「ワークフロー」の適切な作成と活用は、業務の進捗に大きな影響を与えます。とくに、デジタル化を取り入れることで業務の効率がより進みます。
本記事では、効果的なワークフローのあり方やシステムの選び方について解説します。現状のワークフローに課題を抱えている方や、ワークフローシステムの導入を検討している方はぜひご覧ください。
ワークフローシステムとは？
ワークフローシステムとは、業務の手順や流れをデジタル化し、情報の管理や共有を効率化するためのシステムです。
業務全体の流れだけでなく、各部署や各従業員の役割を明確にできるため、スムーズな進行が可能になります。また、手続きの簡略化や作業時間の短縮も可能となり、業務の効率化に大きく貢献します。
ワークフローシステムの基本機能
ワークフローシステムは、システムごとに多少の違いはあるものの共通する基本機能が備わっています。一般的には、フォーム作成機能や申請機能、承認機能、通知機能、管理機能、外部システム連携機能などがあります。
これらの機能を活用することで、ワークフローの作成や更新、管理がスムーズに行えるため職場内での情報共有の効率も大幅に向上します。それでは、ワークフローシステムによくある基本機能を見ていきましょう。
フォーム作成機能
ワークフローシステムの基本機能のひとつが「入力フォーム作成機能」です。業務に必要な申請や報告をウェブ上で入力したり作成したりできる機能で、各種手続きを効率化するのに役立ちます。
ワークフローシステムでの入力フォームの作成は、一見難しそうに感じるかもしれませんが、基本的な操作を覚えれば初心者でも簡単に扱えます。
フォーム作成機能を活用すれば、相談や意思疎通がスムーズになり「言った」「言わない」といったトラブルの防止にもつながるでしょう。
申請機能
ワークフローシステムによくある「申請機能」は、申請書の作成を効率化するための基本機能です。
単に申請書を作成するだけでなく、テンプレートの作成や記載項目の設定もできるため、誰でも統一されたフォーマットで適切な申請が可能になります。
また、申請の進捗状況や差し戻し、却下の履歴を管理できるものも多いため、申請プロセスの透明性が向上しスムーズなやり取りが実現できるでしょう。
承認機能
「承認機能」は、入力フォームを通じて提出された申請を承認し職場全体で共有するための機能です。あらかじめ承認者を設定できるため、誰がどの申請を承認するのかが明確になり、スムーズな処理ができるようになります。
また、代理承認機能が搭載されたワークフローシステムであれば、申請作成時に複数の承認者を設定できるほか、申請内容に応じて適切な承認ルートを自動的に振り分けることも可能です。
ワークフローシステムの承認機能を活用することで、承認者が不要な申請を個別に確認する必要がなくなり、迅速で的確な判断が可能になります。
通知機能
ワークフローシステムの「通知機能」は、申請や承認が行われた際に自動的に関係者へ通知を送る仕組みです。承認機能と密接に関わっており、リアルタイムで申請や承認の状況を共有できるため、業務の遅れを防ぐのに役立ちます。
また、通知の配信範囲を設定できるものもあるため、パソコンやスマートフォン、タブレットのメールやチャットツールなど、業務効率化に適切な連絡手段を選びましょう。
通知機能のあるワークフローシステムを選定することで承認者は申請をすばやく把握でき、迅速な対応が実現可能になります。
管理機能
ワークフローシステムには、業務の進捗状況を可視化する分析機能、システムの安全性を確保するセキュリティ機能、申請書などの文書を整備する機能といった「管理機能」があります。
管理機能をセキュリティ面で活用する際は、業務の担当範囲や権限を適切に設定することで不正アクセスを防げるでしょう。
管理機能を文書整備として活用する際は、フォーマットの誤りをチェックしたり記入ルールを統一したりすることで、業務の標準化と効率化を図れます。
外部システム連携機能
ワークフローシステムによくある「外部システム連携機能」は、他のシステムやアプリケーションと連携し、業務の効率化を図れる機能です。
複数のシステムを個別に使用すると、情報の管理が煩雑になることで進捗の把握が難しくなってしまうことがあります。そういった場合に外部システム連携機能を活用すれば、ワークフローシステムを通じて一元管理が可能になります。
具体例として、ワークフローシステムを社内のコミュニケーションツールや文書管理システム連携することで、よりスムーズな業務運営が実現できるでしょう。
ワークフローシステムの選び方
ワークフローシステムは多機能ですが、自社の業務内容や職場環境に適したものを選ぶことが重要です。
企業の規模や利用環境によって最適なシステムは異なるため、導入前にしっかりと要件を整理し、適した機能や使いやすさを考慮しましょう。ここからは、ワークフローシステムの基本の選び方を解説します。
操作性で選ぶ
ワークフローシステムを選ぶ際は、操作性のよさが重要です。システムに詳しい担当者にとって使いやすいだけではなく、全従業員が無理なく利用できるかを考慮して選びましょう。
とくに、社内でITスキルにばらつきがある場合は、初心者でも直感的に操作できるシステムを選ぶことでスムーズな導入と活用が可能になります。
柔軟性や拡張性で選ぶ
ワークフローシステムの選び方のコツは、外部システムとの連携や機能拡張のしやすさを考慮することです。業務の発展に合わせて柔軟に対応できるシステムであれば、長期的に活用しやすくなります。
また、通知機能の設定範囲や対応端末の種類など、業務環境に応じたカスタマイズの拡張性も確認するとよいでしょう。
セキュリティや運用方法で選ぶ
ワークフローシステムは、情報共有の効率を高める一方でセキュリティ対策が不十分な場合、情報漏洩やデータ破損などのリスクが増大します。そのため、会社の規模や利用する従業員数を考慮し、適切なセキュリティ機能を備えたシステムを選びましょう。
また、大規模なプロジェクト全体を管理するのか、部署ごとの業務を管理するのかといった運用目的に合ったワークフローシステムを選ぶことで、より効果的な活用が可能になります。
企業規模で選ぶ
企業やプロジェクトの規模によって、ワークフローシステムの選び方は異なります。大企業や大規模なプロジェクトでは、複雑な情報処理や多部門との連携が必要なため高機能なシステムが求められます。
一方、中小企業では使いやすさやシンプルな操作感が重要となり、従業員全員がスムーズに活用できるシステムを選ぶことがポイントになります。
大企業向けワークフローの特徴
大企業向けのワークフローは、多くの従業員が関与するため権限設定が複雑になる傾向があります。
責任者だけでなくその補佐役などもワークフローの承認に関係することが多く、誰がどのような決定を行い、またどの情報を閲覧できるのかをあらかじめ明確にしておくことが必要です。
また、承認の申請や意思決定を行う際にも複数の経路を必要とする場合が多く、情報が適切な権限を持つ担当者に伝達されるような機能が求められます。こうした権限管理と同時に、セキュリティの確保も欠かせない要素です。
中小企業向けワークフローの特徴
中小企業向けのワークフローでは、誰が見ても内容や流れを直感的に理解できるようなわかりやすさが重要です。
中小企業は指揮系統が比較的シンプルなことが多いため、業務の手順やリアルタイムの進捗がひと目で把握できるワークフローシステムを選ぶのがおすすめです。
また、中小企業ではすべての従業員がITやシステムに詳しいわけではありません。これまで紙媒体を中心に業務を進めてきた人でも抵抗なく使えるよう、シンプルで使いやすい操作性が求められます。
ワークフローシステムを選ぶ際の注意点
ワークフローシステムを導入する際は、システムの比較検討を進める上で注意すべきポイントがいくつかあります。ここからは、とくに注意しておきたい点について詳しく解説します。
システムを選ぶ前に自社の目的を明確にする
ワークフローシステムにはさまざまな機能がありますが、機能が多いほど優れているというわけではありません。
例として、既存のシステムを利用している場合は、拡張性や外部との連携機能が重要になります。また、申請業務が多い場合は、申請に関する機能が充実した製品を選ぶことでスタッフの業務効率が高まります。
ワークフローシステムを選ぶうえで大切なのは、自社が導入する目的をはっきりさせ、それに必要な機能が備わっている製品を選ぶことです。
操作性が難しいものは避ける
ワークフローシステムを選ぶ際は、ITに詳しくない従業員でも簡単に操作できる製品を選ぶことが重要です。
導入時の従業員のスキルに合わせるのではなく、担当者が変わっても問題なく操作できるよう、誰にでもわかりやすい操作性を備えたシステムを選びましょう。
機能性に過不足がないかを確かめる
ワークフローシステムを選ぶ際の注意点として、自社が本当に必要としている機能が適切に備わっているかどうかを確認しましょう。現状において不要な機能がいくら充実していても意味はなく、費用対効果の面でもマイナスになってしまいます。
必要以上に高性能なワークフローシステムを選ぶのではなく、実際の利用目的に見あったものを選びましょう。機能面で過不足のない製品を選ぶことが重要です。
利用し続けられる価格帯のものを選ぶ
ワークフローシステムの導入では、ランニングコストも意識しましょう。
一度導入したワークフローシステムを長く使い続けるためには、自社にとって負担にならず、機能面とのバランスが取れた価格帯の製品を選ぶことが重要です。安さだけを優先せず、費用対効果をしっかり見極めましょう。
サポート体制を確認する
ワークフローシステムを選ぶ際には、トラブルに備えて事前にサポート体制を確認することが大切です。
充実したサポートがあるワークフローシステムは費用が高くなる傾向にありますが、安心して長く使うためには取り入れてもよいでしょう。口コミなども参考にし、サポート内容をあらかじめ確かめるのもおすすめです。
セキュリティ面に不安がないか確認する
ワークフローシステムを選ぶ際の注意点として、セキュリティ対策があげられます。一般的なワークフローシステムは一定の水準が確保されていますが、万が一のリスクを考えるとセキュリティ面での妥協は避けましょう。
必要な機能や費用面などとのバランスを取りながら、安全に利用できるワークフローシステムを選ぶことが重要です。
まとめ
ワークフローシステムの選び方次第で、業務効率や費用対効果に大きな差が発生します。自社のワークフローシステム導入目的や期待する効果を明確にし、企業やプロジェクトの規模に応じて適切な製品を選びましょう。
ワークフローシステムの選び方にお悩みの方は、ぜひ弊社の「ワークフロー導入支援メニュー」をご活用ください。弊社は、設立から40年分のITノウハウを蓄積しており、ITトレンドを織り交ぜたご提案が可能です。ワークフローの検討・導入・展開時に起こりがちな課題に対して手厚くサポートいたします。
