ひとり情シスとは？背景と問題点、対策について解説

ひとり情シスとは、企業の情報システム部門をたった1人ないしは2～3人という極めて少ない人数で運用する状況を指す言葉です。

背景としては、社会的なIT人材の不足が問題としてあり、中小企業を中心に増加しています。ひとりだと手が回らず、業務の効率やセキュリティリスクに影響を及ぼしています。

今現在は複数名いるので安心しているあなたも、突然の人員削減により「ひとり情シス」になってしまう可能性もゼロではありません。

本記事では、ひとり情シスの背景や問題点、解決策についてくわしく解説します。「明日は我が身」と思っている情シス担当者の方や既にひとり情シスに陥っている方は、是非最後までお読みください。

ひとり情シスとは

「ひとり情シス」とは、文字通り「一人で情報システム全般を担当する人」を指します。（規模によっては2～3人もひとり情シスと呼ばれます）具体的には、IT関連の業務全般、例えばシステムの導入・運用、ネットワーク管理、セキュリティ対策、ヘルプデスク業務、データベースの管理、Webサイトの運営など、多岐にわたる業務を一人で行うことを指します。

社会的なIT人材の不足や担当者の離職などにより、人材確保がままならない企業が増加しており、問題視されています。特に中小企業ではこの問題が顕著です。

ひとり情シスが起こる背景

中小企業では特に、IT関連の予算やリソースが限られているため、情シス要員を複数雇用するのが難しい場合が多いです。また、経営者のITに対する知識や理解が不足していると、情報システムの重要性や情シスの業務自体が過小評価されることがあります。念願叶って情シスの増員が確定したとて、世界中のIT人材が枯渇している現状では、優秀なIT人材を確保することは至難の業といえます。このような様々な事情が絡み合い、ひとり情シスが生まれると考えられています。更に詳しく見ていきましょう。

コスト削減の圧力

特に中小企業は経営資源が限られているため、恒常的な経費削減策が推進されています。IT関連の業務を一人の従業員に集約させることで、人件費や教育・研修費を抑える動きが多々見受けられます。この短期的なコスト削減が、長期的にはシステムの運用リスクを高める原因となることの理解を得れない場合が多いようです。

経営者のIT認識の遅れ

残念ながら一部の経営者は、企業運営に必要なデジタル化について十分に把握していないことがあります。このような経営者のIT認識の遅れは、結果としてIT関連の業務が一人の従業員に依存する「ひとり情シス」の状態を生んでいます。この状況は、企業のIT体制の脆弱性を高め、競争力の低下を招く大きなリスクとなっていることを認識しなければなりません。

IT人材が枯渇している

日本のIT産業は急速に進化しています。それに伴いIT人材の需要が急増しているのですが、現状では十分な供給が追いつかず、IT人材不足が深刻化しています。そんな中コロナウイルスの影響もあり、各企業ではテレワークの普及やDX（デジタルトランスフォーメーション）の推進など、多岐にわたる業務でITの専門知識を持った人材が求められているため、企業の数に対してIT人材の数が足りず、ひとり情シスという問題が引き起こされています。

業務量が多く要員が定着しない

IT人材不足に伴い、ひとり当たりの業務量が大幅に増加しています。残念ながら、業務負荷に耐え切れずに退職した要因の後に入社した後任者も、業務量の多さに辟易として退職をし・・・と堂々巡りになる場合があります。この、「情シスに人が定着しない」問題を回避するためには、根本的なひとり情シス問題を解決しなければなりません。

ひとり情シス問題で考えられる問題点

情シスは、企業のIT環境を支える重要な部署です。しかし、ひとりであるが故に社内ヘルプデスクや雑務に手を取られてしまい、コア業務となる情報セキュリティ対策に着手できないという問題点があります。それぞれの問題点についてくわしく解説します。

業務が属人化してしまう

ひとり情シスの場合、どうしても業務が属人化してしまいます。ひとりぼっち情シスの場合は自分しか全てを把握している人員はおらず、うかつに熱を出してお休みすることもできません。2～3名で少人数情シスの場合でも、システムに関してはAさん、ネットワークに関してはBさん、など特定の人物に業務が偏るという問題が起きます。自由に有給取得することもできない環境となると、ストレスが蓄積し、たったひとりの情シス担当者が離職してしまう可能性が高まります。情シスの属人化は、できるだけ早い段階で排除するべき事象です。

業務が多岐に渡るため負荷が高い

情シス部門は、ITに関するほとんど全ての業務をこなす部門なため、業務が多岐に渡ります。社内システムの企画、既存システムの開発・運用保守、ヘルプデスクサポートなど、非常に業務負荷が高い部門というのがわかります。この多岐に渡る業務をひとり情シスでこなすとなると、心労は計り知れません。ITに関連することをなんでも聞いてくれることから情シスは「何でも屋」と思われてしまい、本来情シスとは無関係な業務まで任されてしまうこともままあります。

社内ヘルプデスクの負担が大きい

社内ヘルプデスクの業務は多岐にわたり、一人ひとりに大きな負担がかかっています。たとえば、パソコンやソフトウェアの設定や更新、ネットワークやサーバーの障害対応、セキュリティ対策やバックアップなど、さまざまな作業を行わなければなりません。また、社員のITスキルや知識にも差があり、簡単な操作でも説明やサポートが必要な場合もあります。このような業務は時間と労力がかかり、情シスの本来の役割であるIT戦略の立案やシステム開発・導入などに集中できないことが問題とされています。

雑務が多くコア業務に着手できない

会議や報告書の作成、社内ヘルプデスク、書類の整理や保管、トラブル対応など、雑多な業務は多岐にわたります。このような雑務に追われることで、コア業務であるIT戦略の立案やシステム開発・導入に集中できないことが、ひとり情シスの一番の問題点です。結果として、企業のIT戦略の遅れや技術的な停滞を招くリスクが高まります。

緊急のトラブルが重なるとパニックに陥る

同時に複数のトラブルが重なってしまうと、パニックに陥ってしまい、うまく対処できなくなってしまう点も大きな問題点です。基幹システムのトラブル、社内からネットワークに関する緊急の問い合わせなど、すぐに対処できない問題が重なり対応に遅延が生じると、そこからさらに大きな問題に発展してしまう可能性もあります。

情報セキュリティ対策不足の可能性

ひとり情シスの状態では、情報セキュリティ対策以外の業務が圧倒的に多くなりがちで、十分に対策が行われないリスクがあります。ウイルスはどんどん進化しているので、常に最新のセキュリティ対策を行わなければなりません。怠ってしまうと、外部からのサイバー攻撃や内部からの情報漏洩のリスクが増大します。

ひとりだとIT知見に限界がある

最新の技術やトレンドを常に追いかけることは難しく、ひとりだとIT知見に限界があります。自分の得意分野以外のITスキルを身につけることは難易度が高いのです。また、自分だけでは気づかない問題点や改善点を見つけることもできないため、ひとりだとIT知見に限界があります。

ひとり情シス問題を解決する対策

ここまで、ひとり情シスの背景や問題点を提起してきましたが、この問題はどのように解決していけば良いでしょうか。具体的に見ていきましょう。

業務範囲を明確にする

情シスの業務量が多くなり負担も多くなってしまう原因として、担当する業務の範囲が広すぎることがあります。情シスにおける本来の業務は、インフラやシステムの構築、保守をはじめ、企業が成長するためのIT戦略を策定することです。しかし、その他にもIT機器を管理したりヘルプデスク業務も担当したりと煩雑な業務も行わなければならないため、本来の業務に割ける時間やリソースが限られてしまいます。

ひとり情シスの場合は、業務範囲を明確にし、総務課など他部門要員と分担しながら業務を進めるしかありません。それも難しい場合は、ノンコア業務に分類されるIT機器管理やヘルプデスクなどアウトソーシングすることも視野にいれましょう。

業務効率化ツールの導入

業務効率化ツールは、日常の業務をスムーズに進めるためのツールです。たとえば、スケジュール管理やタスクの進捗を一目で確認できるツールがあります。導入によって業務の進捗状況を把握し、計画的に作業を進めることが容易になるのです。

ヘルプデスク対応にチャットボットを導入

チャットボットはヘルプデスクの問い合わせ対応を効率的に行うためのツールで、例を挙げると、よくある質問に自動で答える機能があります。チャットボットを導入すると、忙しいな時間帯でも迅速に対応でき、ユーザーが問題を解決する際の手順を示せます。

マニュアルやFAQを整備して掲示する

ひとり情シス問題ですぐに取り組めることは、FAQやマニュアルの見直しによる業務の効率化です。IT機器やシステム、操作手順に関するマニュアルを整備し、全従業員の目の届く社内HPなどに掲示し告知します。そうすることで、「分からないときは情シスに問い合わせをする」という思考から、「まずはHPのマニュアルを見てみる」という行動に代わります。問い合わせが減ることで、より重要な業務を進める時間を確保できます。

アウトソーシングの活用

「ひとり情シス」の問題を解決するための解決策として、アウトソーシングの活用が挙げられます。コア業務に着手するためにノンコア業務であるヘルプデスクや書類整理などを外部企業へアウトソーシングし、空いた工数でコア業務に注力することが最も効率的です。実は、情シスは丸ごと外部委託も可能です。詳しくは、こちらをご参照ください。

情シス支援サービスBPOレンジャーでアウトソーシング

ここまでひとり情シスの背景や問題点について解説してきましたが、すぐにでもひとり情シスを解消したい場合は、アウトソーシングがおすすめです。現在日本ではIT人材が枯渇しており、スキルのある人材を採用することが難しい現状にあります。これから先は今よりもIT人材が枯渇する可能性も高く、今のうちに手を打っておく必要があります。

そこで弊社では、情シス支援サービスBPOレンジャーでお客様の課題を総合的に解決するサービスを展開しております。

経験が豊富

弊社は、設立から約45年分の情シス部門サポートのノウハウを蓄積しています。これまでのノウハウを元に、最適なサービス内容をご提案いたしますので、安心してご利用が可能です。

これまでに、弊社情シス支援サービスを導入いただいたお客様の事例はこちら

メニューが豊富

弊社ではBPOセンターを運営しているため、情シスのお困りごとに幅広く対応が可能です。主に3つに分類されたサービスで、全ての情シス業務のカバーが可能です。

パソコンサポートサービス

情報システム部門で手が取られがちなパソコンサポートは、BPOレンジャーの得意分野です。PCが動かない、windowsの使い方が知りたい、Excelの使い方を教えてほしいパソコンに関する問い合わせを弊社BPOセンターにて、一手にお受けすることが可能です。

運用支援サービス

社員の入社・退職時なども含め、やるべきことが決まっている業務の支援も可能です。PCキッティングやデータクレンジング、マニュアル作成など、定型業務であれば、IT以外にもお受付が可能です。

ヘルプデスクサービス

基幹システムや会計システム、人事勤怠システムなど、基幹業務に関わる専門性の高いシステムのトラブル対応が可能です。事前にキャッチアップ期間を設けて習得し、貴社サービス内容に応じて的確に対応いたします。

スモールスタートが可能

ご予算に応じて、月間20時間からスモールスタートが可能です。さらにオンサイト型とオフサイト型をご選択いただくことも可能です。

上記でご紹介した3つのメニューを柔軟に組み合わせた、フレキシブルな対応が強みです。

導入事例のご紹介

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まとめ

今回はひとり情シスについてご紹介しました。

ひとり情シスやパソコンサポート、ヘルプデスクサービスなどにお困りのお客様はお気軽にご相談ください。

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