情シスあるある12選｜抜本的なお悩み解決法についても解説します！

現代社会では、IT機器・ネットワーク・業務システムなど、ITはなくてはならない存在になっています。企業でのITに関連する問い合わせは情報システム部(情シス)に集約される場合が多く、さまざまなジャンルのトラブルや問合せに日々対応しています。

今回はタイトル通り「情シスあるある」として、情シスが抱えるお悩みや日頃からよくあるトラブルなどをまとめました。「情シスあるある12選」となると、12個もあるあるがあるのか？！と思われそうですが、実はもっともっとたくさんあるほどお悩みの多い部署なのです。

この記事では、情シスあるある12選と、たくさんあるお悩みを抜本的に解決する方法についても解説いたします。情シスあるあるってなに？情シスの課題を解決したい！という方は、ぜひ参考にしてみてください。

情報システム部の本当の役割とは

そもそも情シスの本当の役割としては、大きく以下の3つがあります。

• ITを利用したビジネス効率化の企画提案
• 社内のITインフラ・システムの管理・保守
• ITに関する社内サポート・ヘルプデスク

ITを利用したビジネス効率化の企画提案

企業がITインフラやシステムを導入する理由の多くは、業務を効率化してビジネス収益に良い影響を与えることです。そのため、事業を支えるためのシステム導入を企画するような攻めのIT戦略が情シスの重要な役割として挙げられます。

社内のITインフラ・システムの管理・保守

ITインフラやシステムを管理し、運用していくことも情シスの役割です。システムの障害は業務に大きな影響を与える場合も多く、情報漏洩などセキュリティに関する守りも万全にしておく必要があります。

ITに関する社内サポート・ヘルプデスク

社員が安心してITを活用できるよう、サポートやヘルプデスク機能を担うのも情シスの役割です。PCやソフトウェアのトラブル、操作方法の疑問など、日々の業務で生じるIT関連の問題に対して、ヘルプデスクとして迅速な対応が必要です。

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情シスあるある｜お悩み12選をご紹介

情シスは扱う業務範囲が広いため、さまざまな課題を抱えがちです。ここでは、とくに多い「情シスあるある」のお悩みを12選ご紹介いたします。

圧倒的に多いパスワードの問い合わせ／情シスあるある.1

パスワード認証は、多くのシステムで要求されるセキュリティの要です。しかし、複数のサービスを利用する場合も多く、それぞれのパスワードを覚えるのは難しい側面もあります。とくに、セキュリティの観点から定期的なパスワード変更を推奨するシステムでは、新しいパスワードを忘れてしまいがちです。定期的なパスワード変更の時期には、「パスワードを忘れました・・・」という問い合わせが急増してしまいます。企業によっては、自身でパスワードロックを解除できるWEBシステムを作成し運用することで、情シスの負担を軽減する仕組みの導入が進んでいる企業も存在します。

「それ、Excelでできる？」の問い合わせ／情シスあるある.2

Excelは、今やほとんどの業務にとって欠かせないツールです。しかし、その多機能性ゆえに「Excelでできるのでは？」という期待が過度に高まってしまいがちです。Excelの機能やマクロには限界があるものの、それを知らないユーザーからはあれをやりたい！これを作りたい！という問い合わせを受けることもしばしば。イントラネットに掲載することも難しく、問い合わせを受ける度に心苦しくもできない旨を伝え続けるという手間が発生することも。

何もしてないのに壊れた！の怪／情シスあるある.3

「突然動かなくなった」や「なにもしてないのに壊れた！」という問い合わせは、ITリテラシーが低い方に多い印象。ユーザーは「何もしていない」と訴えることが多いですが、実際には知らず知らずのうちに何らかの操作をしていることが少なくありません。要因としては、誤操作、ソフトウェアのバグ、ハードウェアの故障など、多岐にわたる原因が考えられるため、トラブル解決が難航してしまうこともあります。

「ITのことなら何でもわかる」という誤解／情シスあるある.4

情シスが扱う範囲は非常に広く、ネットワークからソフトウェア、ハードウェアに至るまで多岐にわたります。外部から見れば「ITの専門家」として何でも知っていると思われてしまうため、関連性の薄い、あるいは専門外の問い合わせに困ってしまうこともあります。たとえば、専門部署で利用されているソフト（CADやデザイン系ソフト）の使い方について問い合わせされることもありますが、具体的な操作方法については分からない事が多いのです。

頻発するリモートワークのトラブル／情シスあるある.5

近年、リモートワークが一般化してきましたが、それに伴い、リモートワーク特有のトラブルも増加しています。VPNの接続設定、オンライン会議ツールのトラブル、自宅のネットワーク環境に起因する問題など、オフィスとは異なる環境での作業が多岐にわたる問題を生んでいるのです。自宅のネットワークが繋がらない！！と問合せがあり、環境が分からずなかなか難しい説明を強いられることも。

緊急のトラブルは休日に／情シスあるある.6

緊急のトラブルやシステム障害は、残念ながら休日や深夜に発生することが多いのです。これは、システムのアップデートやメンテナンスが混雑を避けるため非業務時間に行われることが多いことも要因といえます。問題が発生した場合、情シスのは休日出勤や夜間作業を余儀なくされることもあるのです。

最新アップデート後は不具合祭りに／情シスあるある.7

新しい機能の追加やセキュリティの強化など、ソフトウェアやシステムのアップデートは頻繁に行われます。しかし、アップデート後に新たな不具合やバグが生じることも・・・。そんなときは一斉に電話が鳴りだし、そのまま一日中鳴りやまないことも。このような場合は、早々にイントラネットに情報を掲示して事態の収束を図っていきます。

最新の技術を導入したいが予算が…／情シスあるある.8

新たなITの技術を導入するためには、導入コストや運用コストがかかります。しかし、予算の制約から導入することは難しい場合が多いのです。最新の技術を導入すると更なる効率化が図れるのに、予算がなく導入できない・・・というジレンマに襲われることも多いのだそうです。

「昔のシステム（ブラックボックス）」の遺産／情シスあるある.9

多くの企業には、長年にわたって使用されてきた古いシステムやソフトウェアが存在します。これらのシステムは、その構築や運用の詳細が不明瞭な「ブラックボックス」になっていることも多く、メンテナンスや改修が難しい場合も多いのです。実際日本企業全体でもとても問題になっており、情シスにとって大きな課題となっています。DXと銘打って企業全体で動いていかなければならないのに、じっくり検討する時間もない場合が多いのも悩みのひとつです。

問い合わせ対応で1日が終わる／情シスあるある.10

情シスは社内のさまざまな問合せやITトラブル対応を行っています。とくに大きな組織やシステムの更新が頻繁に行われる企業では、一日中問合せ対応に追われることも少なくありません。これが、その他の業務の進行を妨げる原因となってしまうこともあるのです。

ドキュメントの不足／情シスあるある.11

システム関連のドキュメントは、システムの運用やメンテナンスを円滑に進めるためにとても重要なものです。しかし、ドキュメント作成の優先順位は低くなりがちで、日々の問い合わせ対応に追われてドキュメント作成に着手できないこともあります。そうしてどんどん必要なドキュメントが増えていき、やるべきことが山積みになることが大きな課題です。

慢性的な人手不足／情シスあるある.12

情シスは慢性的な人手不足に陥っている企業が多いです。理由としては、世界中でIT人材が枯渇しており優秀な人材の採用が難しいことや、経営層の情シスへの理解が進んでいないことが原因と言われています。情シスの業務範囲は理解されないことも多く、なかなか人員補充されない現実があります。いかに業務ボリュームが多いのかを意識して伝え続ける必要があります。

情シスあるあるの抜本的に解決にはアウトソーシング

情シスは多くの企業において、重要なIT関連の問題解決やシステムの運用・管理を担当する部門ですが、先述したとおり多くの課題を抱えています。これらの「情シスあるある」の問題を抜本的に解決するための方法としては、アウトソーシングが最も有効です。

情シスのアウトソーシングについて、具体的にどのようなパターンがあるのかを解説していきます。

情シスに要員1名を増員する

情シスの業務は専門性が高く、なかなか人材が見つからない場合も多いのです。小～中規模な組織で要員1名を増員できたとしても、採用から実務に投入するまでの期間がかかるうえに、その人材が会社の文化や業務内容にフィットするかの判断が難しい場合もあります。

その点、アウトソーシングを利用することで”今まさに欲しいスキルを持つ人材”をすぐに確保することが可能です。外部のプロが持つ新しい視点や経験も、企業のIT戦略をより効率的にすることにつながります。

情シスのヘルプデスクやPCサポートをアウトソーシングする

情シスの役割のひとつであるヘルプデスクやPCサポートは、情シスのコア業務であるシステムの開発や運用の効率を低下させてしまう要因となります。

そこで、ヘルプデスクやPCサポートをアウトソーシングすることで、情シスがより専門的かつ戦略的なコア業務に集中する時間を確保することが可能です。これらのサポート業務を効率的に行うノウハウ・システムを持っている企業もあるため、アウトソーシングすることで従業員のPCトラブルなどの問題も効率的に解決できるようになります。

情シス丸ごとアウトソーシングする

全体的なITの運用や管理を外部の専門業者に一括して委託する方法もあります。情シス部を丸ごとアウトソーシングする利点として、専門的なスキルを持つプロがサポートしてくれること、最新の技術トレンドやセキュリティ対策を迅速に取り入れることができることなどが挙げられます。

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まとめ

この記事では、「情シスあるある」とその解決法について以下のとおり解説しました。

• 情シスの役割は、ITサポートだけでなく企画提案や運用保守など多岐にわたる
• さまざまな問合せや人手不足などにより、本来の業務が進められないことも
• 情シスを一部、また全部アウトソーシングすることで抜本的解決が可能

情シスは業務範囲がとても広く、また技術進歩も速いため多忙になってしまいがちです。しかし、現代の企業にとっては重要な役割を担っています。社内のITインフラ・システムを効果的に運用して業務を効率化させていくためにも、アウトソーシングなどの方法を使って情シスの課題を解決してみてはいかがでしょうか。

情シスあるあるを解決するために、アウトソーシングをご検討のお客様は是非お気軽にご相談ください。

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