反映させた業務効率化であれば、従業員も納得しやすく効果的な改善につながるでしょう。
実施できそうな業務から効率化を進める
業務効率化は、どうしてもある程度の時間がかかります。そのため、一気にすべてを改善しようとするのではなく、まずは取り組みやすいところから始めましょう。
小さな成功体験を積み重ねれば、現場のモチベーションも向上します。また、実際に改善の効果を実感することで、次の効率化への意欲が高まりさらに大きな成果へとつながっていきます。
まとめ
業務効率化を推進することは、企業活動をスムーズにするだけでなく従業員と顧客の満足度の向上に貢献します。
業務効率化の基本として、現状をしっかり把握し現場の声を反映しながら進めることが重要です。丁寧に業務の課題を分析して取り組むことで、無理なく効率化が実現できるでしょう。
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