RFPサンプル付｜書き方とコピペで使える例文集【パワポテンプレ無料】

「システム開発やWebサイト制作に向けて、社内の要件をスムーズに整理したい」 「抜け漏れのないRFPを作成して、プロジェクトを効率的にスタートさせたい」
そんな担当者様の実務をサポートするために、本記事ではすぐに使えるツールとノウハウをご用意しました。多くの開発プロジェクトで使用されている標準フォーマットをベースに、コピペでそのまま使える「具体的な例文」と、自由に加工可能な「PowerPoint形式のサンプル」を無料で公開します。

RFPとはなにか、RFPを作成するメリットはなにかといったポイントも解説していますので、ぜひ最後までお読みください。

RFPとは？まずは意味と必要性をわかりやすく解説

RFP（提案依頼書）は、システム開発などのプロジェクトで自社の目的・要件を外部ベンダーへ伝えるための最重要ドキュメントです。ここではRFPの定義や読み方、作成の目的・重要性をわかりやすく解説します。

RFP（提案依頼書）の定義と読み方

RFP（アールエフピー）とは、システム開発などのプロジェクトにおいて、発注側（自社）が開発会社（ベンダー）に対して「どのようなシステムを作りたいか」「何を解決したいか」を伝えるために作成する文書のことです。

「Request for Proposal」の略で、日本語では「提案依頼書」と呼ばれます。RFPには、プロジェクトの概要、解決したい課題、求める機能、予算、スケジュールなどの要求事項が記載されています。

RFPは何のために作成する？システム開発・導入の成功を左右する理由

RFPを作成する最大の目的は、「プロジェクトの成功確率を上げるため」です。

明確なRFPがあることで、開発要件が具体的になり、最適なベンダーを選定できるようになります。結果として、開発リスクを事前に回避し、期待通りのシステムを予算内・スケジュール内で導入することが可能になります。

似た用語「RFI」「RFQ」との違い

RFPと混同しやすい用語に、RFI（情報提供依頼書）とRFQ（見積依頼書）があります。それぞれの役割と一般的な使い分けは以下の通りです。

• RFI (情報提供依頼書)： RFPを作る前の「情報収集」段階で使います。業界の技術動向や、大まかな費用感（概算）を知りたい時に依頼します。
• RFQ (見積依頼書)： 仕様が完全に決まった後の「最終価格決定」段階で使います。提案内容ではなく、価格条件のみを比較したい時に依頼します。

基本的には「RFI（情報収集）→ RFP（提案募集）→ RFQ（価格決定）」の順で進みますが、ある程度要件が決まっている場合はRFIを飛ばしてRFPからスタートするのが一般的です。

RFPを作成するメリット

RFPは単なる「お願い文書」ではありません。発注する企業側にもベンダーにも多くのメリットがあり、プロジェクト全体の成功を支える存在です。「口頭で伝えればいいのでは？」と思われるかもしれませんが、RFPを作成することで以下の大きなメリットがあります。

発注側のメリット3つ

見積もりの精度が上がる

「作りたいもの」があやふやな状態で見積もりを取ると、ベンダーはリスクを見越して高めの金額を提示するか、逆に安すぎて後から追加費用が発生する事態になりがちです。RFPで要件を明確にすることで、適正かつ精度の高い見積もりが得られます。

提案の質が揃う（比較検討がしやすくなる）

複数の会社に提案を依頼（コンペ）する場合、RFPという共通のルールがないと、各社がバラバラな解釈で提案を持ってきてしまいます。条件を統一することで、各社の提案内容や実力を横並びで公平に比較できます。

「言った言わない」のトラブル回避

プロジェクト後半で最も多いのが「この機能も入っていると思っていた」「いや、それは要件に含まれていない」というトラブルです。RFPで合意事項を文書化しておくことは、プロジェクトを守る保険となります。

・システム開発の見積7選|重要な確認ポイントは3つ！

ベンダー側のメリット2つ

提案精度の向上

「何を解決したいか（目的）」や「何を重視して選ぶか（選定基準）」が明確であれば、ベンダーは的外れな提案をせずに済みます。 「当社のこの技術なら、御社のその課題をこう解決できます」というように、自社の強みと顧客のニーズを合致させた具体的な提案が可能になり、受注率を高めることができます。

適正価格の提示

要件が曖昧なままだと、ベンダーは「後から機能追加や仕様変更が発生して赤字になる」リスクを恐れ、予備費（バッファ）を多めに乗せた高い見積もりを出さざるを得ません。 RFPで要件が明確になっていれば、ベンダーはリスク費用を削ぎ落とし、「現実的なスケジュール」と「競争力のある適正価格」を安心して提示できます。

【無料ダウンロード】RFPサンプル（PowerPoint形式）

システム開発プロジェクトだけでなく、「テンプレートを見ながら頭を整理したい」「社内プレゼンにも使いたい」という方のために、PowerPoint形式のRFPサンプルをご用意しました。

Excel形式のRFPは項目が細かすぎて全体像が見えにくくなることがありますが、PowerPoint形式であれば、プロジェクトの規模に合わせてスライドを増減しやすく、図やフローチャートも直感的に配置できます。

【本サンプルの特徴】

• 穴埋め形式ですぐに作成可能
• 図やフローチャートを貼り付けやすいレイアウト
• システム開発・Web制作・アプリ開発など全用途に対応

【コピペOK】RFPの書き方サンプルと必須項目（構成）・例文集

ここからは、RFPに最低限盛り込むべき必須項目と、書き換えるだけでそのまま使える例文を紹介します。 ダウンロードしたPowerPoint、または普段お使いのドキュメントにコピー＆ペーストしてご使用ください。

1. プロジェクト概要・背景（Why）

まず、「なぜこのプロジェクトを行うのか」をベンダーに伝えます。現状の課題と、達成したい目的（ゴール）を明確にしましょう。

【コピペ用 例文：Webサイトリニューアルの場合】

■現状の課題
現在のコーポレートサイトはスマートフォン非対応であり、モバイルユーザーの直帰率が60%を超えています。また、コンテンツの更新を制作会社に都度依頼しているため、情報発信のスピード感に欠ける点が課題です。

■本プロジェクトの目的
今回のリニューアルでは、「スマホ最適化（レスポンシブ対応）」と「CMS導入による社内更新体制の構築」を行い、問い合わせ数（CV数）を昨対比120%にすることを目的とします。

【コピペ用 例文：システム開発の場合】

■現状の課題

現行の顧客管理は各営業担当が個別のExcelで行っており、全社的なデータの共有ができていません。そのため、引継ぎ漏れや二重アプローチが発生しており、営業効率の低下を招いています。

■本プロジェクトの目的

クラウド型の顧客管理システム（CRM）を新規導入し、顧客情報の一元管理を実現します。これにより、「入力工数を50%削減」し、営業活動の品質向上と効率化を目指します。

2. 機能要件・業務要件（What）

どのような機能が必要かを記載します。ポイントは「絶対に実現したい機能（必須：Must）」と「できれば欲しい機能（尚可：Want）」を分けて書くことです。

【コピペ用 例文】

■必須要件（Must）

• 権限管理機能：部署・役職ごとの閲覧・編集権限（ロール）設定。
• 承認ワークフロー：申請→承認→決裁の多段階承認および代理承認機能。
• データ出力機能：検索結果のCSV/Excelダウンロード機能（二次加工用）。
• SSO連携：既存のグループウェア（Microsoft 365 / Google Workspace）アカウントでのシングルサインオン。
• ログ管理：操作ログ・アクセスログの保存（監査対応用）。

■尚可要件（Want）

• モバイル対応：外出先からスマホ・タブレットでの閲覧・承認操作。
• チャットツール連携：承認依頼や完了通知をSlack/Teamsへ通知。
• ダッシュボードのパーソナライズ：ユーザーごとにＴＯＰ画面の表示項目（ＫＰＩ等）をカスタマイズできる機能。

※尚可要件については、予算内で実装可能であれば提案に含めてください。

3. 非機能要件（セキュリティ・インフラ）

機能面以外で求められる性能やセキュリティ要件です。初心者の方が最も忘れがちな項目ですが、システム品質を左右する重要ポイントです。

【コピペ用 例文】

■インフラ・環境

• クラウドサーバー（AWS または Azure等）での構築を希望します。
• 対応ブラウザ：Google Chrome, Safari, Edgeの各最新版（IEは対象外とする）。
• スマホ対応：iOS/Androidの主要ブラウザでレイアウト崩れがないこと。

■セキュリティ・保守

• 全ページ常時SSL化（HTTPS）を行うこと。
• WAF（Web Application Firewall）を導入すること。
• バックアップ：1日1回、深夜帯に自動バックアップを取得し、過去7世代分を保管する設定としてください。

4. 予算・納期・体制図（How/When）

予算は決まっていなくても「想定レンジ」を示すことで、お互いのミスマッチ（100万円の予算に対し1000万円の提案が来るなど）を防げます。

【コピペ用 例文】

■予算感

• 初期開発費：500万円〜800万円（税別）
• 保守運用費：月額 5万円〜10万円以内 ※上記は想定であり、提案内容の費用対効果によってはこの限りではありません。

■希望納期

• 202X年4月1日 本番公開
• （3月中旬より社内受入テストを開始希望）

■プロジェクト体制

• プロジェクトオーナー：〇〇（弊社 代表）
• プロジェクトマネージャー：〇〇（弊社 企画部）

技術担当：〇〇（弊社 情報システム部

5. 提案・選定スケジュール

ベンダーがいつまでに何をすべきか、期限を明確にします。

【コピペ用 例文】

• RFP受領確認・参加表明：X月X日（金） 17:00まで
• 質疑応答締切：X月X日（水）
• 提案書提出締切：X月X日（月） 17:00必着
• プレゼンテーション審査：X月X日（木）〜 X月X日（金）予定
• 選定結果通知：X月X日（月）

RFP作成で失敗しないための3つの注意点

RFPを作成する際、初心者が陥りやすいミスがあります。以下の3点に注意してください。

現状の業務フローを無視しない

新しいシステムを入れる際、現場の実際の動き（業務フロー）を無視して機能だけで要件を決めると、使い勝手の悪いシステムになりがちです。必ず現場担当者にヒアリングを行い、「今どうやって仕事をしているか」「どこがボトルネックか」を把握してからRFPに落とし込みましょう。

要件を詰め込みすぎない

「せっかくだから」とあれもこれも機能を詰め込むと、予算オーバーになるだけでなく、開発期間が延び、操作も複雑になります。「必須（Must）」と「尚可（Want）」の優先順位をつけ、まずはスモールスタートを目指すのが成功の秘訣です。

不明点は「提案依頼」として投げる

技術的にわからない部分（サーバーのスペックや、最新のセキュリティ技術など）を無理に書く必要はありません。 「現在のアクセス数は月間〇〇万PVです。この負荷に耐えうるサーバー構成を提案してください」というように、プロであるベンダーからの提案を求める書き方で問題ありません。

良い提案を引き出す「ベンダー評価」のポイント

RFPを出して提案書が集まったあと、どの会社を選ぶべきか、選定で失敗しないためのポイントをご紹介します。

価格だけで選ばない（安物買いの銭失いを防ぐ）

最も安い提案が最良とは限りません。極端に安い場合、「必要な機能が含まれていない」「テスト期間が短すぎる」「担当者のスキルが低い」といったリスクが隠れていることがあります。価格の根拠を確認しましょう。

提案書だけでなく「体制図」と「実績」を見る

素晴らしい提案書でも、実際に開発するメンバーの経験が浅ければプロジェクトは失敗します。「誰がPM（プロジェクトマネージャー）をやるのか」「類似案件の実績はあるか」を必ず体制図で確認してください。

コミュニケーションコスト（相性）を確認する

システム開発は数ヶ月〜数年にわたるプロジェクトです。「質問へのレスポンスが早いか」「専門用語ばかり使わず、わかりやすく説明してくれるか」といった相性も、重要な選定基準です。

よくある質問（Q&A）

Q1. RFPの目的とは？

複数のベンダーから質の高い提案を効率的に収集し、最適なパートナーを選定することです。要件の明確化、公平な比較検討、リスクの最小化という3つの目的があります。

Q2. 「RFP」と「要件定義書」はどう違いますか？

RFPはベンダー選定前に作成する提案依頼文書、要件定義書はベンダー選定後に作成する詳細仕様文書です。目的と作成時期が大きく異なります。

Q3. RFP作成にどのくらいの期間がかかりますか？

小規模なら2-4週間、中規模なら1-2ヶ月、大規模なら2-3ヶ月が目安です。関係部署の数や既存システムとの連携の複雑度により変動します。

Q4. 外注したほうが良いケースは？

社内に要件定義やプロジェクト管理のノウハウが乏しい場合や、大規模入札案件などでスピードと専門性を重視するときは外注を検討しましょう。同業界での実績や技術的知見を重視して選定することが大切です。

Q5. RFPサンプルはそのまま使ってもいい？

基本構成は参考になりますが、自社の課題・業界特有の要件を織り込む必要があります。サンプルの構造を理解した上で、自社要件に合わせてカスタマイズしましょう。

【まとめ】RFPはプロジェクト成功の土台

RFPは、単なる「仕様書」ではなく、ベンダーから「最高の提案を引き出すための手紙」です。

良いRFPがあれば、ベンダー側も貴社の課題を深く理解でき、結果としてプロジェクトの成功率が飛躍的に高まります。

まずは本記事の「RFPサンプル」をダウンロードもしくは「例文」をコピペして、ドラフト（下書き）を作成してみてください。それだけでも、頭の中が整理され、プロジェクトの第一歩が踏み出せるはずです。

もし、「要件定義の段階からプロに相談したい」「自社だけでRFPをまとめるのが難しい」という場合は、お気軽にcmkPLUSまでご相談ください。実績豊富なコンサルタントがサポートいたします。