システム開発を依頼する流れと注意点を徹底解説！

昨今はどの企業もデジタル化が著しく、自社内に新規システムを導入することになったり、お客様に向けて新たなシステムを構築することになったり、システム開発はより身近な存在になっています。

しかし、システム開発を依頼したことがない方は、どういった流れで物事が進んでいくのか、イマイチ把握できていない方も多いと思います。そのような方に向け、今回はシステム開発を依頼するときの流れと注意点を細かくご紹介していきます。システム開発を依頼したいと考えている方は是非こちらの記事を参考になさってください。

システム開発は内製化するか外注するかお悩みの企業様は、是非こちらもご参照ください。

システム開発を依頼する流れ

早速、システム開発を依頼する流れに関してご紹介します。開発対象のシステムは全て1社に委託して開発を行ってもらう前提です。システム開発を依頼する流れは下記です。

1. システム開発依頼先候補の選択
2. 現状・課題の共有
3. システム化する業務の決定
4. 見積もり比較と依頼先の決定
5. 依頼先企業との契約締結
6. システム開発
7. 納品・検収・運用

上記の工程全てを詳しくご紹介していきます。

システム開発依頼先候補の選択

まずは、システム開発を依頼する企業を複数社ピックアップしましょう。知名度や営業とのコネクション有無、自社と似たようなジャンルや規模感の企業への開発経験などから、候補先企業をいくつか挙げていきます。複数企業をピックアップする理由は、後工程で見積もりをいただく際に、見積もりを比較できることや、開発を始めるまでの企業選定期間を短縮できるなどの理由からです。

現状・課題の共有

現在感じている課題やどうしていきたいといった希望を開発依頼候補先の企業に共有します。うまく説明ができなくても、経験豊富な企業であれば、うまく言語化してくれるので安心です。この工程では基本的には費用は発生しないことがほとんどです。普段業務をこなしている従業員目線ではなかなか見つけられない、システム導入による効率化・自動化可能な箇所を依頼先候補企業と検討を深めましょう。

システム化する業務の決定

前述した工程で、企業内の業務からシステム導入やシステム構築する業務の範囲、対象の大枠を決定します。これが決まった後に、そのシステムを導入、構築するための見積もりを、依頼候補企業から提出していただきます。

見積もり比較と依頼先の決定

複数企業からの見積もりを比較し、システム開発の可否や依頼先を決定します。システムを導入・開発しても、費用対効果に合わない場合はここで依頼を止めることになります。大規模システムを導入・開発する場合は経営層を含めて検討する必要がありますので、承認期間が長くなることにも注意をしましょう。システム開発をしない見積もり比較のポイントは次の章でご紹介します。この工程で、最終的にシステム開発を依頼する企業を決定し、正式な契約を締結するところまで行います。

システム開発

システム開発では、基本的には依頼先企業が主体となって開発を行います。ただし、開発時に適宜レビューや開発進捗確認の定例、企業間での連絡の取り方などを決めておくと良いでしょう。わからない場合は、依頼先企業にも何を設定しておけば良いか確認しておくと良いと思います。最も大事なことは、最終的な成果物の認識が依頼元と依頼先企業間でずれがないことです。

納品・検収・運用

最終成果物完成後（納品義務がある場合は納品後）、システム開発における報酬を支払う検収を行います。運用が契約に盛り込まれている場合は運用工程に移行し、システムのアップデートなどを検討していきます。

システム開発を依頼する際の注意点

システム開発を行う上での注意点例としては下記です。

• 秘密保持契約
• 見積もり比較ポイント
• 複数企業への見積もり依頼時の対応
• 契約方法の種類について
• レビューについて

順番に解説していきます。

秘密保持契約

業務内容を依頼先企業に共有する際に、自社内の情報を漏らさないという契約を、事前に締結しておく必要があります。一般的には秘密保持契約（NDA）という契約を締結します。雛形はネット上にもありますが、雛形がない場合は依頼先企業の秘密保持契約雛形を使用すると良いと思います。企業内の利益につながる情報が外部に漏れることは避けたいので、確実に締結しておきましょう。

見積もり比較ポイント

複数企業の見積もりを比較する際のポイント例として下記などがございます。

• 開発コスト
• 契約方法
• スケジュール
• 法令遵守意識
• 運用保守・継続支援面
• 企業間の関係性的な要因

これ以外にも、決定する際のポイントは企業の経営スタイルによってさまざまです。まず、何に重きを置いてシステム依頼を行うかを考えた上で、それらをできるだけ満たす企業を剪定していきましょう。

複数企業への見積もり依頼時の対応

複数企業へ見積もりをした場合、決定した依頼先への連絡はもちろん行いますが、見積もりをいただいたが、お断りする企業に対しても親身に対応する必要があります。企業を経営する上で、今後もDX化やAI導入などシステムの追加導入や運用するシステムのアップデートなどは確実に発生します。その際に、見積もりをいただいた企業に対して失礼な対応をしていると、ブラックリストに入ってしまい、見積もり依頼をしてもどの企業からも取り合ってもらえないという事態を招きます。また、対応の悪い企業という評判がつくと会社のブランドイメージに悪影響です。今後も継続して企業間でお付き合いをしていきたいという前向きな印象を持ってもらえるよう、親身に対応を行いましょう。

契約方法の種類について

システム開発を行う上で契約方法は大きく分けて3種類です。

• 請負契約
• 委任契約
• 準委任契約

それぞれ説明していきます。

請負契約

請負契約は、システムなどの成果物の納品責任をもつ契約手法です。納品責任とは、顧客の納得するシステムを納品することが目的で、それまでの工程にかかった労働費は契約金額に鑑みないということです。そのため、裏を返すと納品がない、プロジェクトが頓挫した場合などは報酬の受け渡しが発生しないという契約です。このようにリスクがある契約ですが、通常他の契約よりも契約金額が高い場合が多いです。

委任契約

委任契約は、請負契約とは違い最終的な成果物に重きをおくのではなく、最終成果物が作られるまでの労働過程に置いて報酬が支払われる契約方法です。簡単に言うと、1日〇〇千円で働きますという派遣のような働き方を行う契約です。受注側にも比較的リスクが少ない分、人月あたりの工数などから正確な見積もりを要求されるため、報酬金額が工数に見合った金額となる特徴があります。

準委任契約

準委任契約は、請負契約と委任契約を混ぜたような契約手法です。重きを置くのは委任契約と同じで、最終成果物の完成までの労働工程に重きを置きます。違いとしては、受注企業から労働者に対して指示を出すと言う点です。こちらも受注側にはリスクが少なく、発注側の設定金額も安くなる傾向にあります。

レビューについて

システム開発を行う側と発注元で最終的な成果物への認識がズレることはよくあります。その場合、依頼元が我慢する、または追加で開発を行ってもらうための見積もり依頼をする。場合によっては、開発側の善意で対応していただけるケースもありますが、非常に稀なケースです。

これを防ぐために、設計書が作成された段階や、テストケース作成段階で、設計が想定通りか、テストに漏れがないかなどを適宜レビューする必要があります。

依頼先企業でも認識齟齬は可能な限り解消したいと考えているので、どの段階で、レビューを実施すればいいかわからない場合は、依頼先企業に相談または仮で相談タイミングをスケジュールに盛り込んでもらいましょう。

システム開発を依頼する流れについてまとめ

システムを依頼する流れは簡単ですが、各工程で注意点など多々あることがご理解いただけたかと思います。

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