「ワークフローシステム」を導入すると、業務はどのように変わるのでしょうか。本記事では、システム導入によって得られるメリットや、業務効率化への影響についてわかりやすく解説します。ワークフローシステムの導入についてお悩みの方は、ぜひご覧ください。
ワークフローシステムの必要性
ワークフローシステムが必要とされる理由として、業務の流れを明確に整理し効率を高めることがあげられます。
従来の紙ベースのワークフローは、書類の紛失や申請承認の遅延、人的ミスなどが起こりやすく業務効率が低下する原因となっていました。ワークフローシステムを導入することで、こうした非効率な要素をカットし、意思決定や情報共有を迅速に進められます。
また、ワークフローシステムでは担当者ごとの進行状況や承認プロセスが可視化されるため、業務の透明性が向上し組織全体の生産性アップにもつながります。
ワークフローシステムを導入するメリット
ワークフローシステムの導入によって期待される最大のメリットは、業務の効率化を実現できる点です。
業務の流れが明確になり、必要な情報がスピーディーに共有されることで、承認や意思決定のプロセスが円滑になります。また、情報の伝達不足や意見が食い違うなど、これまで起きていた課題も解消されるでしょう。
さらに、IT技術を活用することで人為的なミスが減り、作業の正確さや生産性が高まるといったメリットも期待できます。それでは、ワークフローシステムを導入するメリットについて詳しく見ていきましょう。
申請・承認の時間が短縮できる
紙のワークフローで手間がかかっていた申請や承認は、システムを導入することで時間を大幅に短縮できます。担当者に必要な情報や資料がリアルタイムで共有されるため、資料送付などの手間が省けるのもメリットでしょう。
また、スマートフォンやタブレットからでも確認や承認が可能になることで、意思決定者が不在でも承認プロセスが停滞せず、スピーディーな業務進行を実現できます。
内部統制を強化できる
ワークフローシステムを導入すると、業務ごとの担当者や承認者を明確化できるため、内部統制が強化できるのもメリットでしょう。
本来の担当者以外が勝手に決定を下したり、作業を別の従業員に押しつけたりすることを防げるほか、手書きの書類のワークフローでは起こりがちな書類の改ざんや不正な承認などのリスクも低減できます。
ペーパーレス化でコストを削減できる
ワークフローシステムを導入すると紙の使用量が減るため、印刷やコピー、郵送にかかっていたコストを削減できます。
また、紙媒体の保管や管理に必要なスペースや手間も削減できるため、オフィス環境の改善にもつながります。
書類管理の負担や人的ミスが減る
ワークフローシステムを導入すると、必要な書類をデータとして一元管理できるため、書類の紛失や取り違えなどの人的ミスが防げます。
また、ワークフローなどの情報へのアクセスが簡単になることで、書類を探す手間や確認漏れなどによる業務停滞を軽減できるのもメリットです。
テレワークに対応できる
書類の送付が不要になることでやり取りがオンライン上で完結し、従業員が離れた場所にいても円滑に業務を進められます。
ワークフローシステムを導入することで現代の多様化した働き方へ柔軟に対応できるため、人材の有効活用や離職率の低下といったメリットも期待できます。
ワークフローシステムの導入ステップ
ワークフローシステムの導入効果を十分に引き出すためには、事前の環境整備が重要です。
まずはプロジェクトチームを編成し、現状の業務や課題を洗い出したうえでワークフローシステムを選定しましょう。システムの運用体制を整えテストが完了した後、社内展開とトレーニングを行うとスムーズな流れで導入できます。
ここからは、ワークフローシステムを最大限活用するための導入ステップを詳しく解説します。
プロジェクトチームを編成する
ワークフローシステムを導入する担当者だけでなく、実際にシステムを使う現場の従業員も含めてプロジェクトチームを組むことが重要です。
前提として情報システム部門が主導する形でワークフローシステム導入プロジェクトを進めることにはなりますが、利用者の視点やニーズを反映し、双方が協力して進めることで、実用的で効果的なシステムの構築が可能になります。
現状の業務や課題を洗い出す
ワークフローシステム導入に向けてプロジェクトチームを編成したあとは、現在の業務にどのような課題があるのかを明確にしましょう。
単なる「コスト削減や業務効率化」といった抽象的な目的ではなく、具体的にどの課題をどう解決したいのか、どの機能が有効なのかをプロジェクトチーム内で徹底的に検討することが大切です。
課題や目的が具体的になればなるほど必要な要件が明確になるため、ワークフローシステム導入の効果が高まります。
ワークフローシステムを選定する
現状の課題や業務の改善目的が明確になったら、それらを解決できる機能をもったワークフローシステムを選定しましょう。
システムの機能だけではなく、導入後のランニングコストやセキュリティの充実度、サポートの手厚さなども考慮し、費用対効果のバランスが取れた製品を選ぶことが重要です。
運用体制を整えテストする
ワークフローシステムを無理なくスムーズに導入するためには、運用を担当するメンバーを明確に決めておく必要があります。具体的に、誰がどの業務や管理を担当するのかを事前に確定しましょう。
また、運用担当者のスキルや負担を考慮することも重要です。プロジェクトチームを立ち上げる際に、メンバーに対して適正をヒアリングするのもよいでしょう。
運用体制を整えた後、社内でテストを実施しましょう。全社的に導入する前にテストを行うことで、運用課題や問題点を発見することが目的です。
ワークフローシステム導入前の運用体制整備とテストを実施し、自社に適した進め方で無理なく継続できる体制づくりを行うことが重要です。
社内展開しトレーニングを行う
ワークフローシステムを全社的に導入する際は、全従業員が不安なく使えるようトレーニングを行うことが重要です。
社内での事前トレーニングを十分に実施し、全員が操作に困らない環境を整えることで、導入したワークフローシステムの効果を最大限に引き出せます。
とくに、デジタルやIT技術に不慣れな従業員への配慮を行い、全員が安心して使えるように教育を進めましょう。
ワークフローシステムの選定ポイント
ワークフローシステムは機能が充実しているだけでは意味がなく、自社の従業員が無理なく使えるものであることが大切です。
最適なワークフローシステムを選ぶためには、自社の課題や従業員のスキルにあった選び方が必要となります。ここからは、ワークフローシステムの具体的な選定ポイントを解説します。
自社の規模や目的にあったものを選ぶ
ワークフローシステムを失敗なく選ぶためには、自社の企業規模や業務の目的に適した製品を検討することが重要です。
企業の規模により必要となる機能や価格帯が異なるため、ワークフローシステムを導入することで何を解決したいのか、どんな業務改善を目指すのかを明確にして、適切なシステムを選ぶようにしましょう。
操作性や機能性など直感的に使いやすいものを選ぶ
全従業員がワークフローシステムをスムーズに使いこなせるようになるためには、シンプルでわかりやすい操作性や機能性が必須です。
高機能なワークフローシステムでも、使いにくければ導入効果が十分に発揮されないため、デジタルやIT技術に詳しくない従業員でも簡単に利用できる、直感的で使いやすい製品を選ぶことも検討しましょう。
現状の業務を再現できるか確認する
ワークフローシステムを選ぶ際は、現在行っている業務の流れをそのまま再現できるかどうかを確認しましょう。
単に新しいワークフローシステムを導入するのではなく、既存の承認手順や業務ルールに無理なく対応できるものを選ぶことが重要です。
ワークフローシステム導入後のスムーズな定着を目指すためには、現場のニーズに沿った使いやすさを重視することがポイントです。
他のシステムと連携できる柔軟性で選ぶ
他のシステムやアプリケーションとの連携機能が充実していれば、既存のシステムを活かしながら業務を効率的に進められるため、導入時の負担やコストを抑えられます。
ワークフローシステム導入後のイレギュラー業務への対応方法を考え、連携機能が適切な柔軟性を備えているかを確認しておきましょう。
セキュリティ面も考慮する
ワークフローシステムの導入時にセキュリティが不十分だと、情報漏えいやデータ紛失などの大きなリスクが生じます。
企業規模やシステムの利用範囲によって必要なセキュリティレベルは異なるため、自社の求める要件に最適なセキュリティ環境を選ぶことが大切です。
ワークフローシステムの導入を検討する際は、業務効率化の実現だけでなく安全性の確保もしっかり検討しましょう。
対応言語を確認する
ワークフローシステムを選ぶ際は、将来的な利用環境を考えて対応言語を確認することが重要です。
現状は日本語のみで十分でも将来グローバル展開を検討している場合は、多言語に対応しているワークフローシステムを選ぶことで、スムーズに拡張できます。
とくに外国籍の従業員がいる場合や海外拠点との連携がある場合は、必須要件として多言語対応を選定しておくとよいでしょう。
まとめ
ワークフローシステムを導入することで、業務効率化やコスト削減など多くのメリットが得られますが、十分に活用するためには自社の課題や目的に合わせた製品を慎重に選ぶことが大切です。
導入する目的や企業規模、利用する従業員のスキルなどを踏まえて綿密な計画と事前準備を行い、自社に最適なワークフローシステム検討しましょう。
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