Excelで毎日同じ作業を繰り返していて「この作業、自動化できないかな？」と思ったことはありませんか？
そんなときに役立つのがVBAです。VBAは、Microsoft Officeに標準搭載されているプログラミング言語のひとつであり、専門知識がなくても比較的簡単に業務の自動化を始められます。
本記事では、VBAの基本やマクロとの違い、使い方のステップまでを初心者向けにわかりやすくご紹介します。
VBAとマクロの違いとは？
VBAを理解するうえで、まず整理しておきたいのが「マクロ」との違いです。マクロの基本を理解して、VBAとの違いを確認していきましょう。
マクロの基本
マクロとは、一連の操作手順を記録して自動実行する機能のことを指します。例として、Excelで毎日同じ計算処理やデータ整理を行う場合、その操作をマクロとして記録することで、ワンクリックで同じ作業を繰り返すことが可能です。
マクロはコンピューター業界全体で使われている概念で、Microsoft Officeのアプリケーションに限定されるものではありません。他のソフトウェアでも、類似の自動化機能は「マクロ」と呼ばれています。
VBAとマクロの違い
マクロが「操作を記録・再生する機能」であるのに対し、VBAは「マクロの中身を記述するためのプログラミング言語」です。つまり、マクロは仕組みや機能そのものを指し、VBAはその仕組み（マクロ）を動かすための言語という関係にあります。
簡単にまとめると、マクロは「自動化の仕組み」、VBAは「その仕組みを実現する言語」と覚えておくとよいでしょう。
VBAとは？
ここからは、VBAそのものについて詳しく見ていきましょう。
VBAとはどのような言語で、どんな場面で使われているのかを把握しておくことで、日常業務における活用シーンをイメージしやすくなります。
VBAの基本
VBAは「Visual Basic for Applications」の略称で、Microsoft社が開発したプログラミング言語です。Visual Basicという言語をベースにしており、比較的シンプルなコード設計になっているといった特徴があります。
なお、Microsoft Office製品に組み込まれており、アプリケーション内で動作します。
VBAが使われる主なソフト
VBAは、主に以下のMicrosoft Officeのデスクトップアプリで利用できます。利用シーンもあわせてご紹介しているので、見ていきましょう。
- Excel：データ分析・計算の自動化
- Word：定型的な文書作成・書式設定の自動化
- Access：データベース操作・帳票作成の自動化
- PowerPoint：定型的なスライド作成・編集の自動化
- Outlook：メール送信・予定管理の自動化
VBAはとくにExcelでの利用が圧倒的に多く、業務の自動化といえば「Excel VBA」を指すケースがほとんどです。
VBAがよく知られている理由
VBAが広く知られている理由のひとつとして、「Excel」というビジネスの必須ツールに組み込まれていることが挙げられます。
Excelはほとんどの企業で導入されており、日々の業務で使われています。VBAは、そのExcelに最初から搭載されている言語だからこそ「まず試してみよう」という手軽さに繋がります。
さらに、インターネット上にはVBAに関する情報やサンプルコードが数多く公開されています。困ったときに検索すれば解決策が見つかりやすいことも、VBAが多くの方に知られている理由です。
VBAの特徴
VBAは大規模開発向けの技術ではありませんが、Microsoft Officeならではの独自の強みがあります。ここからは、VBAの代表的な特徴を3つご紹介します。
Office製品に標準搭載されている
VBAの最大のメリットは、Microsoft Officeデスクトップアプリに標準で搭載されていることです。追加のソフトウェアを購入したり、開発環境を別途構築したりする必要はありません。
Officeライセンスを所持していればすぐに使い始められるため、企業での導入ハードルが非常に低くなっています。ただし、Web版のExcelではVBAマクロの作成・実行・編集はできないので、注意しましょう。
上記などの理由により、現在も継続して使えるOffice自動化の代表的な手段のひとつとして、VBAは活用されています。
定型業務の自動化に向いている
VBAは、繰り返し同じ処理を行う「定型業務」を自動化するのに向いています。
- 同じフォーマットでの報告書作成
- 大量なデータの整理や集計
- 定型パターンでの資料作成
上記のような毎日・毎週・毎月と定期的に行う業務で、手作業では時間がかかる業務をVBAで自動化すれば、大幅な時間短縮につながります。
初心者でも操作しやすい
VBAは他のプログラミング言語と比較して、すでにOfficeを使い慣れている人にとっては理解しやすいコード構造をしています。英単語に近い構文で記述するため、コードの内容を直感的にイメージしやすいという特徴があります。
また、簡単な自動化であれば、マクロの記録機能により実際の操作からVBAコードを確認できるため、コードを一から記述する必要がありません。
一方で、PowerPointやOutlookなどでは記録機能の扱いが異なるため、用途によってはVBAを直接記述する必要があります。
VBAの基本的な使い方
ここからは、ExcelにおけるVBAの基本的な使い方を5つのステップで解説します。はじめてVBAに触れるという方は、まずは簡単なコードを動かしてみるのがおすすめです。
①開発タブを表示する
VBAを使うには、まずExcelで「開発」タブを表示させる必要があります。初期設定では非表示になっているため、以下の手順で有効にしましょう。
- Excelでシートを開く
- ファイル→オプション→リボンのユーザー設定を選択
- 「開発」チェックボックスにチェック→OKを押す
- Excelのシートに切り替わり「開発」タブが表示されていれば完了
この開発タブには、VBAエディターを開くボタンやマクロに関連する機能がまとめられています。
②VBEを開く
Excelの開発タブが表示できたら、次は以下の手順でVBE（Visual Basic Editor）を開きましょう。
- 開発タブを選択
- Visual BasicをクリックしてVBEを開く
VBEは、VBAコードを記述・編集するための「専用エディター」です。
VBEの画面は、左側にプロジェクトエクスプローラー（現在開いているExcelファイルやシートの一覧）、右側にコードウィンドウ（コードを記述するエリア）が表示される構成になっています。
③標準モジュールを追加する
VBAのコードを記述するには、コードの記述先となる「標準モジュール」を以下の手順で追加しましょう。
- VBEの「挿入」タブを選択
- 「標準モジュール」を選択して新しいモジュールを追加
標準モジュールとは、VBAコードを記述するための専用の場所です。標準モジュールを追加することで、コードを書き込めるようになります。
モジュールには「Module1」「Module2」のような名前が自動的に付けられますが、後で分かりやすい名前に変更することも可能です。
④VBAコードを入力する
標準モジュールを追加すると、右側のコードウィンドウにカーソルが表示され、コードを入力できる状態になります。
Microsoftが提供している「Microsoft Learn」では、VBAのコードを一覧で確認できるようになっているのでぜひ活用してみてください。
参考記事：関数 (Visual Basic for Applications) – VBA
最初はシンプルなコードを入力し動かして、どのようにセルが書き換わるかを確かめながら進めるとよいでしょう。
⑤VBAコードを実行・保存する
入力が完了したVBAコードは、以下の手順で実行・保存してみましょう。
- VBEの「実行」ボタンを押下
または「Sub/UserFormの実行」を選択 - 作成したコードを指定しExcelのワークシート上で結果を確認
- 「.xlsm」形式の拡張子で保存する
VBAコードを問題なく実行できた後は、必ず保存しましょう。VBAコードを含んだExcelファイルは、通常の拡張子である「.xlsx」形式ではなく、「.xlsm」などのマクロ有効ブック形式で保存する必要があります。
この手順を忘れると、せっかく書いたVBAコードが消えてしまう可能性があるため、ファイルを閉じる前に必ず「マクロ有効ブック」で保存するようにしましょう。
VBAの注意点
業務の自動化ツールとして便利なVBAですが、運用にあたっては注意しておくべきポイントもあります。ここからは、VBAの注意点を解説します。事前に把握しておくことで、トラブルを未然に防ぎましょう。
属人化を避ける運用が必要
VBAで作成したマクロや自動化した業務は、作った本人しか内容を理解できないという「属人化」の状況に陥りやすい傾向があります。
VBA運用の属人化が進んでしまうと、担当者の異動や退職でVBAコードの修正やメンテナンスができなくなり、業務が滞ってしまいます。
こうしたリスクを避けるためには、以下のような対策が有効です。
- 作成したVBAコードにコメントを残す
- VBAの操作マニュアルを作成する
- 複数人でVBAコードの内容を共有する
VBAの属人化に不安があるという方は、外部のシステム開発会社やITコンサルタントに相談することをおすすめします。支援実績が豊富なプロ視点での分析により、最適なVBA運用方法が見つかる可能性が高まります。
当社は設立から40年分のITノウハウを蓄積しており、属人化したVBAやExcel業務の運用改善を支援する「ITあんしんサポート」を提供しております。VBAの属人化対策や運用体制の整備でお困りの方は、ぜひ当社へご相談ください。
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VBAでできることには限界もある
VBAはExcelを扱ううえで効率化を図りやすい手段ですが、Office製品を超えた広範囲のシステム構築や、大規模データベースの操作には向きません。
また、複雑な機能拡張が得意というわけではなく、あくまでOffice製品に内蔵されている範囲での自動処理がメインです。
例として、数百万件規模のビッグデータを瞬時に処理するためには、別のプラットフォームが必要になります。VBAは、あくまで事務作業を効率化する選択肢のひとつとして活用するのがおすすめです。
VBAはどんな企業に向いている？
それでは最後に、VBAの活用がとくに効果的な企業の特徴をご紹介します。自社に当てはまるかどうか、チェックしてみてください。
Excelの定型業務が多い企業
日々の業務においてExcelで表計算やデータ管理を頻繁に行う企業は、VBAを活用するメリットが大きいです。
手作業で行っている発注管理や売上報告など、ほぼ決まった入力形式で繰り返し業務を行っているケースではVBAが向いています。
とくに、毎日・毎週・毎月といった頻度で同じ作業を繰り返している場合、VBAによる自動化での時間削減効果は非常に大きくなります。
予算をかけずに今すぐ自動化したい企業
業務自動化のためのシステム開発は、多額の費用がかかるだけでなく、検討や導入のための開発にも時間がかかります。
その点、VBAはOfficeデスクトップアプリに標準搭載されているため、ライセンスさえあれば追加コストなしで利用可能です。また、開発環境も不要なため、VBEの設定をするだけですぐに使い始められます。
まずはスモールスタートで業務の自動化を目指したい企業にとっては、VBAの活用が向いているといえるでしょう。
まとめ
VBAは、Microsoft Officeに標準搭載されたプログラミング言語で、定型業務の自動化に優れた効果を発揮します。
Excelの開発タブから手軽に始められるうえに、VBAはシンプルなプログラム構文になっているため、初心者でも扱いやすいといった魅力があります。
一方で、VBAには属人化のリスクもあるため、運用ルールを整備しながら活用することが重要です。業務効率化の第一歩として、VBAの導入を検討してみてはいかがでしょうか？
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