大企業向けのクラウドとして注目される「SmartDB」は、企業の業務効率化やペーパーレス化を支援するサービスです。
SmartDBの導入によってどのような機能が活用できるのか、また、SmartDBの導入が向いている企業の特徴や注意点などを詳しく解説します。SmartDBの基本や特徴を理解し、導入の際に活用できるポイントを見ていきましょう。
SmartDBとは？
「SmartDB」とは、株式会社ドリーム・アーツが提供する大企業向けのクラウドサービスです。
煩雑な作業を簡略化することで、迅速な意思決定や業務の最適化が可能となるクラウドソリューションです。また、書類管理や申請、決裁などの業務プロセスをデジタル化することで、業務効率化の実現を支援しています。
SmartDBの特徴
SmartDBが注目される理由のひとつに、現代のビジネスニーズに対応した多彩な機能があります。ここからは、SmartDBの基本的な特徴についてご紹介します。
自社の業務に適した機能を活用することで、業務効率化やDX推進の効果を最大限に引き出せるでしょう。
ノーコードで柔軟な業務アプリ開発が可能
SmartDB最大の特徴である「ノーコード開発対応」により、プログラミングの知識がなくても業務アプリの作成が可能です。
開発のスピードが向上し、専門エンジニアに依存することなく現場のニーズに合わせた柔軟なアプリ構築ができます。これにより、業務の最適化を迅速に進められるでしょう。
高度なワークフロー機能で複雑な承認フローにも対応
SmartDBの強みは、高度なワークフロー機能を備えている点です。承認ルートが複雑になりがちな大企業やプロジェクト管理に適しており、スムーズな意思決定を支援します。
SmartDBのワークフローの導入で、承認の進捗管理が可視化できるだけでなく、フローの自動化により業務の停滞を防げるようになります。
外部システムとの連携が充実
SmartDBは、既存の業務システムとの連携を前提に設計されており、データの一元管理が可能です。
複数のシステムと統合することで業務のクラウド化をスムーズに進められるため、導入時の混乱を最小限に抑えられるでしょう。
モバイル対応でリモートワークが可能
SmartDBは、パソコンだけでなくスマートフォンやタブレットにも対応しているため、場所を問わず業務を進められます。
テレワークの推進による柔軟な働き方の実現を目指せるため、従業員の負担の軽減や生産性の向上に貢献します。また、対面で行っていた非効率な業務を改善できるため、業務効率の向上も期待できます。
多言語対応でグローバル企業にも最適
SmartDBは、日本語・英語・中国語の3言語に対応しています。海外拠点との連携が必要な企業やグローバル市場を視野に入れている企業にとって、スムーズな業務運用が可能となるでしょう。
ペーパーレス化で社内のDXを加速
SmartDBの導入により書類の電子化が進み、社内のDX推進が加速します。また、書類の作成や管理の手間を削減することで、業務の透明性を高めることが可能です。
SmartDB によるDX推進で情報共有の効率アップを狙い、意思決定の迅速化にも取り組んでみましょう。
SmartDBの機能
SmartDBは、業務の効率化や管理強化を支援するさまざまな機能を備えています。ここからは、SmartDBの主な機能を3つご紹介します。
基本機能
SmartDBの「基本機能」には、業務のデジタル化を支援するさまざまなツールが含まれています。
申請や承認のワークフロー機能は、専門知識がなくても高機能なフォーム作成が可能で、業務プロセスの効率化を図れます。また、ワークフロー管理機能により、複雑な業務プロセスもシステム上で一元管理できます。
基本機能としては、テレワークやリモートワークをサポートするコミュニケーション機能も充実しており、社内外の関係者とのスムーズな連携を実現します。
さらに、ダイナミックブランチ機能により複数のデータの集約や可視化ができるようになるため、情報の整理や数値の自動集計が可能です。
また、セキュリティ面では外部からの不正アクセスを防ぐだけでなく、内部統制や監査機能も備えており、情報漏洩リスクの軽減に貢献します。
連携機能
SmartDBは外部システムとの「連携機能」が充実しており、さまざまな業務システムとスムーズに統合できます。
電子契約サービスや請求書発行サービス、会計システム、購買管理システムとの連携により、契約業務や会計処理、発注管理などを効率化できます。
また、Microsoft 365やInsuiteXなどの業務効率化ツールとも連携可能で、従来の業務フローを維持しながらSmartDBの機能を活用できます。既存システムとの親和性を保ちつつ、より柔軟な業務環境を構築しましょう。
管理機能
SmartDBには、日常の運用をスムーズに行うための「管理機能」が備わっています。ユーザー管理やアプリケーションの利用状況を詳細に把握できるため、システムの稼働状況を簡単に可視化できます。
こうした利用状況の分析はグラフ表示で確認でき、ユーザー数やログイン頻度を一目で把握することが可能です。
さらに、データベースごとの利用状況も期間やユーザーの行動別に分析でき、どの機能がどのように活用されているのかを評価できます。これにより、導入後のシステム運用の最適化を目指せるだけでなく、利用状況に応じた改善策の考案が簡単にできるようになるでしょう。
SmartDBが向いている企業の特徴
SmartDBの特徴を理解したうえで、自社は導入に適しているかどうかがわからないとう方もいるのではないでしょうか。ここからは、SmartDBが向いている企業の特徴をご紹介します。自社の状況と比較してみましょう。
従業員数の多い大企業
SmartDBは、大規模な組織向けに設計されたクラウドサービスです。複雑なワークフローの作成や管理が可能で、膨大なデータの可視化や分析にも適しています。
従業員数が多い大企業では意思決定や承認フローが複雑になりがちですが、SmartDBの高度な管理機能により、効率的な運用が可能になります。
膨大な文書を一元管理したい企業
文書管理の効率化を求める企業にも、SmartDBは最適です。クラウド上でデータを一元管理し、検索や共有をスムーズに行えるため、担当者への個別送付や煩雑な管理作業が不要になります。
管理機能やコミュニケーション機能が充実しているため、書類の確認や承認作業をスピーディーに進められます。
ノーコードでワークフローの社内開発を進めたい企業
SmartDBは、プログラミングの専門知識がなくても、ノーコードで業務アプリやワークフローを構築できます。そのため、システム開発のためにエンジニアの確保が不要で、自社内で必要な業務プロセスの設計や改善ができます。
業務のデジタル化を進めながら、運用の柔軟性も確保したい企業に適したワークフローです。
SmartDB導入の注意点
SmartDBは多機能で便利なクラウドサービスですが、導入を成功させるためには事前にいくつかのポイントを押さえておく必要があります。
導入前に業務プロセスの見直しを行う
SmartDBを最大限に活用するには、導入前に業務プロセスを見直すことが重要です。現在の業務フローの中で非効率な部分や改善すべき課題を洗い出し、SmartDBをどのように活用すれば最適化できるかを具体的に検討しましょう。
ワークフローシステムの導入だけで業務が自動的に改善されるわけではないため、SmartDBを導入する目的を明確にすることが大切です。
プロジェクトチームを発足し課題を洗い出す
SmartDBの導入にあたっては、プロジェクトチームを発足して、具体的な課題を整理することが求められます。業務のどの部分をSmartDBで改善できるのかを明確にし、導入後にスムーズな移行ができるよう準備を進めましょう。
要件定義などの導入準備が甘いと、期待した効果が得られないだけでなく導入後に問題が発生する可能性があるため、事前の計画が欠かせません。
導入後にギャップが生じないよう社内教育を行う
SmartDBは専門的なスキルがなくても利用できますが、ITに不慣れな従業員にとっては、操作方法で困ることもあるでしょう。
SmartDBの導入後に「思っていたほど業務効率が上がらない」といったギャップを防ぐためにも、事前に社内研修やマニュアルの整備を行い、従業員がスムーズに利用できる環境を整えましょう。
まとめ
SmartDBは、ワークフローの最適化やペーパーレス化、テレワークの推進など、現代のビジネス環境に適した多機能なクラウドサービスです。
SmartDBの導入により、業務の効率化や意思決定の迅速化が期待できますが、適切に活用するには事前の準備と社内の運用体制の整備が欠かせません。
自社の課題にあったワークフロー機能を見極め、DX化やクラウド化の一環としてSmartDBの導入を検討してみてはいかがでしょうか。
弊社は、設立から40年分のITノウハウを蓄積しており、ITトレンドを織り交ぜたご提案が可能です。ワークフローの検討・導入・展開時に起こりがちな課題に対して手厚くサポートいたします。
