BPOを活用した業務改善とは？メリット・デメリットや導入時のポイントを解説します

BPOを活用することで大きく業務改善できる可能性があるのですが、意外と知っている人は少ないようです。

BPOとは、企業内で取り組んでいる業務内容の一部または全部を専門企業に委託することを指します。BPOを活用することで、これまで圧迫されていた業務内容がスムーズに遂行できるようになり、人的負担の軽減や空いた時間で別のコア業務に注力する時間の確保が可能になります。

この記事では、BPOに関心を持つ方に向けてBPOのメリット・デメリット、導入時のポイントについて解説していきます。BPOについて詳しく理解して、競争力強化を目指しましょう。

ー　BPO活用ガイド配布中　ー

業務改善に着手しようとしても、なかなかうまく結果を出せずに取り組みが終了してしまった経験がある方必見！
BPO導入を検討するための無料ガイドをご用意しました。
導入前チェックリストを自社の課題あぶり出しにご活用ください。

BPO活用ガイドはこちら

BPOを活用した業務改善とは

BPOとは、Business Process Outsourcing の略語で、ルーチン作業や非コア業務を外部の専門企業に委託することを指します。

ルーチン作業とは毎月必ず発生する業務のことで、経理部門であれば伝票の入力や請求書の封入作業などがあげられます。非コア業務とは、企業の主な事業活動とは直接関係のない業務のことで、ITサポート業務やヘルプデスクなどが対象となります。

BPOとアウトソーシングの違い

BPOとアウトソーシングは似ていますが、いくつかの違いがあります。アウトソーシングは、特定のタスクやプロジェクトを外部の専門企業に委託することを指しますが、BPOは非コア業務のプロセス全体を外部の業者に委託することを指します。

BPOとアウトソーシングの違いについては、以下で詳しく解説していますので合わせてご確認ください。

BPOを活用した業務改善のメリット

BPOを活用した業務改善の最大のメリットは、コストを削減しつつ、より重要なコア業務に資源を集中できることです。これにより、さらに重要な戦略的投資に資金を再配分する余裕が生まれます。

よりわかりやすく以下4つに分けてメリットご紹介します。

業務の標準化がスムーズに進む

BPOを活用することで、これまでは担当者に依存していた業務プロセスが明確化し、不要な工程が排除されます。この工程を業務の標準化と呼び、企業で問題になりがちな業務の属人化を解消することができます。

BPOを活用した業務の標準化により、業務効率化やミス軽減による品質向上が期待でき、社内のリソースをより重要な業務に集中させることが可能になります。

品質の向上が期待できる

BPO専門企業は、特定の業務領域における専門知識と経験が豊富であることが多く、そのような企業に委託することで業務の品質が向上します。特に顧客向けのカスタマーサポートでは、熟練したスタッフが対応することにより、顧客満足度の向上が期待されます。

コストを削減できる

BPOの活用は、コストがかかるように感じてしまいがちですが、実際は人件費や運営費を削減できます。もちろんBPO企業へ支払う費用は別途発生するのですが、BPO企業は業務プロセスの効率化や最適化を行っているため、社内運用に比べ対応スピードが向上し、結果的にはコストが削減されていることがほとんどです。

また、BPO導入は月間20時間、30時間などの時間単位での契約が可能な点もあり、企業の利益率向上に貢献します。

リソースをコア業務へ投入できる

昨今人手不足が問題になっている日本では、採用をかけてもなかなか人が集まらないことが多いようです。しかし、ノンコア業務をBPO企業に委託することで、社内の限られたリソースをコア業務に集中させることが可能になり、これが大きなご業務改善へと繋がります。より付加価値の高い活動に焦点を合わせ、競争力を強化できます。

BPOを活用した業務改善のデメリット

BPOを活用した業務改善にはメリットが多いのですが、一部デメリットも存在します。ここでは、お客様が心配しがちな4つの項目をご紹介します。

ノウハウが蓄積しない

BPOを利用すると、特定の業務をBPO企業に委託することになるため、社内でノウハウが蓄積されにくくなるというデメリットがあります。たとえば、社内ヘルプデスク業務を外部に委託した場合、企業内には問合せ内容に関する知識や経験が蓄積されにくくなります。

そのため、将来的に同業務を内部で行うことになった際に、スタッフの教育や業務の質向上が困難になるおそれがあるのです​​。

しかし、事前に「取得したデータは全て一覧化して提出する」「週に1度ミーティングを行う」などの情報共有方法を決めておけば、ノウハウが蓄積しないといった心配は不要になります。

情報漏洩対策が難しい

BPOの活用は、外部企業と業務上の情報を共有することになるため、情報漏洩リスクの範囲が広がります。また、BPO企業は一拠点で複数企業のBPO業務を対応している場合があります。管理がきちんとなされていない企業であれば、他社に機密情報が漏洩してしまったり、サイバー攻撃により顧客情報が漏洩してしまうリスクがあります。

しかしBPO企業選定時に、必ず業者のセキュリティーポリシーや運営場所（BPOセンター）の確認を行うなど、事前確認を徹底することで情報漏洩リスクを低減させることができます。

導入までに時間がかかる

すぐに業務改善に取り組もう！と思っても、BPOを活用する場合「頼んですぐ翌日から」というスピード感では難しいものです。業務が停滞することなくスムーズな運営をするために、事前にキャッチアップ期間を設けます。業務内容にもよりますが、最低2週間～は時間がかかると思っておきましょう。

しかし、いち早くBPOを活用した業務改善を行いたいという場合は、キャッチアップ期間を最低限にし、引継ぎをしながら並行してBPOを運営する方法もあります​​。企業によって対応可・不可がありますので、事前にできるだけ早く導入したい旨を伝えておきましょう。

BPOを活用した業務改善を行うときの重要なポイント

まず、BPO導入において注意すべき点は、目に見える金額だけで判断しないということです。”安かろう悪かろう”といういう言葉があるように、当初の目的である「業務改善する」という目的を達成できなくなる可能性があります。

BPOを活用した業務改善を成功させるためにも、以下ポイントを抑えて検討を進めましょう。

依頼したい業務に特化した業者を選ぶ

BPO活用の成功には、まず依頼したい業務に特化した業者の選定がとても大切です。たとえば、ITヘルプデスクをアウトソースしたい企業は、ITヘルプデスクに長けているBPO企業を選ぶことが望ましいです。これまでの経験数に加え、どのような規模で対応しているのかも確認しておきましょう。

しっかりと委託先を選定することにより、専門知識と経験が活かされるため、自ずと業務効率や品質が向上します。

依頼する業務範囲を明確にしておく

業務範囲が明確でないと、要望に沿った対応がなされない可能性が高くなります。データ入力業務を依頼する場合、具体的にどのようなデータ入力作業を委託するのか、一日辺りどのくらいの分量を処理するのか、納期はいつまでにするかなどを明確に指定すると認識のずれがなくなり、効果的な運営が期待できます。

セキュリティ体制が整っている業者を選ぶ

どのような業務を委託する場合も、情報漏洩のリスクを最小限に抑えるために、BPO企業のセキュリティ体制を確認しましょう。情報セキュリティマネジメントシステム（ISMS）やプライバシーマークなどの認証取得も、セキュリティ体制が整っているかの基準になります。

また、前述したように複数社の業務を受託している可能性も高いため、1つの部屋でまとめて業務を行っている企業は避けるようにしましょう。個別にセキュリティルームを設けている等、セキュリティに関する意識が高い企業の選定が必須条件です。

継続的改善を提案してくれる

良きパートナーとなるBPO企業は、単に指示された業務をこなすだけではなく、プロセスの改善や効率化のための提案を積極的に行います。業務フローの最適化だけでなく、より高い品質や生産性を実現する方法を提案してくれます。

このような継続的改善は、長期的に見ても企業の競争力を高め、持続可能なビジネスの成長を支援してくれることでしょう。

まとめ

この記事では、BPOを活用した業務改善を目的に詳しく解説しました。

業務改善に向けた取り組みを考えている企業様は、是非BPOの活用をご検討ください。弊社ではBPOセンターの見学会を行っておりますので、気になる方はお気軽にお問い合わせください。

1社2名様までランチ付きでご案内しております。