BIツールの存在は知っている。
やりたいことも決まっている。
あとはどのツールが自社にマッチしているか見極めたい。
でもそれが一番難しい・・・！
と思っているそこのあなた。
現場の声から作成した比較表を無料で配布中！
本ページではBIツール導入を成功に導く３つポイント、ツール選定時の５つの選定ポイントをご紹介します。
基本的な機能についてもおさらいしていきます。
BIツール導入を成功に導く３つのポイント
BIツールを成功されるための秘訣とは？ズバリ、３つのポイントを押さえておきましょう。
- 利用者やキーマンへ教育を行う
- スモールスタートで導入を行う
- 導入目的を明確にする
１つ１つ確認していきましょう。
利用者やキーマンへ教育を行う
BIツールを永く活用していくためには、事前に使用者を決定し教育を行うことがとても重要です。
各部門の利用者やキーマンに教育を行うことで、導入の目的や、目的に沿った操作方法を学ぶことができ、とっつきにくさを軽減できます。また、キーマンを押さえておくことで周囲に浸透しやすくなり、より活発に利用される傾向が見られます。
スモールスタートで導入を行う
最初から完璧なシステムを作り上げるはことは不可能です。全体像を意識しながらも、まずは小さなポイントを押さえたツールを導入し、徐々に広げて理想的なシステムを作り上げることが、成功までの最大の近道と言えます。
「どのように導入するか」ばかりを考えるのではなく、「どのような目的で使いたいか」を考える必要があります。
導入目的を明確にする
BIツールはあくまでツールであり、導入するだけで全てのデータを分析してくれるわけではありません。
具体的な課題を洗い出し、優先順位をつけて取り組めるよう事前に準備をしましょう。
導入を推進する部門だけで決定するのではなく、実際に操作する実務者を交えて課題を整理し、目的を明確にしていきましょう。
どのBIツールにする？５つの選定ポイント
BIツール導入時の重要視するポイントについて解説していきます。
主に以下５つをおさえておきましょう。
- 重要視する機能の決定（レポーティング機能、データマイニング機能、データ分析機能）
- 専門知識のない人でも、継続的に利用できるか（操作性が良いか）
- 既存のデータとの連携がしやすいか
- ランニングコストはどのくらいかかるか
- 手厚いサポートが受けられるか
重要視する機能の決定（レポーティング機能、データマイニング機能、データ分析機能）
マーケティング分析をよりよくしたいのであれば、データマイニング機能・データ分析機能が強いものを、経営判断を底上げしたいのであればレポーティング機能が充実したもの、など重要視するポイントを決めて、各社のツールを比較すると良いでしょう。
専門知識のない人でも、継続的に利用できるか（操作性が良いか）
事前に活用シーンを想定し、BIツールを操作する人員を絞っておきましょう。そのうえで、ITリテラシーを問わず、経営者や一般事務職員など、どのような人員でもスムーズに操作しやすいものか、試験導入を実施しましょう。
既存のデータとの連携がしやすいか
例えば、経理部と営業部では別のデータベースを使って情報を管理している、等という場合が存在すると思います。導入後に、営業部のデータベースは連携できなかった！などがないように、事前に社内の情報を集約し、連携可否を確認しておきましょう。
ランニングコストはどのくらいかかるか
社内の体制が変わることで、想定以上のランニングコストがかかってしまうことが考えられます。ライセンスごとに費用がかかる場合が多いのですが、クライアントフリーなどのライセンス数が関係ないものも存在します。その場合は別途月々保守費用がかかってくる場合もあり、将来的な体制も考慮し、事前に費用感の見積を行いましょう。
手厚いサポートが受けられるか
思い通りの結果を得られない場合はサポートに問い合わせることが可能です。質問へのレスポンスはスピーディーか、また、平日休みの企業と土日休みのサポートでは困ったときにすぐに対応してもらうことができないため、その辺りもしっかりと押さえておきましょう。
導入時に社員向けの研修を開催してくれるかどうかも確認しておくと良いでしょう。
ExcelとBIツールの違いは？Excelの不得意をカバーするのがBIツール
分析するならExcelで十分じゃないの？と思う方もいらっしゃるのではないでしょうか。
確かにExcelは使い慣れており、今やどの企業にも必要不可欠なツールです。
しかし、Excelは大量のデータ分析には向いていません。
大量のデータを投入したExcelは、なかなか開かない、保存時にエラーが発生する、処理中が長すぎる・・・・など、経験がある方もおられるのではないでしょうか。
そのような事象を回避するために、四半期や年度ごとにファイルを分けて分析していくとファイルが増産され、煩雑化してしまうのです。
このように、Excelの苦手分野である”大量のデータ”を扱う作業は、大の得意であるBIツール導入で解決可能です。
BIツールの基本機能
最後に、BIツールの基本機能をおさらいしておきましょう。
主に、ダッシュボード機能、レポーティング機能、データマイニング機能、データ分析機能の４つの機能が搭載されています。
ダッシュボード機能【データの可視化】
ダッシュボード機能とは、取り込んだデータを表やグラフ、ヒートマップなどで可視化することをいいます。
数字の羅列だけでは把握しずらい情報も、表やグラフ化したものだと直感的に認識しやすくなり、迅速な意思決定に貢献します。
データ集計・レポーティング機能【誰でも簡単にレポート作成】
BIツールは様々なデータを集約し、簡単にレポート作成を行うことができます。
WordやExcelにも対応しているため、BIツールを扱えない方々にもいつでも共有が可能です。
定型レポートについては、あらかじめ設定しておくと自動でレポートを作成してくれる大変便利な機能です。
データ分析機能【BIツールの得意分野】
専門的な知識がない人でも、集約されたデータを様々な角度から多角的に分析することができます。
売上分析、予実分析、財務分析などを個別に分析し、それらを統合した経営分析を行うことも可能です。大量のデータを高速でスピーディーに処理する機能が備わっています。
データマイニング機能【規則性や傾向を発掘】
大量のデータを分析し、その中から規則性や傾向を発掘（発見）する機能です。既存データから気づきをあたえてくれ、売上アップや業務改善につながります。
まとめ
せっかく予算をかけて導入するのだから絶対に成功させたい！
というのが、担当者や経営者の本音だと思います。
大きく目標を決め、小さくスタートしていきましょう。
小さく始めることは、一見遠回りのようで実は成功への一番の近道なんです。
弊社では、豊富なIT人材、提案事例をもとに皆様からのご相談を受け付けておりますので、まずはコチラまでお気軽にご相談下さい。
- BIツールを導入したいけど、なにから始めたらいいかわからない
- たくさんあるサービスの中から比較検討している
- Excelとは何が違うの？
皆様のお悩み、不安を解決します。
現場の声から作成した比較表を無料で配布中！
