BIのことはなんとなく知っているけど、実際はどのように使うの？難しいんじゃないの？と思っている方も多いのではないでしょうか。
本記事では、BIとは一体どんなもので、どのような目的をもって導入すべきものなのか、導入した場合のメリット・デメリットまで、今さら聞けないBIの基本について解説していきます。
BIとは
企業の各部署内に存在する膨大なデータを集め、分析、加工を行うことで、経営戦略のための意思決定に活用する取り組みのことを言います。
企業は、加速する社会の変化に対応するために、リアルタイムな情報の把握とスピーディーな判断が求められます。
BIをビジネスの中に取り入れることで顧客の動向をより詳細に把握し、分析することができます。事業戦略を立てるときの意思決定にも役立ち、企業の成長に必要不可欠と言えるでしょう。
昨今、ビッグデータへの注目が集まるにつれ、正確に分析・活用するためのソフトウェアであるBIツールを導入する企業が増えています。
BIツールの目的・役割
BIツールの目的・役割は、膨大なデータから必要な情報を抜き出し、ビジネスの拡大や売上拡大に活用するために分析・解析し、可視化することです。また、重要なのはデータ解析のプロではない、ビジネスワーカーの誰もが使えることです。
BIツールを導入していれば、「あ！あのデータが欲しい！」と思ったときにササっとデータを集計し、分析結果を表示させることができるようになり、まさに意思決定にとてもマッチしたシステムと言えます。
ユーザー別の目的としては、以下のようなものがあります。
経営層
経営戦略のための意思決定を素早く行いたい経営者に向けた資料では、直感的に判断しやすいようにグラフや表をメインに経営利益や売上などを可視化。また、顧客のニーズや市場動向を予測したシミュレーションを実施し、意思決定に活用する。
各部門担当者
売上目標達成のため、顧客の動向を反映したより細かい数字をメインにした表を作成したり、過去の売上情報から商品の売れ筋を予測した表を作成する等、専門家ではない担当者が膨大なデータから簡単に予測や傾向を可視化することができる。
導入前に目的を明確化しておくことで、長く使えるツールとして活躍させることができます。
BIツールを導入するメリット・デメリット
次に、BIツールを導入するメリット・デメリットを見ていきます。
メリット
BIツールを導入するメリットはたくさん存在しますが、大きくは以下４つに分けられます。
- 各部署で管理される膨大なデータをひとつにまとめて分析できる
- データの集計・分析の時間が大幅に短縮される
- 分析結果をわかりやすく可視化でき、スピード感ある判断ができる
- 課題の早期発見が可能
- データの集計・分析の時間が大幅に短縮される
企業が保有するデータは、部署ごとや各個人で管理されていたり、社内の至るところに保管されています。このような状態では、せっかくのデータを活用することができません。膨大なデータをBIツールで一元管理し、多くのビジネスワーカーでデータを共有することで分析が可能になります。
- データの集計・分析の時間が大幅に短縮される
ツールが導入されていない場合、ほとんどの企業ではExcelが使われているのではないでしょうか。Excelの場合、欲しい分析結果を表示させるまでにはデータの整理から始まり何重にも分析が必要になったりと非常に時間を要する場合が多いです。
BIツールを導入するとスピーディーに結果を表示させることができ、手間と時間を大幅に削減することが可能になります。
- 分析結果をわかりやすく可視化でき、スピード感ある判断ができる
BIツールを用いたデータの可視化は、人が作業するよりも早く、正確です。また、リアルタイムな分析結果をスピーディーに確認できるため、より素早い意思決定が可能になります。
- 課題の早期発見が可能
データを分析したりシミュレーションを行う過程で、潜在的な課題や問題点を早期に発見することも可能です。課題の早期発見は、企業としての損失を防ぐことにもつながります。これまでは気付かなかった課題をBIツールで洗い出すことが可能になります。
デメリット
デメリットを上げるとすると、以下3つが考えられます。
- 導入や維持にコストがかかる
- 導入時の設定が難しい
- 導入の目的が曖昧な場合、使われなくなることが多い
- 導入や維持にコストがかかる
BIツールの導入には一定のコストがかかります。料金形態も様々で、ライセンス購入の場合は、事前に導入目的を明確にして運用をスタートさせなければ社内に定着しないことも考えられます。また、BIツールと一口に言っても 製品は多数存在しており、製品によって得意不得意やUIの違い等、細かく違いがあります。そのため操作が難しい場合は結局活用されずに予算の無駄づかいになってしまう可能性があります。
- 導入時の設定が難しい
BIツール導入時は、各種システムからデータを抽出し加工したり、社内に蓄積されたデータを活用しデータベースを作成する必要があります。導入目的を意識し、必要に応じた設定を行わなければいけません。非常に手間がかかる作業のため、外注企業に設定してもらうのもひとつの手段です。
- 導入の目的が曖昧な場合、使われなくなることが多い
導入したはいいものの、「やりたいことができない」場合や、「使いづらい」場合は結局使われなくなってしまう可能性があります。導入前に十分に検討を重ねて、目的のみならず、UIが使いやすいか等、ツールの比較を行うことも重要です。
まとめ
BIツールに関する基本的な解説を行いましたが、概要はご理解いただけたでしょうか。
メリットばかりではなくデメリットも存在しますが、導入前にしっかりと計画を立てて、自社に合ったツールを選択することで間違いなく企業の成長につながるツールになります。
導入前の計画から、当社にてお手伝いさせていただきます。
まずはお気軽にご相談ください！
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BIツールの基本機能や導入を成功に導くポイントは、次章で詳しく解説します。
