業務の効率化、従業員の負担軽減や経費削減、DXやプロセスの可視化のために、ワークフローシステムを活用する企業が増えてきました。
本記事では、ワークフローシステム導入成功のポイントや導入支援事例などをご紹介いたします。
おすすめのワークフローシステムも取り上げてますので、どんな製品を導入したら良いのか迷った時には、ぜひ参考にしてみてください。
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ワークフローシステムの導入を成功させるポイント
ワークフローシステムは、社内で発生する申請、承認、確認などの手続きを電子化したものです。ワークフローシステムを導入すれば、各業務の効率化、内部統制の強化などが期待できます。
紙ベースで稟議書や経費精算書などを運用している場合には、ワークフローシステムを活用することで、業務の大幅なスピードアップが実現できることでしょう。
必要な機能を見極める
ワークフローシステムの導入を成功させるためには、搭載機能を見極める必要があります。
ワークフローシステムには、承認ルート設定、フォーマット作成、アーカイブ、検索、通知、連携など、さまざまな機能が用意されています。
導入前に、自社にとって本当に必要な機能が揃っているかをよくリサーチしておきましょう。
まずは、現状の調査分析から取り組んでみると良いかもしれません。
権限や役割を明確化しておく
ワークフローシステムを利用する際には、申請者や承認者に対して、適切な権限を設定しておく必要があります。承認ルートと付与した権限が合致していないと、確認作業が遅れるなどのトラブルが起こりやすくなります。
内部不正や情報漏洩のリスクも高まりやすくなりますので、誰に対してどこまでの権限を与えるかを明確化しておいたほうが良いでしょう。
導入支援サービスを活用する
効率良くワークフローシステムの導入を進めたいのであれば、外部のサポートを利用するのも一つの方法です。専門スタッフのアドバイスを参考にすれば、自社の状況が客観視しやすくなることでしょう。
また、自社に足りていない機能やポイントについても支援を受けられます。
ワークフローシステム導入のサポートを検討されている企業は、弊社導入支援サービスにご相談ください。
ワークフローシステム3選
ここでは、人気のワークフローシステムを3つご紹介します。
SmartDB（スマートデービー）
SmartDBは、株式会社ドリーム・アーツが提供しているノーコード・ローコード開発プラットフォームです。
フォーム作成、ワークフロー、Webデータベース、ダイナミックブランチ機能、管理者機能など、いろいろな機能が利用できます。
日本語のほかに、英語や中国語などの多言語に対応しており、ユーザーごとに表示言語の切り替えも可能です。
アクセス制限、不正ログイン対策、脆弱性対策、データ消失対策など、堅牢なセキュリティ対策が整っていますので、安心して導入できることでしょう。
intra-mart（イントラマート）
intra-martは、株式会社エヌ・ティ・ティ・データ・イントラマートが提供しているシステム共通基盤（業務改善プラットフォーム）です。
16年連続でシェア率がナンバーワンとなるほど人気の製品となっています。
申請や承認業務をデジタルするワークフローのほか、ドラッグ＆ドロップのみでシステムの構築が可能なローコードプラットフォーム、システム共通基盤、業務アプリケーションなど、豊富な製品・サービスが用意されているのが特徴です。
ワークショップ研修、IM-QuickWinなどのトータルサポートサービスも利用できます。
楽々WorkflowII（らくらくワークフロー・ツー）
楽々WorkflowIIは、住友電工情報システム株式会社が提供しているワークフローシステムです。
ITやプログラミングなどの専門知識不要で申請フォームや承認フローなどを設定可能です。
オンプレミス版のほかに、クラウド版の「楽々WorkflowII Cloud」もあります。
入力・表示フォーム、ワークフロー制御、文書管理、ユーザーや組織管理、帳票出力、システム連携など、たくさんの機能が利用できます。
オプションライセンスも用意されており、自社に合ったカスタマイズも可能です。
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おすすめのワークフローシステム”SmartDB”の導入支援事例紹介
各社からは、様々なタイプのワークフローシステムが提供されています。
比較しているうちに、どれを選んだら良いのかで迷ってしまうこともあるかもしれません。
そんな時には、導入実績が多いワークフローシステムから検討してみるとイメージがつきやすいものです。
ここでは、弊社で支援実績のあるSmartDBの導入支援事例をご紹介いたします。
大手電機通信業様のSmartDB導入支援事例
国内30社以上、海外では世界60都市以上にグループ企業を展開する大手電機通信業様の導入を支援。
- 標準ワークフローとしてSmartDBを採用したが、各種SaaSやグループ企業との連携が必要なため、自社内では対応が難しい状況であった。
- SmartDBの開発・運用、提案実績が豊富な弊社を採用していただくことになったため、大手電機通信業様向けの専用チームを構築し、人事管理、稟議、ヘルプデスクなどのワークフロー全般をSmartDBで開発実施。
- 他システムやグループ企業との連携にも必要に応じて対応。
- 大規模開発となったため、開発と並行しながらフローのメンテナンスや保守作業なども実施。
- 今後は、運用事務サポートにも取り組む予定。
大手物産ホールディングのSmartDB導入支援事例
8ヶ所の事業所、9ヶ所の物流センターを構える大手物産ホールディング様の導入を支援。
- 既存のワークフローシステムから、次期ワークフローシステムとなるSmartDBへの全面移行を検討されてたが、社内に技術力がないことが課題であった。
- 約70本のフォーム開発に取り組み、人事や総務関連のフォームを順次置換予定。
- 1ヶ月間で3フォームの開発を実施。
- 東京のお客様であるため、PLが月1回ほど訪問して支援実施。WEB会議は随時開催し、進捗や課題などを都度確認しながら作業を進める。
- 開発と並行しながら、運用保守にも取り組む。
上記は簡単なポイントのみの解説になりますので、より細かい課題や背景、その他企業様のSmartDB導入支援事例については、以下のページよりご確認ください。
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まとめ
ワークフローシステムはSmartDBのほかにも、intra-mart、楽々WorkflowII、などいろいろな種類があります。
各製品によって、特徴や搭載機能が異なりますので、よく比較検討したほうが良いでしょう。
ワークフローシステムの導入を成功させるためには、経験豊富な専門家による支援を受けるのがベストです。
SmartDBならば、有資格者によるさまざまな支援メニューが受けられます。
無料相談も実施していますので、ぜひ、お気軽にご相談ください。
