Microsoft 365を導入している企業の中には「SharePointがあるのは知っているけれど、うまく活用できていない」と感じている担当者の方も多いのではないでしょうか？
SharePointはファイル共有だけでなく、社内ポータルの構築やワークフローの作成など、業務効率化につながる機能を幅広く備えています。
本記事では、SharePointの基本的な使い方を7つご紹介します。自社にあった活用方法を検討する際のヒントとして、ぜひ参考にしてみてください。
SharePointとは？
SharePointは、Microsoftが提供する「コラボレーションプラットフォーム」です。
多彩な機能を提供しており、社内ポータルサイトの構築や文書管理、チームサイトの作成など、企業の情報共有ツールとして幅広く活用されています。
Microsoft 365の一部として提供されており、WordやExcelなどのOfficeアプリケーションとの連携がスムーズに行えます。
SharePointの特徴
SharePointの最大の特徴は、柔軟性と拡張性にあります。単純なファイル保存場所として使うこともできれば、本格的な業務アプリケーションとして使うことも可能です。
権限管理機能により、部署やプロジェクトごとに適切なアクセス制御を設定できます。さらに、検索機能が充実しているため、大量の文書やデータの中から必要な情報をすばやく見つけられるといった特徴もあります。
OneDrive・Teamsの違い
Microsoft 365にはSharePoint以外にも「OneDrive」や「Teams」といったツールがあり、混同されがちです。それぞれの役割を整理しておきましょう。
- OneDrive
個人用の「クラウドストレージ」であり、個々のユーザーがファイルを管理するのに向いています。 - Teams
チャット機能やオンライン会議をメインとする「メッセージングツール」です。 - SharePoint
組織全体で情報を管理し、社内ポータルを構築するための「プラットフォーム」です。
SharePointは、社内ポータルの作成やドキュメントの整理など組織的な利用を想定しているため、OneDriveやTeamsと組み合わせることで社内コミュニケーションを効率的に進められます。
SharePointの基本機能＆便利な使い方7選
ここからは、SharePointの基本的な機能と便利な使い方を7つご紹介します。業務で活用できるものばかりなので、まずは自社の課題に合いそうなものから試してみましょう。
使い方①サイト（ポータル画面）の作成
SharePointでは、目的に応じたサイト（ポータル画面）を作成できます。サイトの種類は大きくわけて「チームサイト」と「コミュニケーションサイト」の2つです。
それぞれ、以下のような特徴があります。
- チームサイト
特定の部署やプロジェクトメンバー間で、ファイル共有や共同作業を行うためのサイトです。メンバーを指定して運用できるため、日常的なチームでの業務活用に向いています。 - コミュニケーションサイト
全社向けのお知らせや社内報のように、広い範囲に情報を発信する目的で使うサイトです。
サイトは、SharePointのホーム画面からサイト作成を選択し、種類やテンプレート、必要事項を設定することで作成できます。なお、利用できる機能や作成方法は、組織の設定や権限によって異なる場合があります。
使い方②ニュース機能による情報の共有
SharePointには、サイト（ポータル画面）上で手軽に情報発信できる仕組みが備わっています。代表的なものが「ニュース機能」です。
ニュース機能を使えば、サイトのトップページに社内向けのお知らせやトピックスを記事形式で投稿できます。画像やリンクを挿入してビジュアル豊かなページを作れるため、メールで一斉送信するよりも読みやすく、情報が埋もれにくいという特徴があります。
また、各ニュースページにはコメント機能があるため、読んだメンバーがリアクションや質問を残すことも可能です。一方通行の情報発信ではなく、双方向のやりとりが生まれやすい環境を作れるといったメリットもあります。
使い方③ファイルの共有
SharePointの最も基本的な使い方が、ファイルの共有です。
SharePoint内の「ドキュメントライブラリ」にファイルをアップロードすれば、アクセスできるようになります。なお、ファイルはドラッグ＆ドロップで簡単にアップロード可能です。
ファイルやフォルダごとに権限管理を整理し、各ユーザーやグループに個別でアクセス権を設定すれば、組織全体で効率的にドキュメントを扱えます。
ファイルを共有リンクとしてメールで送信することも可能です。共有リンクには有効期限を設定することも可能なため、セキュリティを保ちながら外部パートナーとの業務効率化も実現できます。
WordやExcel、PowerPointのファイルは、SharePointに保存したままブラウザや対応アプリから編集でき、複数人による同時編集にも対応しています。
使い方④リストの作成
SharePointの「リスト」機能は、さまざまな情報をデータベースのように管理できる機能です。Excelのような見た目で、タスク管理や課題管理、備品管理、顧客リストなど、多様な用途で活用できます。
SharePointのリスト機能は、複数人が同時にデータを入力・更新できるうえに、入力規則やビュー（表示の切り替え）などを簡単に設定できます。フィルターや並べ替え機能を使うことで、必要なデータだけをすぐに抽出できる点がメリットです。
使い方⑤アンケートの作成
SharePointでは、アンケートを実施しやすい仕組みを構築できます。
例として、Microsoft Formsで作成したアンケートフォームをSharePointサイトに埋め込むことで、社内アンケートを効率的に運用できます。回答結果も確認しやすいため、アンケートの集計やレポート作成をスムーズに進められます。
使い方⑥ワークフローの作成
SharePointはPower Automateと連携することで、申請や承認といった定型業務を自動化するワークフローを構築できます。
Power Automateにはあらかじめ豊富なテンプレートが用意されているため、ゼロからワークフローを設計する必要はありません。社内で利用しやすいテンプレートを選んで条件やアクションを調整するだけで、実用的なワークフローが完成します。
なお、SharePointでワークフローを作成できる「SharePoint 2013 ワークフロー」という機能が提供されていましたが、2026年4月2日で完全に廃止※されます。
※参考：SharePoint に組み込まれているワークフローについて
使い方⑦権限の設定
SharePointでは、サイトやライブラリ、フォルダ、ファイル単位で細かく権限を設定できます。基本的な権限設定には、以下のようなものがあります。
- フルコントロール
- デザイン
- 編集
- 投稿
- 読み取り
- 制限付きアクセス
- 表示のみ
適切に権限を管理することで、必要な人だけが必要な情報にアクセスできる環境を構築できます。情報漏えいリスクの軽減や内部統制の観点からも、権限設定はSharePoint運用において欠かせません。
SharePointを活用するメリット
SharePointを導入することで得られるメリットは多岐にわたります。単なるファイル保存場所としてではなく、Microsoft 365と連携することで社内の情報共有や業務管理をより進めやすくなります。
ここからは、SharePointを活用するメリットを3つご紹介するので、ひとつずつ見ていきましょう。
Microsoft 365と連携しやすい
SharePointの最大のメリットは、Microsoft 365と連携しやすい点です。
WordやExcel、PowerPointなどのファイルをSharePoint上で共同編集できるだけでなく、OutlookやTeamsなど日常的に使用するツールとシームレスに連携できます。
部署やチームごとに情報を整理しやすい
SharePointを活用するメリットとして、部署やプロジェクト単位でサイト（ポータル画面）を分けて運用できることも挙げられます。
例として、営業部のサイトには営業資料や顧客情報を、開発部のサイトには技術ドキュメントや進捗管理リストを、といった形で情報を整理できるため「あの資料はどこに保存されているのか」と探し回る時間を削減できます。
社内情報を一元管理しやすい
社内における情報管理の課題として、ファイルサーバーや個人PC、クラウドストレージなど、様々な場所にデータが散在しがちだという企業は多いのではないしょうか？
SharePointを活用することで、分散している情報を一元管理できます。また、SharePoint内での情報管理を徹底することで、社員が必要な情報にたどり着くまでの導線を整備できます。
SharePointを使うときの注意点
便利で様々な使い方ができるSharePointですが、運用するにあたっていくつか気をつけておきたいポイントがあります。
それでは最後にSharePointを使うときの注意点を解説するので、事前に把握してスムーズな活用につなげましょう。
デザインのカスタマイズ性には限界がある
SharePointのサイト（ポータル画面）は、使いやすさとシンプルさを重視したデザインになっています。そのため、デザインのカスタマイズ性は一般的なWebサイト構築ツールと比較すると制限があります。
カラーテーマやレイアウトの変更は可能ですが、大幅なデザイン変更やブランディング要素の反映には限界があります。
そのため、SharePointはあくまで「情報共有と業務効率化のためのツール」と捉え、デザイン面にこだわりすぎないことが現実的な活用のコツです。
権限管理を整理する
SharePointは柔軟に権限設定ができる反面、ルールを定めずに運用してしまうと権限構造が複雑化しやすいという側面があります。
運用を始める前に、権限の付与ルールを明確に定めておくことが大切です。基本的にはグループ単位で権限を管理し、個別のファイル単位での権限変更は最小限にとどめる運用方法がおすすめです。
また、定期的に権限を見直すなど、不適切な権限や退職者の権限が残っていないかをチェックする機会を設けることも重要です。
運用ルールを決める
SharePointの活用を社内で定着させるためには、運用ルールの策定が欠かせません。具体的には、以下のような項目を事前に決めておくとよいでしょう。
- ファイルの命名規則
- フォルダの構成ルール
- ファイルのアップロード・更新時のルール
- 不要データの削除基準
- 権限設定のルール
こうしたルールが曖昧なまま運用を始めると、SharePoint上にサイトやファイルが乱立し、かえって情報を見つけにくくなる恐れがあります。とくに、複数部署や大人数で利用する場合は、定期的にサイトの整理や情報の棚卸しを行う体制を整えましょう。
このようなSharePointの運用に不安があるという方は、外部のシステム開発会社やITコンサルタントに相談することをおすすめします。支援実績が豊富なプロ視点での分析により、最適なSharePointの運用方法が見つかる可能性が高まります。
当社は設立から40年分のITノウハウを蓄積しており、Microsoftツールの運用改善を支援する「ITあんしんサポート」を提供しております。SharePointの活用や運用体制の整備でお困りの方は、ぜひ当社へご相談ください。
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まとめ
SharePointは、ファイル共有や社内サイトの構築、ワークフローの自動化など、多彩な機能を持つ情報共有プラットフォームです。
ただし、SharePointのサイトデザイン設計や権限設定の扱いには注意が必要で、事前に運用ルールを明確に定めておくことが肝心です。
SharePointの基本機能や使い方を理解し、自社のニーズに合った形で運用することで、組織全体の業務改善を目指しましょう。
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