ITアウトソーシングとは、企業のIT関連業務が抱える課題を解決するため、課題のある業務を外部企業へアウトソーシングするサービスです。
近年、人材不足や業務量の増加、セキュリティ対策の強化などIT部門を取り巻く環境は複雑化しています。「自社に十分なIT人材がいない」「IT人材の確保、人材の育成などに投資する時間や資金がない」といった課題を抱えている企業の責任者は非常に多いです。
本記事では、ITアウトソーシングとは何か、そのメリットデメリット、導入事例などについて、ITアウトソーシングを検討している企業の担当者様向けにわかりやすく解説します。本記事を参考に、IT関連の課題解決をアウトソーシングするか、自社で内製のまま進めるか、ご検討なさってください。
ITアウトソーシングとは
ITアウトソーシングとは、社内のIT関連業務を外部委託（アウトソーシング）することをいいます。
社内のIT関連業務といっても非常に幅が広く、主にはシステム開発関連、インフラ構築関連、社内問い合わせ対応などがあります。
このITアウトソーシングは昨今、様々な理由で注目されています。次の章で詳しく解説していきます。
ITアウトソーシングが注目される理由
ITアウトソーシングが注目される理由は様々存在しますが、以下３つが大きな理由とされています。
IT人材の減少
日本全体の労働人口は、減少の一途を辿っています。特にIT人材にいたっては、何年も前から枯渇していると言われている状況が続いており、採用をしようにもなかなか採用できない状況が続いています。そのため、ITアウトソーシングを活用することで足りない労働力を補強できるとして、昨今注目を集めています。
社内業務の複雑化
社内業務が複雑化するにつれて、従業員の業務負担は増加する一方です。ITアウトソーシングを活用すれば、複雑化した社内業務の一部を外部へ委託し、自社の従業員はコア業務へ集中できます。業務の効率化が図れるので社内の生産性が上がり、結果、企業にとってもプラスになる要素が多いとされています。
事業の変化に対応しやすくなる
市場の動きに迅速に対応するため、一部事業を拡大したり縮小したりすることがあります。自社内の社員であればそのような事業規模の変革をスムーズに行うことは難しい場合が多いのですが、ITアウトソーシングを活用した場合は、市場の需要に応じて柔軟に変更することが可能になります。そのような点からも、注目されているのがITアウトソーシングです。
ITアウトソーシングの形態・種類
一般的なITアウトソーシングの形態は、次の通りです。
- フルアウトソーシング
- 運用アウトソーシング
- ホスティング
- ハウジング
- 常駐型サービス
- BPO型サービス
どのような内容なのか、それぞれ解説していきます。
フルアウトソーシング
フルアウトソーシングとは、作業フローの一部をアウトソーシングするのではなく、業務機能のほぼ全てを外部委託するサービスです。ITにおけるフルアウトソーシングは、システムの運用だけでなく、企画から要件定義、開発まで委託する場合を指します。
昨今のIT人材不足から、慢性的なIT人材不足に陥っている企業が多く、自社内で開発をするには人手も知見も足りない状況が多いのです。しかし、ITアウトソーシングを活用し、ITシステムに関するほとんど全てを外部へ委託することで、自社で開発する手間やコストを削減し、専門企業の知見により運営することが可能です。
運用アウトソーシング
運用アウトソーシングとは、社内システムの運用のみを外部委託するサービスです。委託できる業務としては、サーバーやネットワーク管理、システムの監視と障害対応、保守管理などが該当します。
IT事業を主たる事業としていない企業は、システムの運用ノウハウを持っていない場合が多いでしょう。専門知識を持つIT企業へ委託する方が、自社の業務負担が減り、自社の事業へのリソースを割けるようになります。
ホスティング
ホスティングとは、自社で使用するサーバーの準備や管理などの運用、保守対応などを外部委託するサービスです。運用や保守対応だけでなく、セキュリティ管理、機能強化などもホスティングサービスの範囲です。
自社でサーバー管理するよりも省力化でき、コスト削減も可能です。契約時に運用するサーバーの種類やストレージ容量、CPUなどのリソースを決め、後の管理は外部業者へ委託します。一般的には、次に紹介するハウジングよりも安価になる傾向があります。
ハウジング
ハウジングとは、サーバーの管理や保守対応は外部委託しますが、サーバーを設置するための設備、通信回線、電源などは自社で用意し、自社内で所有するサービスです。ホスティングとの大きな違いは、サーバー設備を自社で用意するか否か、となります。
自社でサーバーを準備できるので、サーバーのスペックを自由に決められます。自社の既存のサーバーをそのまま移行することも可能なので、従来のサーバー設定などをそのまま引き継ぐことが可能です。ハウジングの特徴は、ホスティングと比べて、サーバー設定の自由度が高い点です。
常駐型サービス
常駐型のITアウトソーシングは、委託先業者から技術者が派遣されるサービスです。依頼元の社内に常駐しながら、システム開発や改善、運用・保守などを行ってくれます。
常駐型のメリットは、システム運用のアドバイスや改善依頼のやり取りが随時行える点です。またトラブル発生時の対応やサポートも即座に受けられる点も利点と考えられます。スピーディかつ効率的なシステム体制が構築できます。
BPO型サービス
BPOとは「Business Process Outsourcing」の略で、自社にノウハウがない業務や直接利益を産まないノンコア業務を、継続的に外部委託するITアウトソーシングです。
例を挙げると、ヘルプデスクや毎月同じようにデータを分析する業務などがあげられます。
通常のITアウトソーシングとは違い、単発の業務を外部へ委託するのではなく、付随する業務も全て継続的にアウトソーシングします。一連のプロセス全体の効率化を図り、総合的に委託することで、自社はコア業務へ集中できるというメリットがあります。
ITアウトソーシングで委託できる業務の種類
ITアウトソーシングで委託できる業務は多岐に渡ります。具体的にどのような業務を委託できるのでしょうか。確認していきましょう。
システム開発・運用
ITアウトソーシングの中でも、最も利用されている件数が多いとされる業務が、システム開発や運用です。自社で開発する代わりに、専門的知識や経験を持つ外部企業へ委託します。
新規のソフトウェアやシステムの開発はもちろん、既に使用している既存システムの継続的な保守やアップデートも可能です。
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ITインフラ構築・運用
サーバー設備などのハードウェア準備やソフトの管理、ITインフラの構築や運用も、ITアウトソーシングの対象です。
ITインフラの必要要件を委託業者へ伝え、効率的なサーバー構築と運用が可能になります。サーバーの監視業務の委託もできるので、サイバー攻撃対策などにも効果的です。
セキュリティ対策
ITアウトソーシングでは、セキュリティ対策の業務も委託できます。アウトソーシングの形態に関わらず、ITアウトソーシングとは、サーバーシステムの管理や運用を外部企業へ委託する場合が多いです。
サーバーやシステムが停止してしまうようなことがあっては、企業にとって命取りになりかねません。専門的な知識を持つ外部企業へITアウトソーシングすることで、セキュリティ対策や外部攻撃の対策を強化できます。
データ分析
情報社会と言われる昨今では、ビックデータを活用する企業が増えています。それに伴い、データ分析を外部企業へ委託するケースも増えています。
専門的な分析ツールや過去の分析結果を用いて、より洞察力のある分析を行ってくれます。自社でデータ分析を行うより、分析期間の短縮や意義のある分析結果の取得が実現できます。
ヘルプデスク
ITアウトソーシングでは、お客様からの問い合わせ対応や社内問合せ対応を外部委託することも可能です。社内外の問い合わせ対応を専門のヘルプデスク窓口に委託することで、迅速で、より的確な対応やアドバイスが可能になります。
多言語での問い合わせもサポートしてくれるサービスもあり、自社では対応しきれない特定ニーズにも対応してくれるのが、ITアウトソーシングの強みと言えます。
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バックオフィス業務
バックオフィスとは、企業の利益に関わるフロント業務を後方からサポートする部署や業務を指します。具体的には、総務、経理、人事、その他一般事務などが該当します。
バックオフィスにおけるITアウトソーシングの具体例としては、経理や労務管理があります。経費精算や給与計算を外部企業のサービスへ委託し、ヒューマンエラーの回避が狙えます。
情報システム部門業務全般
実はITアウトソーシングでは、情報システム部門の業務全般を委託できることは、意外と知られていません。情報システム部の業務とは、主に企業内で導入されているシステムの構築や運用、管理、そして社内からのシステムに関する問合せなどが寄せられる社内ヘルプデスク業務を指します。まさに、上記でご紹介した内容が情報システム部管轄の業務であるといえます。
社内システム業務全般を外部委託することで、情報システム部門のメンバーの業務負担を軽減でき、よりコアとなるDXやIT戦略策定へ集中できます。
ITアウトソーシングのメリット
ここまではITアウトソーシングでできる業務や形態、委託できる業務などを見てきました。では、ITアウトソーシングを活用するメリットには、どのようなものがあるのでしょうか。ここでは５つのメリットについて解説していきます。
コスト削減に繋がる
委託したい業務ごとに専門的知見のある外部企業へ委託すると、自社内で運用するよりコスト削減に繋がる場合が多いです。これまでシステムの運用や保守対応にかかっていた莫大なコストを、より重要な部門や業務に振り分けることが可能になります。
それまで社内の担当者が担っていた業務をアウトソーシングすることで、担当者の業務負担を軽減でき、社内全体のIT関連コストを削減できます。
コア業務に集中できる
ITアウトソーシングを活用することで、自社の従業員はコア業務に集中できます。IT関連業務にはノンコア業務も多く、ノンコア業務自体には生産性は低いと考えられています。
生産性の低い業務を外部へ委託すれば、自社は生産性の高いコア業務へ集中できるので、社内全体の生産性は向上します。
属人化の解消に繋がる
社内業務の中には、長年たった一人だけが担当し続けている業務など、属人化している業務も多くあるでしょう。担当者が突然退職してしまったり、体調を崩して突然長期の休みに入ってしまったりすると、その担当者が担っていた業務に誰も対応できずに業務がストップしてしまう可能性があります。これは、企業にとって大きなリスクです。
ITアウトソーシングで外部企業へ業務の一部を委託することで、業務の属人化を防ぎ、企業のリスク回避にも繋げます。
専門性の高いプロ人材に任せることができる
IT関連業務では、専門的な知識と経験を求められるケースが多くあります。ITアウトソーシングを活用すれば、専門性の高い知識を持った人材を効率的に確保できます。
アウトソーシング先の企業はIT業務のプロ集団ですので、IT関連業務において、より高品質でスムーズな対応をしてくれると考えられます。ただし、例えば、インフラ業務が得意な外部企業だからといって、情報システム部門のアウトソーシングが得意だとは限りません。必ず、業務にあった外部企業を選定するようにしましょう。
社内にない知見を活用できる
IT分野は日々進化している為、時代に合わせてシステムやセキュリティ対策などをブラッシュアップする必要があります。ですが、実際のところ日々の業務に追われてなかなか新しい知識を身に着けたり試したりする場がなかったりするものです。
ITアウトソーシングを活用すれば、自社にマッチした最新のシステムやメンテナンス方法、セキュリティ対応など、希望通りの業務を行ってくれます。社内にない知見を活用し、より効率的に最新IT技術を自社内に取り入れましょう。
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ITアウトソーシングで考えられるデメリット
上記でご説明したように、ITアウトソーシングには様々なメリットが存在します。では、問題点やデメリットはないのでしょうか。
ここでは、ITアウトソーシングを利用するデメリットについて解説します。
想定以上に費用がかかる場合がある
ITアウトソーシングを活用することで、想定以上にコストがかかるケースもあります。自社の課題を明確に把握できておらず、適切なサービスを選べないなどが、そのケースに該当します。また、ITアウトソーシングには向いていない業務もあるため、注意が必要です。
自社の現状把握、課題解決に適したアウトソーシング先の企業選定の時間やコストも含めて、ITアウトソーシングを検討しないと、想定以上の費用が発生する可能性があるので、注意しましょう。
情報漏洩のリスクがある
ITアウトソーシングを活用する際、自社業務の情報を外部企業へ公開することになります。アウトソーシング先の企業が重要情報の漏洩自己などを起こす可能性も考慮する必要があります。
社内の機密情報や業務内容の管理責任や権限の所在を明確にする、秘密保持契約を結ぶなどの対策を事前に行う必要があります。また万が一、情報漏洩した場合の対処の方法も、自社内で事前に決めておいた方がいいでしょう。
社内にナレッジが蓄積しにくい
IT関連業務を外部へ委託すると、社内のIT人材が十分に育たない可能性があります。IT関連の技術や知識、また、情報システム部門の社内ヘルプデスクに至っては、社内でどのようなトラブルが発生し、どのように対処したのか、などの情報が社内に蓄積しづらくなってしまいがちです。
そのようなマイナス面をカバーするためには、週に1回の打合せ、月に2回のレポート提出など密なコミュニケーションで回避が可能です。導入前に、ITアウトソーシングを利用しながら社内の人材育成のためナレッジを蓄積していきたい旨を外部企業へ共有しておきましょう。
ITアウトソーシングの活用事例3選
次は、ITアウトソーシングの活用事例についてご紹介します。ITアウトソーシングはパターンがとても多いので、一例としてご確認ください。
情シス部門のITアウトソーシング活用事例
背景： 中堅企業A社では、従業員からのIT関連の問い合わせが日々増加しており、社内の情報システム部門の負担が増加。問い合わせ内容は、PCのトラブルシューティング、ソフトウェアの更新、セキュリティ対策、基幹システムの操作方法など多岐に渡る。問い合わせ対応に追われるあまり、情シス部門では新システムの導入や戦略的なプロジェクトに十分な時間を割けない状況だった。
解決策：PCサポート、ヘルプデスク業務をBPOを活用したITアウトソーシングで社外委託
効果：
- 負担の軽減： 日々の問い合わせ対応から解放されより戦略的なITプロジェクトに集中できるように。これにより、社内ITインフラの改善や新システムの導入が加速された。
- 専門性の向上： アウトソーシング先企業の知見と経験により、社内PC関連のトラブルがより迅速かつ効率的に解決し、従業員の業務も以前よりスムーズに進むように。また、最新のITトレンドにも柔軟に対応できるようになり、セキュリティリスクの軽減にも繋がった。
- コスト削減： 固定費用を変動費用に変えることで、必要なサービスに対してのみ費用が発生するようになり、無駄なIT支出が削減。また、内部リソースの最適化により、全体の運用コストも低減。
システム部門のITアウトソーシング活用事例
背景： B社は、業務拡大と市場の変化に伴い、古くなった基幹システムの全面的な刷新を決定。しかし、自社内だけでは希望する技術の知見やプロジェクトを推進するための十分なリソースが不足していた。採用も検討したが、コストがマッチしなかった。そのためアウトソーシング企業には、足りない人員を補充いただいく形に。
解決策：プロジェクトマネージャー1名、開発者2名の技術者を、期間内常駐で派遣
効果：
- IT知見の補充：ITアウトソーシング活用により、即戦力となる知見を得ることができた。これにより、最新技術の採用や効率的な開発プロセスの導入が可能となり、プロジェクトの進行がスムーズに進んだ。
- リソース最適化： 社内メンバーだけでは不足していた人的リソースを確保でき、プロジェクトのスケジュールと品質を保持が可能に。
- リスク軽減： 即戦力技術者の派遣により、プロジェクト実施中のリスクを事前に特定し、対策を講じることができた。これにより、計画の遅延やコストオーバーランのリスクを大幅に低減することができた。
経理部門のITアウトソーシング活用事例
背景：C社は、経理プロセスの効率化と正確性の向上を目指していた。これまで、経理部門では請求書の処理・封入、給与計算、財務報告など、多くの作業が手作業によって行われており、時間がかかるだけでなくミスのリスクも高まっていた。
解決策： BPOを活用したITアウトソーシング企業へ委託し、定型業務は全て外注化することに成功
効果：
- 業務効率の大幅な向上： 定型業務をBPOに完全委託することで、経理部門の作業負担は大幅に軽減。社内の経理スタッフは、より戦略的な業務や分析業務に集中できるようになった。
- データ処理の精度の向上： 経験豊富なITアウトソーシング企業への委託により、請求書処理や給与計算のミスが大幅に減少。作業スピードも上がり、経理情報の信頼性が向上。
- コスト削減： 定型業務の外注化により、固定費の削減に成功。BPOの活用は、主に人件費などの運営コストを最適化。
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ITアウトソーシング導入で気を付けるべきポイント
最後になりますが、実際にITアウトソーシングを行っている弊社から、ITアウトソーシングを導入する際の注意点やポイントをご紹介します。
ITアウトソーシングを利用する目的を明確にする
最も重要なのは、ITアウトソーシングを導入する際に、”ITアウトソーシングを利用する目的”を明確にすることです。
どの業務のどの範囲を外部企業へ委託し、どんな効果を求めるのか、を具体的に定義しておきましょう。効果の測定方法についても決めておき、数カ月スパンで、どのような効果が得られているのか、目的とした効果が十分に得られているか、という点を含めて、外部企業と打合せをする機会を設けましょう。
ITアウトソーシング先の企業選定と評価基準を明確にする
アウトソーシング先の企業の選定には十分に時間をかけることが大切です。
外部企業のサービス内容、実績、第三者の評価などを総合的に考え、自社のニーズにマッチした企業を選定しましょう。IT関連は特に、費用やサービスが企業によって大きく異なるので、複数社から見積もりを取って十分に検討してください。
双方の責任範囲を決定する
アウトソーシング先の企業と契約する前には、必ず双方の責任の範囲を明確にしておきましょう。問題が起こらないように、SLA（サービス・レベル・アグリーメント）の締結も視野に入れて、ITアウトソーシングを依頼するか決定しましょう。
まとめ
ITアウトソーシングについて詳しくご紹介してきました。
- ITアウトソーシングで委託できる業務の種類
- システム開発・運用
- ITインフラ構築・運用
- セキュリティ対策
- データ分析
- ヘルプデスク
- 情報システム部門業務全般
- バックオフィス業務
ITアウトソーシングできる業務は非常に多岐に渡ります。企業によって、担当部署などに違いはありますが、主に情報システム部に関連する業務はアウトソーシングが可能だと思っていただいて問題ありません。
\ システム開発を成功に導く /
システム開発を内製したいが知識が足りない・・・
システム開発を外注したいがどこまで外注すべきかわからない・・・
システム開発を内製すべきか外注すべきか判断が難しい・・・
大切なことは、メリット・デメリットを理解し、うまく使い分けをすることです。
