ひとり情シスはつらい!直面する課題とその対策を解説

情シスとは、「情報システム部門」の略で企業のITインフラ・ITシステムの全般の管理やサポートを行う部門を指します。情シスの具体的な業務内容としては、社内システムやITインフラの導入・運用・保守対応、セキュリティ対策と監視、従業員やカスタマーからの問い合わせヘルプデスクなど、非常に多岐に渡ります。

社内のITに関わる業務を一手に担う情シスですが、残念ながら企業の利益に直結する部門ではありません。そのため、現場の人材不足もあり人材を割けない企業もあります。このように人員が割けず「情報システム部門」を一人で担う「ひとり情シス」問題へと繋がってしまいます。

本記事では、ひとり情シスの課題や発生する背景について解説します。既に、ひとり情シス問題が発生していて「情報システム部門の環境改善に有効な対策を施したい」と悩んでいる企業も多いのではないでしょうか。本記事を参考に、ひとり情シスの環境改善を実施してください。

ひとり情シスの怖い話

ひとり情シスとは

ひとり情シスとは、情シスの全ての業務を一人(大企業の場合は2~3人)の担当者が行っている状態を指します。「ソロ情シス」とも呼ばれ、人材不足に陥っている中小企業で多く発生しています。企業によっては情報システム部門は存在せず、総務部などに一人で配置される「ひとり兼任情シス」のケースもあります。

ひとり情シスの中には、特にITについて深い知識があるわけではないにも関わらず「少しだけパソコンやITに詳しい」だけで情シス担当者に任命されるケースもあります。非常に労力と時間のかかる情シスの業務は、知識や経験のない人材にとって、一人で行うには大変負担の大きい業務といえます。

ひとり情シスが直面する課題

ひとり情シスがつらい!と感じる課題はどのような点にあるのでしょうか。ひとり情シスでの業務遂行にあたって直面する課題は様々あります。この章では、ひとり情シスの具体的な課題を解説していきます。

全体的に業務負荷が高い

情シスを一人で担当している場合、他に社内システムやデバイスについて対応できる人がいません。何かトラブルがあった際は、休日でも深夜でも出社の必要があり、オーバーワークになりがちです。

そもそもの業務範囲が非常に多岐に渡るので、必然的に残業時間が多くなります。こうした背景は、情シス担当者の離職や企業のブラック企業化へと繋がっていくと考えられます。

トラブル対応が遅れてしまう

ひとり情シスの場合、業務範囲の広さから日々の業務が山積みになっています。そのような状態では、システムエラーやデバイスの故障などのトラブル時に対応が遅くなってしまいます。

「少しパソコンに詳しい」という理由で選ばれた人材であれば、専門的な知識や経験を必要とするトラブルに対応できない、という事態も想定できます。トラブルに対応できなければ、その期間は社内の一部業務がストップし、利益損失へと繋がってしまいます。

企業のセキュリティリスクの増大

ひとり情シスは、企業のセキュリティリスク増大の危険性もあります。多岐に渡る業務をこなす中で、セキュリティ対策が手薄になる可能性があります。

特に近年はリモートワークの普及により、外部ネットワークを経由し、社内システムへアクセスする機会が増えました。必要な対策の範囲は広がっていますので、ひとり情シスで、その範囲を網羅的に対応することは困難と言えるでしょう。

業務の属人化

ひとり情シスの課題には、業務の属人化も含まれます。一人で情報システム部門の業務をこなすので、業務内容が属人化しやすい環境なのです。ひとり情シス担当者が休業などで突然休みになった場合、トラブル対応の遅延により業務が停止するなどのリスクも考えられます。

最悪の場合として、ひとり情シス担当者が離職するケースも考える必要があります。後任への引き継ぎが適切に行われていない場合、情シス業務の情報やノウハウが蓄積されず、後任の情シス業務の運用が困難になります。

結果的に情報システム部門の運営が成立しなくなり、社内の基幹システムの停止および業務の一時停止など深刻な問題へと繋がってしまいます。

人気記事属人化はなぜ起こるのか?5つのリスクと6つの解消方法をご紹介

新しいIT知識を習得する時間がない

ひとり情シスの状態が続くと、新しいITの知識を習得するのは困難です。多岐に渡る業務に時間を取られ、勉強する時間が取れません。

昨今のIT技術の進化は目覚ましく、最新のIT情報を敏感に察知し、知識をアップデートしていかなければ時代の進化についていくことは難しいです。情報システム部門に、自分以外の社員がいれば、自分の知らない知識を教えてもらうなどはできますが、ひとり情シスですと、それもありません。

スキルアップができないことにより、焦燥感や手詰まり感が発生し、業務に支障が出るケースも考えられます。

ひとり情シス担当者の孤立化・離職

ひとり情シスの課題には、孤立化しやすく、担当者の離職に繋がりやすいことも挙げられます。

ひとり情シスとは、情報システム部門の業務を一人の担当者が全て行っている状態を指す、と説明してきました。したがって、何か課題に直面したり、困難なトラブルに見舞われたりしても相談相手がいません。業務上で悩みがあっても、孤立無援状態では、担当者の心身に大きな負担を強いることになります。

このような孤立化を放置していると、担当者の離職に繋がるケースも考えられます。ひとり情シス担当者の孤立化、離職を防ぐために、外部のコンサルタント企業と相談できるように手配しておくか、社内で相談できる窓口を用意しておくことが必要になります。

ひとり情シス問題が起きる理由

ひとり情シスが抱える課題を紹介してきましたが、そもそもなぜひとり情シス問題が起きるのでしょうか。ここでは、ひとり情シスが起きる理由や背景について説明します。

IT人材の不足

ひとり情シスが起きる理由の一つは、IT人材不足問題です。昨今、IT需要の高まりに対して、IT人材の供給が追いついていないのが、IT人材不足の要因と考えられます。

特に日本では、少子高齢化の進行も早く、そもそもの労働力不足も懸念されています。加えてIT人材の教育には時間がかかるとされています。このような背景から、今後もIT人材不足は続くことが予想されています。

早めに早めに採用を進めるか、社内環境を整備し教育を行うなど、早期の対策が必要になります。

経営層の情シスへの理解不足

経営層による情報システム部門への理解不足も、ひとり情シスを発生させる原因と考えられます。経営層が、営業部門や商品開発部門ほどに情報システム部門を重要視しておらず、問題が発生していても、対応を後回しにしてしまいがちです。

中小企業の中には、今までは一人の担当者で情シス業務に対応できていたから、そのまま情シスは一人で問題ない、と考える企業もあるでしょう。しかし、近年は業務範囲の拡大や複雑化が進み、一人で対応することは非常に困難な状況です。

経営層が情シスの業務内容に対して理解を深め、適切な人材配置を行うことが重要です。

クラウドサービスへの遷移

社内システムをオンプレからクラウドサービスへ遷移することも、ひとり情シス問題を発生させる可能性が高まります。オンプレと比べて、クラウドは保守管理などの手間が大幅に削減されるためです。

近年では、クラウドを導入する企業が増えており、同時に人件費削減を進める企業も増えています。クラウドを導入することで業務量の削減ができる=人員も減らせる!と考えられてしまい、情シス部門の人員が削減される傾向にあります。

しかし、手間を削減できるクラウドを導入して人員削減されては本末転倒です。IT技術の進歩は早く、より企業の売上拡大につながるシステムを導入・検討するために人員が必要であると、経営層の理解を得ることが大事です。

人気記事クラウド導入のメリットとは?デメリットとその対処法についても解説します

ひとり情シス問題への対策

ひとり情シス問題を放っておくと、企業のリスクに直結する重大な問題へと繋がりかねません。ご紹介した課題や問題を解決するために、ひとり情シス問題への具体的な対策を解説します。

次世代人材の育成

次世代のIT人材の育成が、ひとり情シス対策に効果的です。ひとり情シスの課題は、情報システム部門の業務を全て一人で行なっていることに起因します。多岐に渡る業務内容を複数人で分担できれば、情シスの一人当たりの業務負担は大きく低減できます。

もし自社でIT人材の育成が難しいのであれば、外部のIT人材教育プログラムに申し込んだり、IT人材のアウトソーシングを利用することも視野に入れましょう。情シス業務を一人に任せない環境作りが大切です。

ITツールの導入

一人で情シス業務をこなすのが難しい場合は、ITツールの導入を検討しましょう。中でもRPAツールは情シス業務において効果的です。

RPA(Robotic Process Automation)とは、人がコンピューター上で行う単純な業務を自動化するツールを指します。例えば、毎月の決まった日に指定のデータを抽出し分析する提携業務がある場合、RPAツールを活用すれば、その日になれば、自動でデータの抽出と分析を行なってくれるので、担当者の業務負担が軽減します。

単純な定型業務から解放され、より重要なコア業務に注力することができるようになります。

チャットボットの導入

社内問い合わせやヘルプデスク対応には、チャットボットが有効です。チャットボットとは、会話(チャット)をしてくれるロボット(robot)を組み合わせた言葉で、質問に対して自動で応答してくれるツールです。

情シスへの「システムの使い方やエラー時の対応」といった問い合わせに対して、一時対応をチャットボットに任せれば、ひとり情シスの業務負担はかなり軽減できるでしょう。

ITアウトソーシングの活用

多岐に渡る情シス業務を外部企業へアウトソーシングすることも、ひとり情シス問題の対策として有効です。情シス業務をアウトソーシングすると、IT人材を育てる手間やコストがかからずに済みます。

近年は、需要の高まりもあり、ITアウトソーシングできる業務の範囲も増えています。サーバー構築や運営、保守対応、システム開発、社内ヘルプデスクの対応など、ひとり情シスで困っている業務をピンポイントでアウトソーシングできる可能性があります。

ひとり情シスの問題を抱えている場合は、ITアウトソーシングを一度検討してみましょう。

ひとり情シスの課題を解決する情シス支援サービスBPOレンジャー

ひとり情シスの課題を解消するためには、人員を増員することがなにより先決です。

しかし昨今のIT人材不足もあり、なかなか良い人材が採用できないという悩みを抱えている企業も多いのではないでしょうか。そのような場合は、是非ITアウトソーシングをご検討ください。

弊社では、予算に合わせて情シス業務の一部、または情シス丸ごと委託可能な「情シス支援サービスBPOレンジャー」を展開しております。お悩みに沿った柔軟なご提案が可能な画期的なサービスです。ここからは、情シス支援サービスBPOレンジャーをご紹介いたします。

情シス支援サービスBPOレンジャー無料ダウンロード

経験が豊富

弊社は、設立から約45年分の情シス部門サポートのノウハウを蓄積しています。これまでのノウハウを元に、最適なサービス内容をご提案いたしますので、安心してご利用が可能です。

これまでに、弊社情シス支援サービスを導入いただいたお客様の事例はこちら

メニューが豊富

情シスのお困りごとに幅広く対応が可能です。主に3つに分類されたサービスで、全ての情シス業務のカバーが可能です。

パソコンサポートサービス

情システム業務の中でも手が取られがちなパソコンサポートは、BPOレンジャーの得意分野です。PCが動かない、windowsの使い方が知りたい、Excelの使い方を教えてほしいパソコンに関する問い合わせをBPOレンジャーにて、一手にお受けすることが可能です。

運用支援サービス

社員の入社・退職時なども含め、やるべきことが決まっている業務の支援も可能です。PCキッティングやデータクレンジング、マニュアル作成など、定型業務であれば、IT以外にもお受付が可能です。

ヘルプデスクサービス

基幹システムや会計システム、人事勤怠システムなど、基幹業務に関わる専門性の高いシステムのトラブル対応が可能です。事前にキャッチアップ期間を設けて習得し、貴社サービス内容に応じて的確に対応いたします。

スモールスタートが可能

ご予算に応じて、月間20時間からスモールスタートが可能です。さらにオンサイト型とオフサイト型をご選択いただくことも可能です。

上記でご紹介した3つのメニューを柔軟に組み合わせた、フレキシブルな対応が強みです。

ひとり情シスが直面する課題まとめ

今回は、ひとり情シスは体力的にもメンタル的につらい業務であるとご紹介しました。

ひとり情シスの課題と対策
  • ひとり情シスが直面する課題
    • 全体的に業務負荷が高い
    • トラブル対応が遅れてしまう
    • 企業のセキュリティリスクの増大
    • 業務の属人化
    • 新しいIT知識を習得する時間がない
    • ひとり情シス担当者の孤立化・離職
  • ひとり情シス問題への対策
    • 次世代人材の育成
    • ITツールの導入
    • チャットボットの導入
    • ITアウトソーシングの活用
    • 情シス課題を解決する情シス支援サービス

ひとり情シスは、早急に解決するべき問題です。人材採用や育成には時間を要するため、体制が整うまでの間だけでもアウトソーシングを活用するという方法があります。

是非お気軽にご相談ください。

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