基幹システムは、企業の中心的な業務を支える重要なシステムです。
企業が大きくなればなるほど導入されているシステム数も増えていくもので、自社の基幹システムは一体どれなんだろう？とお思いの方もいらっしゃるでしょう。もしくは、基幹システムの新規導入や入替をお考えの方もおられるかもしれません。
今回はそのような方に向けて、基幹システムとは何か、基幹システム導入のメリットやデメリットをご紹介します。基幹システムは企業にとって非常に重要なシステムとなるので、導入にあたって知っておきたいポイントなどを理解しておき、慎重に検討を進めることをおすすめします。
基幹システムとは？
基幹システムとは、社員が業務を進める上で、その活動を支える業務効率化システムやソフトウェアのことを指します。まず、基幹システムの基本について見ていきましょう。
基幹システムの役割と定義
基幹システムの役割は、企業の経営活動のコアを担い、業務の効率化を目指すことです。例えば、会計や販売、購買、人事など経営を支える業務を効率化するために導入されることが多くなっています。
「基幹」という言葉が分かりにくさを助長しているのですが、多くは「販売管理」「購買管理」「在庫管理」「人事」「生産管理」などのシステムがセットになったもの基幹システムと呼びます。
基幹システムの種類
基幹システムには、主に「販売管理システム」「購買管理システム」「在庫管理システム」の３つの種類があります。
以下の表で、基幹システムによってどのような役割があるか見てみましょう。
| 基幹システムの種類 | 主な役割 |
| 販売管理システム | ・販売情報の一元管理と販売分析 ・顧客情報の管理と販売履歴の追跡 ・売上予測や販売戦略の策定 |
| 購買管理システム | ・発注から納品までのプロセス管理 ・最適な購入タイミングや数量の判断 ・供給者との契約管理や評価 |
| 在庫管理システム | ・在庫の数量と保管位置の管理 ・適切な在庫数の維持 ・在庫の過剰または不足による損失の防止 |
基幹システムとERPシステムの違い
基幹システムとERP（Enterprise Resource Planning）システムはしばしば混同されますが、実際には異なる概念を指しています。
基幹システムは、販売管理、在庫管理、会計、人事、生産管理など、企業の重要な業務を助けるシステムであり、カスタマイズにより自社に最適なのものを作ることができます。
一方、ERPシステムは、より広範囲の業務を統合し、企業全体をスムーズに運営するためのシステムです。様々な業務を「つなげて」管理することができます。
簡単にまとめると、基幹システムは企業の大事な業務を効率的にするためのツールで、ERPシステムはその一歩先で、会社全体の資源をうまく使いこなすための大きなシステムと考えるといいでしょう。
基幹システム導入のメリット
次に、基幹システムを導入することのメリットを見ていきましょう。基幹システム導入のメリットは「業務効率化」「コスト削減」「経営の見える化」の３つです。
業務効率化
基幹システムを導入することでの最大のメリットが業務効率化です。
基幹システムは、日常の業務を自動化することで、手間と時間を大幅に削減したり、手入力によるミスを防ぐこともできます。また、データの一元管理が可能となり、情報の共有や検索が簡単になるため、各部署間のコミュニケーションの効率も上がります。システムでまとめて管理されることで、意思決定のスピードや精度が向上し、業務プロセスがスムーズに進みます。
コスト削減
中長期的な視点で見ると、企業のコスト削減面でもメリットがあります。
業務の自動化や効率化により、人件費や時間コストを削減することができます。また、リアルタイムでデータ管理をすることで、在庫の過剰・不足による損失の防止にも繋がります。
正確なデータ分析に基づく資源配分と在庫管理の最適化により、余分な在庫コストや過剰投資を防ぐことも可能になります。
経営の見える化
基幹システムの導入によるメリットとして、経営の見える化が挙げられます。
売上推移、顧客動向、コスト構造など、経営分析に必要なデータを一元的に管理することで、スピード感を持って意思決定を行うことができます。また、データに基づいた経営分析や戦略策定もできるので、企業の競争力向上につながります。
基幹システム導入のデメリット
基幹システムにはさまざまなメリットがあることが分かりましたが、一方でデメリットもいくつかあります。導入の際には以下を留意しておきましょう。
導入コスト
一般的に基幹システムの導入には、多額の費用がかかります。システムのライセンス費用、導入に関するコンサルティング費用などの初期費用だけでなく、運用や保守など継続的に発生するコストもあります。
また、新規でシステムを導入する際には、そのシステムを使いこなすために社員への教育の期間も必要となります。
導入期間
基幹システムの導入には月単位で期間が必要なことがほとんどです。大々的なシステム移行の場合は、カスタムしてシステムを開発する必要があるため年単位になることも多くあります。
導入期間中は、移行に伴い業務に支障が出たり、既存のシステムに障害が発生する事もあります。このようなトラブルを防ぐためにも、計画性をもって導入スケジュールを設定する必要があります。
システム停止リスク
一番はじめにも説明した通り、基幹システムは企業のコアの部分を支えるシステムです。このシステムがもし停止してしまった場合、企業活動だけでなく、サービスを利用する顧客にも大きな損害が出る可能性があります。
このようなリスクを防ぐために、定期的にバックアップを取る体制を整えておいたり、メンテナンスを怠らないよう対策が必要です。
基幹システム導入成功のポイント
ここまで、基幹システムの基本とメリット、デメリットについて解説してきました。では、導入の際は、どのような点に気をつければ良いのかについて目を向けてみましょう。
導入目的の明確化
基幹システムを導入する際には、まずは導入の目的をはっきりさせましょう。
導入の目的は、企業が提供しているサービスや経営戦略の方向性によりますが、業務効率化、コスト削減、データ分析の強化など、現在抱えている課題に対して具体的な導入目的を決めましょう。何を解決したいのか、どの業務プロセスを改善したいのかなど、より具体的に特定する必要があります。
導入目的がはっきり決まっていないと、どの基幹システムを導入するか、選定する際に失敗してしまう可能性が高まります。その後の運用にも関わってくるので、導入目的は必ず明確化しておきましょう。
慎重なシステム・ベンダーの選定
基幹システムを自社で開発する場合はあまり関係がないかもしれませんが、多くの企業がシステムの導入を外部に依頼するはずです。
基幹システムを支えるという重要な役目があるので、ベンダーの選定は慎重に行う必要があります。導入実績、サポート体制、コスト面での柔軟性など、多角的で比較をしベンダーを選定しましょう。
たまに耳にするのが、導入のコストを比較的安価に設定し、後々のサポート面は永年契約が必要で、しかも高めに設定されている場合などもありますので、コストだけを重視せず、全方位の確認を怠らないように十分注意しましょう。
社員の理解と協力
基幹システムの導入は長期間に渡る可能性があるだけでなく、社員の働き方を大きく変えることもあります。そのため、導入時には社員の理解と協力が必須と言えます。
導入の目的などをしっかり説明した上で、社員の不安を払拭し、エンゲージメントを高めていきましょう。また、導入後は利用方法などをレクチャーする時間を確保し、会社全体でシステムを使いこなせるような工夫も必要です。
まとめ
今回の記事では、基幹システムの基本と、メリット・デメリット、導入時のポイントなどを解説してきました。
- 基幹システムとは、社員が業務を進める上で、その活動を支える業務効率化システムやソフトウェアのこと（主に「販売管理」「購買管理」「在庫管理」「人事」「生産管理」などがある）
- 基幹システム導入のメリット
- 業務効率化
- コスト削減
- 経営の見える化
- 基幹システム導入のデメリット
- 導入コスト
- 導入期間
- システム停止リスク
基幹システムは企業の経営を支える重要なシステムであるが故、慎重に導入を検討を進めなければなりません。基幹システムの導入を検討している企業は、今回のポイントを参考にしながら、計画的に導入を進ていきましょう。
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大切なことは、メリット・デメリットを理解し、うまく使い分けをすることです。
