BPOサービスとアウトソーシングは、大きなカテゴリーでみると同じ形態になりますが、決定的に違う点があります。
本記事では、BPOサービスとアウトソーシングの違いや、BPO導入のメリット・デメリット、導入前にチェックすべきポイントについて解説いたします。★BPO導入時に抑えておきたいポイントを確認する
社内ヘルプデスクの外注化を検討する２つの選択肢としては、
１．BPOサービス：社内ヘルプデスク業務を外部に委託、効率化する（以降BPO）
２．アウトソーシング：単純に自社内の要員補強を実施して対応する の２つが存在します。
BPOとアウトソーシングは同じように業務の外注化をするのですが、選択を間違えると今まで以上に生産性が悪くなるので、目的によってうまく使い分ける必要があります。
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BPO（ビジネス・プロセス・アウトソーシング）とは
BPOとは、ビジネス・プロセス・アウトソーシングの略で、業務プロセス全体を外部に委託することを指します。
業務のプロセスを一括して外部に委託することで、コア業務へ集中する時間の確保、コスト削減や業務効率化を図ることが可能です。
BPOはアウトソーシングの一種ですが、単純な外注ではなく、委託先が自社の業務部門の一部のように機能する点が特徴となります。
BPOとアウトソーシングの違い
BPOとアウトソーシングは、”外注化”というくくりでは同じですが、本質的な違いがあります。
BPOとは、ビジネスで生じる業務やそのプロセス管理を外部委託するサービスのことを指しますが、業務ごとの切り出しだけでなく部門単位で外部委託することが可能です。また、要員の教育や採用なども全て委託先企業が管理してくれるため、業務だけでなく採用面も工数が大きく削減されることとなります。
一方アウトソーシングは、業務の中の一部分や期間の決まった業務を切り出して委託することを指し、具体的な指示や教育は、その都度お客様にて行うことが多いでしょう。
BPOの対象業務
対象業務は、経理や人事などのバックオフィス業務、コールセンターやヘルプデスクなどが主となります。
バックオフィス業務では、経理部門の請求書作成や封入など一連の業務を丸ごと切り出したり、人事の採用に関連する業務全てを委託することが可能です。
BPOを導入するメリット・デメリット
BPOを導入することで得られるメリット・デメリットについてご紹介します。
メリット
高品質なサービスの提供
BPOの委託先企業は、業務経験が豊富なため最新の技術やノウハウを活用し業務を遂行します。知見が集約されているので、業務改善や業務の平準化をスムーズに行い、PDCAサイクルを循環し、サービスレベルを向上させます。
コスト削減
自社で業務を行う場合と比較しても、人件費や設備費などのコストを抑えらる場合がほとんどです。また、業務量や時間帯に応じて柔軟にスタッフを配置できるため、無駄なコストを発生しません。
業務の平準化（属人化の排除）
これまでの知見で業務効率を上げ、業務の平準化を進めます。また、ドキュメントも強化されるため、急な人員補強などにも柔軟に対応することが可能です。
デメリット
情報漏洩のリスク
社内情報や顧客情報などを外部に開示することになるため、情報漏洩や不正利用などのリスクが発生する可能性はゼロではありません。そのため、委託先企業のセキュリティ対策や契約内容に十分注意が必要です。
コストがかかる
先ほど、メリットとしてコスト削減が可能とお伝えしましたが、これまで発生していなかった費用が発生する、という点ではデメリットとも捉えられます。コストが発生することで、なかなか社内で理解を得られない場合もあるのですが、BPO導入を検討している場合は、そのような点も含めて委託先企業にご相談されることをおすすめします。
BPO導入時に抑えておきたいポイント
BPO導入時に最も大切なのは、委託先企業の選定です。
ある程度切り出したい業務が固まっているのであれば、あとは経験豊富な委託先企業と相談しながら進めることが最も効率的です。BPO化の検討段階から委託先企業と話を進めると、思ってもみない提案や、社内稟議への助言など多くのメリットがあります。
自社にマッチした委託先企業を選定するポイントとして、以下2点を押さえておきましょう。
これまでの実績
BPO化を検討している業務の経験が豊富で、実績が多い委託先を選定しましょう。BPO化と言っても業務の幅が広く、委託先企業の中には、”実は経理関連業務は全く経験がないので業務効率化に手間取ってしまった”などということも起こりえます。
セキュリティへの意識
ここは企業にとってのリスクにもなり得るため、とても重要なポイントです。
委託先企業がどのようなセキュリティ体制で運営しているのか必ず事前にチェックしておきましょう。BPOだけのセキュリティを見るのではなく、委託先企業全体のセキュリティ意識を確認しておくとより安心です。
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BPO化は社内ヘルプデスクから
これまで、BPOに関するご紹介をしてきましたが、いきなりバックオフィス業務を外部委託するのはハードルが高いと感じる企業様が多くいらっしゃいます。
そのため、まずおすすめしたいのは、社内ヘルプデスクのBPO化です。
社内ヘルプデスクは、社員のITトラブルを解決する重要な仕事ですが、自社で運用すると人材やコストの負担が大きくなります。昨今の人手不足から人員が確保できず、知らぬ間に属人化が進んでしまうと後々大変な目に合うため、早めの対策が必要です。
BPOを活用すれば、専門的な知識やスキルを持つ外部のパートナーに任せることができ、仕事の時間短縮や品質向上が期待できます。
まとめ
この記事では、ヘルプデスクのBPO導入について解説しました。
・BPOとは、自社の業務プロセスを一括して外部に委託すること
・BPOを導入する目的は、業務効率化やコスト削減、コア業務への集中
・導入のメリットは「高品質なサービスの提供」「コスト削減」「業務の平準化」
・導入のデメリットは「情報漏洩のリスク」「コストがかかる」
・導入時におさえておきたいポイントは「実績」「セキュリティ」
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