情シスが効率化できない理由は?効率化するポイントについて解説!

情シスは、他の部門に比べても業務範囲が広く、雑多な業務や緊急対応の多い部門です。計画的に業務をしようにもなかなかうまく回らず、お悩みの方も多いのではないでしょうか。情シスを効率化するためには、情シスが効率化できない本当の理由を知る必要があります。

この記事では、情シス業務が効率化できない理由と効率化するポイントに注目し解説していきます。これから情シスを効率化させたいという方は、ぜひ参考になさってください。

昨今、日本企業ではIT人材の枯渇が問題になっています。御社でも情シスの人員が足りず困っているのではないでしょうか?貴重なIT人材はコア業務に注力し、社内ヘルプデスクはアウトソーシングすることをおすすめでします。

当社では、確かな情シス支援の実績がございます。全国対応可能となりますので、是非お気軽にご相談ください。

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情シスが効率化できない理由

情シスが効率化できれば、企業にとってもメリットは大きいもの。では、なぜ効率化できないのでしょうか?

人員不足のため

情シスは間接部門に属するため人員補強が望めず、最低限の人数で業務をこなしている企業も多いのではないでしょうか。

この問題以外にも、情シス業務がこなせるIT人材が日本全体で不足しているという問題もあります。

経済産業省が公表した情報によると、2022年時点でのIT人材は約35万人不足していることが分かっています。2030年頃には、今よりもさらに人材不足が深刻化し、約59万人にも及ぶIT人材が不足すると考えられています。

IT業界全体で人材不足の問題が深刻化する中、新卒・中途採用も含め高いスキルを持つIT人材が確保できない企業が多い状況です。昨今問題になっている「ひとり情シス」が、更に深刻な問題になる日も近いかもしれません。

業務が属人化している

社内でIT関連のトラブルが発生した際は、主に情シス部門が担当します。しかし、トラブル対応は社内のネットワークやパソコンなどについて熟知している人でなければ行えません。そのため、情シスの中でも特定の人物に業務が偏ることという問題が起きます。

この頼られる人物が異動や退職により不在になったときにうまく引き継ぎができれば良いのですが、なかなかそうはいかないことも多いのです。その結果、後任の負担が大きくなり、心身ともに疲れてしまい後任も退職してしまうという問題につながることもあります。情シスの属人化は、できるだけ早い段階で排除するべき事象です。

情シスは雑多業務が多い

情シス部門は、雑多業務が非常に多い部門です。特に情シスが部門として独立しておらず、総務部と兼任で行っている場合などは、社内の「これはだれがやるの?」という業務が回ってくることも多いのです。

ITに関連することをなんでも聞いてくれることから情シスは「何でも屋」と思われてしまい、本来情シスとは無関係な業務まで任されてしまうこともままあります。

急ぎの問い合わせに即座に対応しなければならない

計画的に業務を進めている場合でも、突如発生したシステムトラブルには即座に対応しなければなりません。単一のトラブルであれば迅速に対処できるものの、トラブルが複数同時に起きてしまった際には大幅な時間を要することになります。

こういったことが積み重なって、計画通りに業務が進まない日が多いのです。システムトラブルは予見できないので、思った通りに業務の効率化が進むことは滅多にないようです。

自分で対処できる問い合わせが多い

情シスの悩みの種となっているのが、自力で対処できるような問題でも問い合わせが止まないことです。情シスの本来の役割を理解していない方も多く、システムやパソコンについて分からないことがあれば、とりあえず情シスに聞いてみよう!と安易な考えを持たれがちです。

このような状態が続くと、本来取り組むべき情シス業務に時間を割けなくなってしまいます。

情シスを効率化するポイント

情シスが効率化できない理由を6つご紹介しましたが、いずれも改善可能な問題ばかりです。ここからは情シス業務を効率化するポイントについてご紹介しますので、自社にマッチするものはどれか?と考えてみましょう。

情シスが担当する業務範囲を定める

情シスの業務量が多くなり負担も多くなってしまう原因として、業務を担当する範囲が広すぎることがあります。情シスにおける本来の業務は、インフラやシステムの構築、保守をはじめ、企業が成長するためのIT戦略を策定することです。

しかし、その他にもIT機器を管理したりヘルプデスク業務も担当したりと煩雑な業務も行わなければならないため、本来の業務に割ける時間やリソースが限られてしまいます。こういった状況を改善させるには、情シスが担当している業務を把握し、本当に情シスが対応しなければならない業務なのかを明確に分ける必要があります。

情シスが担当する業務範囲を明確にするだけでなく、情シスのメンバーが対応しなくても良い業務を分類し、アウトソーシングを活用するなどを検討してみましょう。そうすることで、業務効率化に一歩近づきます。

マニュアルの見直しをする

どのような状態にある情シス部門でも、すぐに実施できるのがマニュアルの見直しによる業務の効率化です。どんなIT機器やシステムにも、マニュアルが存在します。しかし、マニュアルがあっても、どこにあるか分からない場合、例え社員が確認したくても確認できません。

そのような事態にならないためにも、社内でマニュアルをどこに置くのか明確に定め、いつでも必要な時に探して確認できるようにすることが大切です。また、マニュアルの量があまりにも多すぎて確認する気がなくなってしまったり、専門用語ばかり使われていて意味が理解できなかったりといったマニュアルであれば、本当に必要なものだけに絞り、誰でも理解できるよう作り直しましょう。

見直しや改善に時間はかかってしまいますが問い合わせが減り、結果的には業務効率化につながります。

教育体制の強化により効率化

情シス発信の教育体制を見直すことで、業務効率化に繋がる可能性があります。新しいIT機器やシステムを導入する際は、それぞれの部署から担当者を一人専任し、その専任者に教育を行う。そうすることで、各部署からの問い合わせが専任者に集中し、情シスの問い合わせ対応が一気に減少することになります。

システム導入などのイベント時だけでなく、日頃からできるだけ部署内で解決する、ということをイメージ付けることも大切です。

アウトソーシングを活用する

アウトソーシングを活用する場合、パターンが2つあります。1つは、非コア業務を担当してくれる要員を派遣してもらう。もう1つは、非コア業務を丸っと外部の企業にアウトソーシングしてしまう。

どちらが良いのかは業務量などにもよるのですが、比較的丸っと外部企業にアウトソーシングしてしまう方がコスト面ではお得だったりします。一度気軽に見積依頼を行ってみるのもおすすめです。

情シスがアウトソーシングを利用するメリット

上記でも少し触れましたが、情シスがアウトソーシングを利用することは、とてもメリットが大きいのです。ここでは具体的なメリットをご紹介します。

情シス本来の業務に専念できる

何と言っても、情シス本来の業務に専念できるメリットが大きいです。情シス業務で最も重要とも言える業務は、企業が成長・拡大するために必要となるIT戦略を策定することです。

非コア業務に分類される社内ヘルプデスクやパスワード解除、ID発行や端末準備などの業務をアウトソーシングすることで、落ち着いた環境で戦略策定に注力することができるようになります。

属人化が解消できる

情シス業務をアウトソーシングすることで、特定の業務などが属人化となるリスクを防げます。業務に関するノウハウや情報を特定の従業員だけが有している場合、この従業員が急に体調を崩したり、退職してしまったりした場合に、業務の進め方が分からずパニックに陥ります。

情シス業務のほとんどが、企業が健全に運営するために必要な業務であり、属人化が起きてしまい業務が進められなくなってしまうと、企業全体に大きな影響を及ぼす可能性が高いです。

コスト削減にもつながる

情シスの要員を新たに採用するとなると、人材の確保や教育、管理などにコストがかかります。しかし、アウトソーシングを活用することで、上記コストを削減可能です。

情シスは間接部門に属するため、経営層の理解が得られずなかなか予算が下りないこともあるでしょう。しかし、情シスを最大限に効率化するために活用すべきはアウトソーシングなのです。1人月丸々契約する必要はなく、業務量に応じて15時間だけ、など時間単位での契約が可能です。そうすると、予想以上にコストを削減した上に効率化も推進されることになります。

情シス業務の効率化はBPOレンジャーへ

情シス支援サービスBPOレンジャーアイキャッチ2

ここまで情シスの業務効率化の方法について解説してきましたが、昨今は情シスを丸ごとに外部企業にアウトソーシングすることがトレンドになっていますがご存じですか?

というのも、日本企業にはIT人材が枯渇している問題が大きくのしかかっており、スキルのある人材を確保することが難しい現状にあります。これから先は今よりもIT人材が枯渇する可能性も高く、今のうちに手を打っておく必要があります。

そこで弊社では、情シス支援サービスBPOレンジャーでお客様の課題を総合的に解決するサービスを展開しております

ITサポートやヘルプデスクなどの業務はBPOレンジャーに任せて、情シス部門のメンバーは本来の業務に専念します。そうすることで組織全体の効率と生産性を高め、DX推進をより効率的に行うための基盤を築きます。

BPOレンジャーで企業の持続可能な成長とイノベーションを支え、情シス部門の可能性を最大限に引き出しましょう。

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