情シスはアウトソーシングすべき？外部委託できる業務や対応範囲について解説

情シス（情報システム部門）は、ITに関わる全般的な業務を担う重要な部門であり、企業の事業運営を支える中核的な存在です。システム導入からヘルプデスク対応など、役割が多岐にわたる情シスですが、「担当する業務が多すぎて今いる人材だけでは対応しきれない」と悩まれている方も多いのではないでしょうか。

本記事では、情シスアウトソーシングのメリットやデメリットについて解説します。具体的にアウトソーシングできる情シス業務の解説やアウトソーシング先の選び方のコツなども紹介していきます。本記事を読んで、失敗のない情シスアウトソーシングを実施しましょう。

情シスをアウトソーシングすべき理由

企業における情シスは、社内のIT事業を支える重要な存在です。しかし、人手が足りていない場合、情シス業務を自社の人材だけで対応するには限界があります。このような場合はアウトソーシングを活用することで、効率よく情シス業務に対応することが可能です。ここでは、情シス業務のアウトソーシングをオススメする理由をご紹介します。

優秀なIT人材の専門知識を活用できる

IT技術は日々進化を続けており、今では企業の発展に必要不可欠なものとなっています。しかしIT技術をうまく活用するには、幅広い専門知識と経験が求められます。そうした人材を自社で確保し、育成するには膨大な時間とコストがかかってしまいます。

その点アウトソーシングを活用すれば、専門知識や経験の豊富で優秀なIT人材をすぐに確保でき、専門性の高い知識やノウハウを活用できます。

採用・教育を含めた人件費を削減できる

昨今のIT人材不足により、ITに知見のある人材の採用は困難を極めています。採用できないならば、と社内人材を教育し育成を図るにも教育のコストが非常にかかってしまうものです。最近では、IT人材の人件費は高騰傾向にあり、なかなか手が出せないという企業も多いのではないでしょうか。

アウトソーシングを活用すれば、採用や教育を含めた人件費を削減できます。必要に応じて人員の増減も柔軟に調整可能なので、業務に対して必要なリソースのみを確保できます。

情シス担当者の負担を軽減できる

情シス担当者は、サーバー管理、ネットワーク構築、セキュリティ対策、ヘルプデスク対応など、幅広い業務を担当しています。これらの業務は専門知識が必要とされるだけでなく、休日夜間に作業が発生するなど、体力的にも負担が大きいとされています。

情シスアウトソーシングを活用することで、一部の業務を外部委託し、情シス担当者の負担を軽減させることができます。情シス担当者の負担が減れば、本来取り組むべきIT戦略立案などのコア業務へ集中でき、情シス業務の効率化が狙えます。

情シス業務の属人化を防止できる

情シスの業務範囲は広く、”この業務はAさん””この業務はBさん”という具合に担当者が指定されている場合が多いです。そうすると業務が属人化してしまい、いざというときに業務が停止するなどのトラブルに発展しかねません。

情シスアウトソーシングを活用すれば、業務の標準化を進めるためにマニュアルを作成してくれたり、個人に依存するのではなく複数名で常に情報を共有して対応してくれるなど、情シス業務の安定化が図れます。

コア業務に専念できる

情シスの業務には、サーバー管理やシステムの運用保守、IT資産管理やヘルプデスクなどの業務があります。このような業務はノンコア業務に属し、情シス業務のなかでも比較的難易度の低い業務として位置づけられています。

しかし、本当に求められている情シスというのは「企業の競争力強化に繋がるようなIT戦略の策定」や「情報セキュリティ対策」などのコア業務なのです。そのためにもノンコア業務をアウトソーシングし、コア業務に専念することが望まれます。

情シスをアウトソーシングするメリット

情シスをアウトソーシングすべき理由をご紹介しましたが、より具体的に、アウトソーシングを活用するメリットについてご紹介していきます。

コスト削減につながる

前述でも説明した通り、情シスアウトソーシングを導入することで、人件費を含めたコスト削減が可能です。IT人材の育成や人件費は、需要の高まりに比例して、高騰の傾向にあります。IT人材をアウトソーシングした方が、低コストで済むケースも多くあります。

また、情シス業務のアウトソーシングであれば、必要な時に必要な分だけ人材を確保することもできます。情シスの業務量がそこまで多くない時期であれば、契約時間を最小限に減らして、ランニングコストを抑えることも可能です。

トラブルにもすぐに対応できる

情シス業務のアウトソーシングに対応可能な企業には、複数名のIT人材が在籍しています。そのため欠員などもなく、システムエラー等で急ぎの問い合わせがあった場合にも、迅速に対応が可能です。

中には24時間365日サポートしてくれる企業もありますので、自社の要望に合った企業の選定が重要です。

IT戦略や企画に使う時間を確保できる

情シスのノンコア業務をアウトソーシングすることで、本来情シス担当者が取り組むべき、IT技術を用いて企業の経営課題を解決するための戦略策定やシステムの企画など、より付加価値の高い業務に専念することができます。

人手不足になりがちな情シスでは、システム保守、IT機器管理、ヘルプデスク対応に追われ、コア業務に注力できないケースが多々あります。アウトソーシングを活用することで、実務的なノンコア業務から、より重要なコア業務に注力できることが大きなメリットです。

情シスをアウトソーシングするデメリット

情シスをアウトソーシングすべき理由やメリットを説明してきましたが、デメリットはないのでしょうか。ここでは、情シスをアウトソーシングするデメリットを説明していきます。

自社内にナレッジが貯まりずらい

情シス業務をアウトソーシングすると、ITに関する知識やノウハウが蓄積されにくくなるケースがあります。例えばヘルプデスクの場合、社内の問い合わせに対して何が原因だったのか、解決策はなんだったのか、などの知識や経験は社内に蓄積されません。

トラブル発生時に自社で対応が必要な場合や、ゆくゆくは自社でIT関連業務を内製化したい場合等は、事前にドキュメントの作成依頼が不可欠です。また、定期的に定例会を実施し情報共有を行うなど、事前に対応策を検討する必要があります。

品質管理が難しい

ヘルプデスク業務をアウトソーシングする場合、一人一人の対応を目視で確認できるわけではないため、場合によっては品質が低下してしまうというデメリットがあります。

正確に品質について知りたい場合は、自社内向けにアンケートを行ってみることをオススメします。そうすることで、実際の対応を評価し、品質を管理することが可能になります。

情報漏洩のリスクがある

情シス業務をアウトソーシングする際、自社のIT関連情報の開示や、自社サーバーへのアクセスを許可しなければならないことがあります。万が一、重要な情報が漏れ悪意ある第三者に悪用されれば、自社へ甚大な被害が及びます。

情シス業務をアウトソーシングする場合は、アウトソーシング先企業のセキュリティ対策を事前に十分確認しておきましょう。

アウトソーシングできる情シス業務

情シスアウトソーシングにはメリットもデメリットもあります。しかしうまく活用できれば、自社の業務効率を大きくあげることが可能です。ここでは、情シス業務でアウトソーシングできる業務について、具体的にご紹介していきます。

PCサポート・IT機器管理

情シス業務のひとつに、従業員が使用するPCやスマホなどのIT機器端末の手配、IT機器端末を従業員がすぐに利用できるように初期設定したり必要なアプリケーションをインストールしたりするキッティング作業があります。このような対応はPCサポートと呼ばれます。

このPCサポート業務と手配した機器の管理は、アウトソーシング可能な情シス業務です。

従業員の多い企業や入社もしくは異動が多い企業では、キッティング業務の量が膨大になります。短時間で設定ミスなく作業を完了させるには、アウトソーシングを活用すると効果的です。

マスタ管理・ID払い出し

自社従業員が利用するPC・モバイルなどの端末やユーザーアカウントIDなどの管理業務もアウトソーシングが可能です。情シスが行うマスタ管理とは、主に必要なPCスペックや準備すべきソフトウェアなどのデータを部門ごとに管理することです。また、各種システムのユーザーID払い出しやパスワードリセットなども含まれます。

意外と手間がかかるのが、このパスワードリセットです。PCのログインIDを間違えてロックがかかってしまった・・・等の連絡が入れば、至急解除手続きをしなければなりません。簡単だけど手間がかかる業務として、アウトソーシングをおすすめする業務のひとつです。

社内ヘルプデスク

PCの操作方法や基幹システムの操作方法、ネットワークトラブルやPCの電源が入らないといったIT関連の問い合わせ対応もアウトソーシングが可能です。問い合わせに対応する社内ヘルプデスクだけでなく、付随するドキュメント類の作成も依頼可能です。

情シスで負担の多い業務が、この社内ヘルプデスクであることが多いため、情シス担当者の負担を大幅に軽減するためにもアウトソーシングすることがおすすめです。

サーバー構築・保守

社内システムのサーバー構築や保守対応もアウトソーシング可能な業務です。社内インフラを構築・管理し、従業員が快適に業務に集中できる環境を整えることは、情シスの重要な役割のひとつです。

専門的な知識とノウハウを持ったエンジニアにアウトソーシングすることで、自社のニーズに沿ったサーバーやネットワーク構築を依頼できますし、システムのエラー時の保守対応を迅速かつ的確に行ってくれます。

ネットワーク監視

社内ネットワークやサーバーの管理も、アウトソーシングできる情シス業務です。ネットワークやサーバーは、24時間365日監視が必要で、万が一障害が発生した時は、迅速に対応する必要があります。

もし障害が続けばサーバーがダウンするなどの原因となり、社内業務や顧客へ提供しているサービスの停止を招きます。ネットワークやサーバー監視をアウトソーシングしていれば、稼働状況のログを解析するなど原因の特定ができ、障害に対して迅速に対処できます。

セキュリティ対策

情シス業務である、社内のセキュリティ対策全般もアウトソーシング可能です。サーバー、ネットワークを外部の脅威から保護するためにウィルス対策ソフトを運用することなどが含まれます。

第三者による悪意ある攻撃は、いつ仕掛けられてくるか分かりません。セキュリティ対策に精通している企業へアウトソーシングすれば、自社の従業員は安心して自身の業務に注力できる環境が整います。

情シス業務アウトソーシング先の選び方と注意点

情シス業務をアウトソーシングすると、様々なメリットがあります。ただ、メリットを享受するためには適切なアウトソーシング先を選ぶ必要があります。そのためにも、情シス業務のアウトソーシング先の選び方と注意する点を学んでおきましょう。

アウトソーシングしたい業務に対応しているか

情シス業務の範囲は非常に多岐にわたり、業者によって対応可能な業務や分野は様々です。アウトソーシングしたい業務に対応している企業の選定が、まずは大事なポイントです。アウトソーシング先によっては、希望する業務に対応していない場合がありますので、注意しましょう。

得意な専門分野は何か、障害には24時間対応してくれるのかなど、アウトソーシング先のサービス内容を事前に確認しておきましょう。

アウトソーシングしたい業務の実績はあるか

自社でアウトソーシングしたい業務の対応実績があるかどうかを、事前に確認しておきましょう。公式Webサイトや資料などで対応可能と掲示されていたとしても、実は”実績はまだない”ということもありえます。

特に、自社と同じ業界業種、同程度の企業規模での実績があるかをチェックしておきましょう。自社の要望と異なる実績しかないが費用が安い！などの理由でアウトソーシング先を判断すると、望んだサポートが受けられない可能性があります。

サービス内容と費用のバランスはとれているか

アウトソーシングを請け負う企業によって、そのサービス内容や料金体系も様々です。自社の希望する対応をしてくれる企業であっても、あまりに高額なサービス利用料であれば、自社の利益を圧迫してしまいます。

アウトソーシング先を選ぶ際は、サービス内容と費用のバランスの取れた企業を選びましょう。アウトソーシングできそうな企業が複数社あるなら、相見積もりを取ることも大事です。費用対効果の高い企業へアウトソーシングしましょう。

セキュリティ対策は十分か

情シス業務をアウトソーシングするということは、社内の情報を外部企業へ預けるということです。アウトソーシング先のセキュリティ対策が十分か、事前に確認しておきましょう。

セキュリティ対策への取り組みの判断基準には「プライバシーマーク」や国際規格の「ISO27001」などがあります。アウトソーシング先が、これらの資格を取得しているか否かが、一つの指針となります。

情シスをアウトソーシングするなら

情シスのアウトソーシングを検討するのであれば、情シス支援サービスBPOレンジャーをご検討ください。昨今、どの企業にもIT人材が枯渇している問題が大きくのしかかっており、スキルのある人材を確保することが難しい状況にあります。これから先は今よりもIT人材が枯渇する可能性も高く、今のうちに手を打っておく必要があります。

情シス支援サービスBPOレンジャーとは

情シス部門の課題をBPOの活用を通じて解決していくサービスです。
多くの課題を抱える情シスは、運用保守やヘルプデスクなどのノンコア業務で手がいっぱいになり、ITを活用した課題解決や売り上げ拡大のためのIT戦略といったコア業務に集中できていないのではないでしょうか。
コア業務に集中するための具体的な施策として、情シス部門のノンコア業務をBPOにアウトソーシングします。そうすることで、手間と時間のかかるノンコア業務が手元から離れ、コア業務に集中する環境が生まれます。このようにお客様の課題を総合的に解決するためのサービスが、情シス支援サービスBPOレンジャーとなります。

ここからは、情シス支援サービスBPOレンジャーの特徴をご紹介します。

経験が豊富

弊社は、設立から約45年分の情シス部門サポートのノウハウを蓄積しています。これまでのノウハウを元に、最適なサービス内容をご提案いたしますので、安心してご利用が可能です。

これまでに、弊社情シス支援サービスを導入いただいたお客様の事例はこちら

メニューが豊富

弊社のBPOレンジャーは自社センターでサービス提供しているため、高いセキュリティを確保しています。45年培ったノウハウを３つのサービスで提供し、すべての情シス業務を支援することが可能です。

パソコンサポートサービス

情報システム部門で手が取られがちなパソコンサポートは、BPOレンジャーの得意分野です。PCが動かない、windowsの使い方が知りたい、Excelの使い方を教えてほしいパソコンに関する問い合わせを弊社BPOセンターにて、一手にお受けすることが可能です。

運用支援サービス

社員の入社・退職時なども含め、やるべきことが決まっている業務の支援も可能です。PCキッティングやデータクレンジング、マニュアル作成など、定型業務であれば、IT以外にもお受付が可能です。

ヘルプデスクサービス

基幹システムや会計システム、人事勤怠システムなど、基幹業務に関わる専門性の高いシステムのトラブル対応が可能です。事前にキャッチアップ期間を設けて習得し、貴社サービス内容に応じて的確に対応いたします。

スモールスタートが可能

ご予算に応じて、月間20時間からスモールスタートが可能です。

上記でご紹介した3つのメニューを柔軟に組み合わせた、フレキシブルな対応が強みです。

導入事例のご紹介

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まとめ

情シス業務をアウトソーシングすべき理由をご紹介しました。

情シスのアウトソーシングを検討してみたいという方は、お気軽にご相談ください。